Перевод деловых документов

Деловое письмо на английском – образец

В английском языке имеется немало устойчивых выражений для делового общения. Их рекомендуется применять, если вы пишете деловое письмо на английском языке. Здесь приведены некоторые устойчивые выражения и фразы, а в конце представлен образец, который можно использовать как пример при составлении письма.

Содержание

1. Обращение к партнеру по переписке
2. Тело делового письма
3. Заключительные фразы делового письма
4. Окончание делового письма
5. Образец делового письма на английском

Обращение к партнеру по переписке

Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.

– Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:
Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,

– Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:
Dear Mr. /Ms. [фамилия],
(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.).

– При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:
Dear [имя],

Тело делового письма

В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:

• I am writing to inquire about… — Я хочу запросить/спросить…
• I want to apologize for… — Я хочу извиниться за…
• I am writing to confirm… — Я хочу подтвердить…
• I want to comment on… — Я хочу прокомментировать…
• After having received your address from…, I… — Получив ваш адрес от/из…, я…
• With reference to your letter of [дата]… — Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
• I recently wrote to you about… — Недавно я писал вам о…
• Thank you for your letter of [дата]… — Спасибо за Ваше письмо от [дата]…
• Thank you for your letter regarding… — Спасибо за Ваше письмо, которое касалось…
• In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… — В ответ на Ваше письмо от [дата]…, мы рады сообщить Вам, что…
• Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
• In reply to your request, … — В ответ на Ваш запрос, …
• Could you possibly… — Не могли бы Вы…
• I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы Вы…
• With reference to our telephone conversation… — По результатам нашего телефонного разговора…

Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:

• Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
• I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
• I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…

Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:

• I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
• You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
• We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …

Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:

• Unfortunately, … — К сожалению, …
• We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
• I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…

Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:

• Would you like me to… ? — Если Вы хотите, я мог бы…
• I would be happy to… — Я с радостью…
• I could help you to… — Я мог бы помочь Вам…

Заключительные фразы делового письма

• Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
• Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
• Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
• I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
• Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.

Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:

• I am enclosing… — Я прикладываю…
• Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
• Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…

Окончание делового письма

Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.

• Yours faithfully, [имя]
• Yours sincerely, [имя]
• Best wishes, [имя]
• Best regards, [имя].

Образец делового письма на английском

Готовое письмо может выглядеть следующим образом:

Dear Mr. Smith,

After having received your address from Ms. Davis, I decided to write you myself. I am pleased to announce you that your order is being processed and can be shipped to you soon. Unfortunately, not all positions were available. I’m afraid it is not possible to ship them. Would you like me to replace them with similar products?

I am enclosing a list of products that are missing. Hope to hear from you soon.

Best regards,
Simon Woods, Managing Director

Примеры и образцы писем на английском языке

Это архивная страница. Более свежую информацию по теме смотрите здесь: Примеры и образцы писем на английском

   Все
примеры писем
на английском языке можно условно разделить на
личные и
деловые, электронные
и бумажные, структурированные и упрощенные.
 
В былые времена все
послания писали на бумажных носителях, сейчас
же необыкновенную популярность завоевали электронные письма. Примеры
этих писем на английском языке каждый из нас может наблюдать в
своих личных емайл-ящиках, особенно на иностранных сервисах. 90% всего
спама в мире пишется в виде посланий
на английском языке. 
 
 На
практике
наиболее значимо деление писем на два основных
типа:
личные (или неформальные) и деловые (или формальные).

Примеры личных писем на
английском языке с переводом

 Личные письма — это
послания родственникам, друзьям, в редких
случаях письма незнакомым людям не
делового содержания.
В личных
письмах люди делятся друг с другом новостями, мнениями, чувствами,
задают интересующие их вопросы, договариваются о встречах, радуются
общим успехам.

 
В приведенных ниже примерах вы увидите, что личные послания имеют некоторые особенности.
Во-первых, приветствие
(или обращение) в начале письма имеет значительные отличия от
обращения в деловом письме.
Во-вторых, тон послания должен быть
дружеский, неформальный.
В-третьих, заключительные фразы в
личном письме также существенно разняться с заключительными фразами
делового письма.
На отдельной страничке можно
посмотреть подробную информацию о содержании и структуре письма
другу.
  Примеры некоторых личных посланий:

• Примеры благодарностей на английском языке с переводом
• Примеры поздравлений на английском языке с переводом
• Примеры рекомендаций на английском языке с переводом
• Примеры писем другу на английском с переводом
  
• О любимой книге
• Как я
  провел лето — 3 (ЕГЭ)
• Приглашение
  на
  пикник.  
• О любимом виде спорта.
• О лучшем школьном друге
• О лучшей подруге (ЕГЭ) 
• О своей семье 
• О путешествии 
• О школе
• О хобби (ЕГЭ)
• О музыке
  (ЕГЭ)
• О домашних животных

Примеры деловых писем на английском языке с переводом

 
Среди примеров деловых посланий на английском языке можно выделить
письма-просьбы, пригласительные послания, письма-извинения, деловые
поздравительные послания.
  Все деловые письма
отличаются формальностью, т.е. они строго структурированны. Обращения
и заключительные фразы делового письма часто взаимосвязаны
друг с другом.  Фразеология делового послания давно устоялась.
 
Используя стандартные
фразы, применяемые в приведенных ниже
примерах деловых писем на английском языке вы можете легко
составить свое уникальное и эффективное послание своему деловому
партнеру:

• Примеры деловых приглашений на английском языке с переводами
• Примеры деловых просьб на английском языке с переводом
• Пример делового поздравительного письма на английском с переводом
• Пример делового письма-извинения на английском языке с переводом
• Примеры писем о приеме на работу (сопроводительных писем)
• Примеры резюме на английском языке с переводом
  

• Примеры
  писем
  администрации PTC-сайтов

Пример печатного письма на
английском языке

  До начала эры
интернета все
послания писались или печатались на бумаге. Миллионы бумажных писем
хранятся до сих пор в семейных архивах. И это поистине неисчерпаемая
кладезь информации о прошлом для историков, архивоведов, да и для
любого любопытствующего. Некоторые образцы писем выдающихся людей
хорошо известны образованной публике, они читаются и перечитываются,
хотя имеют солидный возраст в сотни и тысячи лет.
  Ниже представлен
пример напечатанного на бумаге (или готового для печати на бумаге)
письма на английском языке:

Пример написанного от руки
письма на английском языке

   Деловые
послания чаще всего печатаются на бумаге или на компьютере, т.к. в деловых бумагах ценится ясность и легкость чтения.  Печатные буквы
очень хорошо соответствуют этому требованию. Личные же послания, особенно
письма поздравления и соболезнования, лучше писать «от руки». 
Рукописное послание подчеркивает ваше особое отношение к вашему
корреспонденту.
   Ниже дан пример
рукописного письма на английском языке:

Пример упрощенного письма на английском языке

Стандартное письмо на
английском языке имеет определенную общепринятую
структуру.
В практике современного
английского письма появилась новая форма послания — упрощенное
электронное письмо, где структура письма сведена до минимума..
Здесь
можно посмотреть пример упрощенного письма на английском языке
и узнать некоторые подробности о нем.

5 профессиональных форматов деловых писем на 2022 год [+Примеры и советы]

В наши дни почти все деловое общение происходит по электронной почте. Но есть что-то особенное в физическом письме.

Электронные письма легче отправлять, но их также легче игнорировать. Написание письма деловому контакту показывает, что вы приложили дополнительные усилия для формального общения. В нем говорится: «Я очень серьезно отношусь к моему сообщению, и вы тоже должны».

Поскольку физические деловые письма используются для того, чтобы достойно донести мысль, очень важно использовать правильное форматирование. Если вы изучаете английский язык, и это не ваш родной язык, сделать это правильно может быть непросто. В этой статье будут объяснены части формата делового письма и предоставлены некоторые полезные шаблоны, которые вы можете адаптировать.

10 стандартных частей делового письма

Почти все деловые письма состоят из следующих частей. Используйте их, и вы не ошибетесь!

1. Бланки Это показывает, что все, что написано ниже, является официальным сообщением от сотрудников этого бизнеса.

Если вы пишете от имени компании, спросите у одного из ваших коллег, есть ли у него какой-нибудь бланк с буквенным шапкой. Если вы просто пишете от своего имени, то можете забыть об этом шаге!

2. Адрес получателя

«Получатель» — это лицо, которое получит ваше письмо. В деловых письмах адрес человека, которому вы пишете, обычно пишется в левом верхнем углу страницы. Он также известен как «внутренний адрес». Он выложен так: 

• Г-н/г-жа/г-жа/доктор Имя Фамилия 
• Название компании
• Почтовый адрес
• Город, штат, почтовый индекс
• Страна (опционально)

Если вы не знаете имя получателя, есть несколько других вариантов замены первого пункта. Хороший вариант — адресовать письмо человеку или людям с должностью/должностями, которые, скорее всего, смогут вам помочь. Вот некоторые примеры :

• Менеджер по найму: если вы пишете о вакансии
• Служба поддержки клиентов: если вы отправляете жалобу
• Отдел по работе с клиентами: если вы пишете о платеже 

Если вы не знаете, чья работа будет отвечать на ваше письмо, вы можете просто написать название компании. Еще один отличный вариант — написать «Для кого это может касаться», что является формальным способом сказать «кому интересна эта информация».

Все еще не совсем понятно, кому адресовать деловое письмо? Ознакомьтесь с нашим руководством по формальным приветствиям для писем и электронных писем, чтобы получить дополнительную информацию о приветствиях.

3. Обратный адрес

«Обратный адрес» — это ваш адрес или адрес, на который должны быть «возвращены» любые ответы. Он идет прямо под адресом получателя и выкладывается таким же образом.

Хорошо указать свой адрес электронной почты и/или номер телефона в новой строке под адресом. Это показывает, что вы максимально упрощаете для читателя обратную связь с вами.

Не волнуйтесь, если фирменный бланк и два адреса занимают половину страницы. Даже если это кажется пустой тратой места, это правильный формат, и его использование демонстрирует формальность. Вы делаете это правильно!

4. Сегодняшняя дата 

Прямо под своим адресом вы должны написать сегодняшнюю дату. Поскольку вы пишете официальное письмо, вы должны указать месяц полностью и указать год.

Совет для профессионалов: если вы отправляете деловое письмо кому-то в США или Канаду, напишите за месяц до дня:

• 3 мая 2021 г.

Если вы отправляете деловое письмо кому-то в Великобритании, Новой Зеландии или Австралии, напишите за день до месяца:

• 3 мая 2021 г.

5. Заголовок

Этот шаг не является обязательным. Некоторым людям нравится писать заголовок в верхней части делового письма, чтобы обратиться к теме. Это похоже на строку темы в электронном письме.

Обычно это делается только в очень формальных ситуациях, когда вы не знаете человека, которому пишете. Это тактика, заимствованная из мира юристов.

Вам может быть полезно:

• При приеме на работу
• При написании от имени компании

Заголовки должны быть в центре страницы и подчеркнуты или выделены жирным шрифтом. Вот несколько хороших примеров: 

• Заявка на должность су-шефа
• Запрос на платеж: уведомление о просроченном платеже
• Запрос на продажу: Optima Oils
• Официальное рекомендательное письмо 

Используйте заголовок только в очень формальных ситуациях. Если вы не уверены, нужен ли он, то лучше его не использовать.

6. Приветствие 

Оставьте пустую строку или две после даты, затем поприветствуйте читателя.

В целом ваше приветствие должно совпадать с тем, что вы написали в первой строке адреса. Если вы знаете имя человека, которому пишете, оно, вероятно, будет выглядеть так: 

• Уважаемый господин/госпожа/госпожа/доктор. Имя Фамилия

Если в вашем адресе указана должность читателя, вы можете написать «Уважаемый господин / госпожа» или снова использовать эту должность.

Если вы используете название должности, помните, что первая буква каждого слова должна быть заглавной, как если бы это было имя. Если вы пишете группе людей или человеку с определенной должностью, более естественно будет использовать слово «кому», а не «уважаемый».

• Менеджеру по найму
• В службу поддержки клиентов 
• Уважаемый господин / госпожа

Если ваше письмо было адресовано компании или «Кому это может касаться», вы можете использовать любой из следующих номеров:

• Персоналу [компании]
• Уважаемый господин / госпожа
• Кого это может касаться

7. Основной текст

Теперь мы подошли к сути всего письма! Самое важное, что нужно помнить при работе с деловыми письмами, это то, что они должны быть краткими и по существу. Это свидетельствует об уважении ко времени получателя. Это также усиливает мысль, которую вы надеетесь донести.

Если вы уже знаете человека, которому пишете, будет вежливо начать с дружеской вступительной строки, прежде чем переходить к делу. Любой из этих хороших примеров:

• Я надеюсь, что это письмо найдет вас хорошо.
• Было приятно познакомиться с вами на прошлой неделе.
• Надеюсь, у вас продуктивное начало года.

Если вы еще недостаточно хорошо их знаете, чтобы сказать что-то дружелюбное, тогда сразу к делу! Первая строка (или вторая, если вы использовали дружественное начало) должна напрямую указывать причину вашего письма: 

• Я пишу, чтобы пожаловаться на товар, который я купил в одном из ваших магазинов на прошлой неделе.
• Я пишу, чтобы подать заявку на должность цифрового аналитика, которую рекламирует Preply.
• Я пишу, чтобы порекомендовать Линдси Грин вашей компании.

Объясните, почему вы пишете более подробно, используя ясный, формальный язык. Это руководство по деловым терминам и фразам на английском языке может оказаться полезным для некоторых советов по словарному запасу. Помните, что в каждом абзаце должна быть только одна основная мысль, а абзацы должны быть разделены пустой строкой.

Если ваше деловое письмо действительно важно, всегда полезно попросить кого-нибудь прочитать его перед отправкой. Почему бы не записаться на час к одному из наших преподавателей, специализирующихся на деловом английском, чтобы получить профессиональное мнение по доступной цене?

8. Заключительное предложение

После того, как вы объяснили, что вам нужно сказать, вы должны закончить одним или двумя заключительными предложениями. Это подытожит основной вывод из письма. Он часто описывает следующие шаги.

В нем может быть указано действие, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял после прочтения письма. Во многих случаях это отправка ответа. Общие предложения для этого включают: 

• Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
• Спасибо за внимание. Надеюсь услышать тебя позже.
• Я с нетерпением жду ваших мыслей по этому поводу.
• Дайте мне знать, как это звучит с вашей точки зрения.
• Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.
• Если я могу чем-то еще помочь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

В сообщении может быть указано действие, которое вы предпримете по данному вопросу:

• Если я не получу этот платеж в течение двух недель, я свяжусь с вами по телефону.
• Я больше не буду покупать продукцию вашей компании.

Можно просто резюмировать основную мысль письма:

• Я не сомневаюсь, что Паула Робертс будет полезной для вашей компании, и предлагаю свои восторженные рекомендации.
• Мне было очень приятно работать в компании M&A Light Solutions, и я хотел выразить вам свою благодарность в письменной форме.

Если проблема в письме не требует каких-либо дальнейших действий, то оно может быть просто завершено на положительной ноте.

• Желаю вам больших успехов в будущем.
• Спасибо за сотрудничество, я надеюсь снова поработать с вами когда-нибудь в будущем.
• Еще раз спасибо за ваше время и внимание.

9. Подписание  

На новой строке подпишите письмо. В прошлом существовали строгие правила о том, как подписывать письмо, исходя из того, насколько хорошо вы знаете читателя. Электронные письма настолько стерли границы между формальным и неформальным общением, что сегодня эти правила уже не так важны.

Хотите следовать старомодным правилам, чтобы показать свое владение английским языком из учебников? Если вы отправляете официальное письмо в США: 

• Используйте «Искренне ваш» при обращении к человеку, чье имя вы не знаете.
• Используйте «Искренне ваш» с кем-то, чье имя вы знаете.

Если вы отправляете официальное письмо в Великобританию: 

• Используйте «С уважением» при общении с кем-то, чье имя вы не знаете.
• Используйте «Искренне ваш» с кем-то, чье имя вы знаете.

Предпочитаете современный подход? Тогда подойдет любой из этих вариантов: 

• С уважением,
• С уважением / С уважением,
• С уважением,
• С уважением,
• Большое спасибо (это менее формально)

Какую бы подпись вы ни выбрали, не забудьте сделать первую букву заглавной и поставить запятую в конце.

10. Подпись 

Добавление вашей подписи к письму не обязательно, но добавляет еще один уровень формальности. Это доказывает, что вы написали его сами: тот факт, что оно стоит 90 247 и стоит 90 248, что доказывает, что вы написали его сами, говорит о том, что сообщение очень важно.

Если вы напечатали письмо, то вы должны оставить место для подписи. После подписания оставьте три или четыре строки пустыми, а затем введите свое имя. Ваша подпись должна стоять в пустом месте над введенным вами именем. Кроме того, вы можете подписать документ цифровой подписью, и в настоящее время большинство людей используют эту функцию. Зная, как подписать документ в формате PDF, можно создать это деловое письмо профессионального вида.

Подготовьтесь говорить уверенно

Совершенствуйте свои языковые навыки с помощью последних статей, доставляемых еженедельно.

5 Наиболее распространенные форматы деловых писем + примеры 

Каждое деловое письмо будет очень разным, но вот несколько примеров тона и стиля, к которым следует стремиться. Но сначала изображение того, как макет должен выглядеть на практике: 

Сопроводительные письма

Менеджеру по найму,

Заявление на должность Су-шефа

Я пишу, чтобы подать заявку на должность су-шефа в Ноттингемском отделении Little Chef. Я был рад увидеть объявление о вакансии в базе данных LinkedIn. Кажется, это отлично подходит для моих навыков и уровня опыта.

У меня есть пятилетний опыт работы в сфере общественного питания в должности шеф-повара, аналогичной этой. Моя последняя должность была су-шефом в оживленном ресторане в центре Ноттингема, The Green Elephant. Я отвечал за работу на кухне, когда шеф-повар отсутствовал, и приобрел большой опыт приготовления пищи под давлением. Это была очень захватывающая рабочая среда, и я думаю, что это было бы хорошей подготовкой к этой роли.

К настоящему письму я приложил свое резюме для вашего рассмотрения. Спасибо, что нашли время, чтобы прочитать мое приложение, я надеюсь услышать от вас в ближайшее время.

С уважением,

Письма об увольнении

Уважаемая госпожа Мариэла Ибарра,

Пишу, чтобы сообщить вам, что с глубоким сожалением подаю заявление об увольнении. Мне очень понравились два года, которые я провел, работая в Rings & Things, и я безмерно благодарен за наставничество, которое вы оказали мне за это время. Согласно условиям моего контракта, в котором указан двухмесячный период уведомления, мой последний рабочий день будет 17 сентября 2021 года. 

Было очень приятно работать с вами и вашей командой, и я надеюсь, что мы останемся на связи.

С уважением,

Рекомендательные письма

Уважаемый профессор Билибин,

Рекомендательное письмо: Сьюзи Дартон, кандидат в магистра иллюстрации

Я пишу, чтобы безоговорочно порекомендовать Сьюзи Дарнтон на магистерскую программу иллюстрации Казанского государственного университета. Мне выпала честь быть личным наставником Сюзи во время ее получения степени бакалавра изящных искусств в Университете изящных искусств штата Аризона, и поэтому мы тесно сотрудничали с ней в течение трех лет. Она была очень творческой и умной ученицей. Ее трудовая этика также исключительна, она постоянно работала в студии в нерабочее время, совершенствуя свои навыки иллюстрации. Я уверен, что она была бы активом любой программы высшего образования в области искусств.

Если вам потребуется дополнительная информация от меня, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

С уважением, 

Рекламные письма

Кому это может быть важно,

Коммерческое предложение: WindowBrite&Co

Прошу прощения, что пишу вам без представления. Я продавец WindowBrite&Co, и я заметил, что в главном офисе вашей компании есть большие окна, которым может понадобиться наша помощь.

WindowBrite&Co — ведущий поставщик услуг по мойке окон в Мельбурне. Мы рады предложить самые чистые окна по самой низкой цене во всем городе. Я хотел бы пригласить вас попробовать наши услуги по специальной начальной цене. Я готов предложить скидку 50% на мойку окон в течение одного месяца. Мы настолько уверены, что вы увидите разницу в яркости ваших окон, что мы предлагаем 100% гарантию возврата денег.

Дайте мне знать, если вы заинтересованы в том, чтобы воспользоваться этим предложением. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

С уважением, 

Бесплатные онлайн-курсы делового английского от Preply

Совершенно новый курс, разработанный языковыми экспертами Preply, который поможет вам уверенно ориентироваться в повседневных деловых сценариях

Посмотреть курс

cta_img_mobile_2x=’/wp-content/themes/preply-blog/assets/img/del/[email protected]’]

Письма с запросами на оплату

Группе бухгалтеров,

Запрос на оплату: Уведомление о просроченной оплате

Я обращаюсь к вам от имени компании Paintstripper New York по поводу следующего неоплаченного счета:

Номер счета № 340 / 1045 долларов США

В соответствии с условиями нашего первоначального соглашения платеж должен был быть произведен 23 февраля 2021 г. Таким образом, в настоящее время он просрочен на две недели. Я приложил копию счета к настоящему письму для справки.

Если есть какие-либо проблемы, препятствующие оплате этого счета, сообщите мне об этом. В противном случае, я был бы признателен за ваше быстрое сотрудничество в урегулировании этого баланса как можно скорее. Я надеюсь, что мы сможем быстро решить этот вопрос и продолжить совместную работу.

Заранее благодарим за сотрудничество.

С уважением, 

Заключение 

Хотя в настоящее время это не так распространено, как электронная почта, научиться писать официальные письма необходимо для вашего делового общения. Следуйте этим советам, и вы обязательно отформатируете их очень профессионально.

Если ваше письмо действительно важно, всегда полезно попросить кого-нибудь прочитать его перед отправкой. Почему бы не записаться на час к одному из наших преподавателей, специализирующихся на деловом английском, чтобы получить экспертное мнение? Они также могут помочь вам выучить английский язык!

Если вы хотите учиться вместе с коллегами, ознакомьтесь с Preply Enterprise, нашей корпоративной программой обучения иностранным языкам для международных команд.

8+ Примеры деловых писем и Руководство по формату деловых писем

На этой странице показаны примеры правильного формата делового письма, представлен ряд заполняемых шаблонов и объясняется, как именно написать деловое письмо для различных сценариев.

Оглавление

1. Пять видов деловых писем (примеры)
2. Образец шаблона делового письма
3. Как написать и отформатировать официальное деловое письмо

Пять типов деловых писем (примеры)

Мы предоставили подробные практические руководства по написанию следующих распространенных примеров деловых писем. Просто нажмите на изображения ниже, чтобы загрузить наши бесплатные шаблоны писем.

Образец шаблона делового письма

Деловые письма, как правило, являются официальными документами.

Деловое письмо позволяет нескольким людям профессионально обмениваться информацией. Если вы отправите кому-то деловое письмо, оно окажет на него большее влияние, чем электронное письмо, благодаря своей формальной структуре, содержанию и тону.

Наш шаблон делового письма можно использовать для любого вида профессионального общения, включая написание сопроводительного письма или письма о заинтересованности. Просто нажмите кнопку загрузки, и наш шаблон делового письма поможет вам в процессе написания.

Вот как оформить деловое письмо.

Нажмите, чтобы загрузить деловое письмо

[Ваше имя]
[1234 Адрес]
[Город, Штат, Почтовый индекс]
[Адрес электронной почты]

[Сегодняшняя дата]

[Имя адресата]
[Должность адресата]
[Название компании]

1 [123461 Street Address]
[City, State, Zip]

Уважаемый [Mr./Mrs./Mx.] [Name],

В этом абзаце представьте дружелюбное и ясное введение. Представьтесь и сформулируйте основные пункты письма здесь. Держите этот раздел коротким и по существу.

В этом абзаце объясните важность основной мысли, приведя убедительные аргументы. Вы можете использовать факты, данные и другие количественные показатели для подтверждения своего заявления.

В этом абзаце продолжайте предоставлять справочную информацию, подтверждающую ваши причины. Объясните адресату, почему/как эта информация актуальна для него.

Завершите письмо повторным изложением основного пункта(ов) письма и призывом к действию.

С уважением,

[ Ваша подпись ]

[Ваше имя]

Как написать и отформатировать официальное деловое письмо

При оформлении делового письма обратите внимание как на его формат, так и на содержание. Оба аспекта необходимы для создания профессионального делового письма.

5 элементов правильного форматирования делового письма

Вот как правильно форматировать деловое письмо:

1. Выравнивание

Выровняйте деловое письмо по левому краю. Все, от вашего адреса и адреса получателя до содержимого вашего тела и подписи, должно быть выровнен по левому краю , чтобы его было легче читать.

2. Интервал

Ваше письмо должно быть с одинарным интервалом , чтобы его было легко читать и помещать на страницу. Но добавьте линию между датой, адресом, приветствием и всеми абзацами, чтобы четко обозначить каждый отдельный раздел.

Наконечник

Включите четыре строки между окончанием письма и вашим печатным именем, чтобы оставить место для подписи, если вы печатаете свое письмо.

3. Шрифт

Используйте удобный для чтения шрифт, такой как Times New Roman, Helvetica, Arial, Courier или Geneva. Установите размер шрифта от 10 до 12 пунктов, чтобы убедиться, что он читаем.

4. Строки

Если вы используете фирменный бланк, добавьте под ним горизонтальную линию. Обратитесь к примерам деловых писем выше, чтобы увидеть, как должен выглядеть фирменный бланк.

5. Поля

Сохраняйте поля между 1 и 1½ дюймами .

Наконечник

Если вы хотите, чтобы вас воспринимали всерьез, убедитесь, что вы правильно расставляете знаки препинания.

Как написать деловое письмо

Следующие советы охватывают все аспекты составления профессионального делового письма. Мы организовали эти советы, начиная с соображений формата делового письма, а затем пошагово расскажем вам, как написать деловое письмо.

1. Используйте фирменный бланк

Большинство профессиональных деловых писем включают фирменный бланк. Бланк содержит ваше имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Наконечник

Бланки

особенно хороши при добавлении в шаблон сопроводительного письма, потому что они привлекают внимание менеджеров по найму к вашим контактным данным.

Вот эффективный бланк делового письма:

Вот эффективный, но простой пример заголовка делового письма.

Использование фирменного бланка помогает вашему деловому письму выглядеть профессионально и помогает получателю быстро найти вашу контактную информацию, поэтому добавление фирменного бланка увеличивает ваши шансы на получение ответа.

2. Добавьте дату

Дата должна быть днем, когда вы написали письмо, написанным в стандартном для США формате «месяц, число, год» (например, 28 октября 2017 г. ). Добавьте его под бланк.

3. Укажите данные адресата

Напишите адрес получателя (или «адресата») в левом верхнем углу под датой. Начните с имени адресата в первой строке. Чтобы найти имя, может потребоваться некоторое исследование (отличные инструменты — LinkedIn, веб-сайт компании и поиск Google).

• Шаг 1 : Под именем напишите должность получателя. Если вы не уверены, каково их название, попробуйте узнать. Если у них нет названия, вы можете оставить это поле пустым.
• Шаг 2 : Укажите название своей компании под должностью получателя.
• Шаг 3 : Укажите адрес своей компании, город, штат и почтовый индекс. Если он находится за пределами США, укажите страну после города.

Наконечник

Даже если вы отправляете свое письмо в виде вложения электронной почты, вы все равно должны указать адрес, чтобы сохранить профессиональный вид.

4. Используйте профессиональное приветствие

Приветствие, которое вы используете, зависит от:

• титула вашего адресата
• насколько хорошо ты их знаешь
• контекст письма

Если вы знакомы с адресатом, используйте его имя (если только он специально не попросил вас об ином).

• если у адресата есть звание, такое как доктор или профессор, используйте его, если вы не уверены, что он предпочитает более непринужденное соглашение об именах
• воинские или полицейские звания, такие как полковник или инспектор, должны использоваться
• , если вы не знаете контактное лицо или обращаетесь к группе, используйте соответствующее приветствие, например «Уважаемый господин или госпожа», «Уважаемый менеджер по найму» или «Уважаемый совет директоров».

При выборе приветствия в деловом письме лучше быть слишком вежливым, чем слишком небрежным.

5. Напишите один или два абзаца вежливости, чтобы описать причины, по которым вы написали

Основные абзацы вашего делового письма расположены под приветствием, и в них вы объясняете, почему вы обращаетесь к кому-то.

Эффективное деловое письмо состоит из нескольких абзацев, которые информируют, убеждают или выражают благодарность.

1. В первом абзаце быстро добраться до сути. Не ждите до второго абзаца, чтобы объяснить читателю, почему вы ему пишете. Например, если вы пишете сопроводительное письмо для работы, они могут даже не дойти до второго абзаца, если сразу не станет ясно, почему вы пишете.
2. Во втором абзаце используйте доказательства и свои навыки убеждения, чтобы подтвердить свою основную точку зрения. Если у вас есть другие причины, используйте дополнительный абзац, чтобы дополнительно подтвердить свою точку зрения примерами.
3. Заключительный абзац должен повторить суть письма и прямо попросить вашего читателя что-то сделать. Если вы не уверены, о чем вы хотите попросить их, спросите себя: «Что я хочу, чтобы мой читатель сделал сразу после прочтения этого письма?»

Примеры призывов к действию:

• «Пожалуйста, позвоните мне на [номер телефона] или напишите мне на [адрес электронной почты] при первой же возможности».
• «Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее, чтобы назначить встречу».
• «Я был бы признателен, если бы вы вернули мне 47 долларов за этот продукт, потому что он неисправен».

6. Профессионально завершайте письмо

Вы всегда должны завершать письмо положительной подписью, например, « С уважением, ». Не забудьте написать с заглавной буквы только первое слово этой заключительной строки и оставить четыре строки пробела между заключительной строкой и вашим напечатанным именем, чтобы освободить место для вашей подписи, если вы распечатываете свое письмо.