Перевод деловых документов

Как написать официальное письмо

Хорошо написанное официальное письмо может произвести сильное впечатление — гораздо более сильное, чем даже самое изящно сформулированное электронное письмо (и оно гораздо более профессионально, чем корзина с фруктами). Если вы подаете заявление о приеме на работу, благодарите потенциального работодателя за собеседование или вежливо уходите со своей старой работы (теперь, когда ваши красиво оформленные письма принесли вам новую захватывающую возможность), умение писать официальное письмо — это навык. стоит освоить.
 

Официальные письма и неофициальные письма

Между неофициальными письмами (например, благодарственными письмами) и официальными письмами (например, сопроводительными) есть несколько существенных различий. Возможно, вы думаете: «Но я уже умею писать хорошие письма! Моей тете Мэйбл нравятся мои болтливые благодарственные письма». Что ж, хорошо знать разницу между ними!

Неофициальные письма

• могут быть написаны от руки или напечатаны,
• используют разговорный английский, а
• имеют рыхлую структуру.

Официальные письма, с другой стороны,

• всегда печатаются,
• строго придерживаться правил стандартного письменного английского языка, а
• имеют формальную структуру.

Когда вы учитесь писать официальное письмо, точная структура может показаться пугающей, но на самом деле ее легко разбить на пять отдельных компонентов. Как только вы освоите основы, вы будете на пути к тому, чтобы научиться писать официальное письмо.
 

Базовая структура официального письма

В каждом официальном письме есть четыре элемента (и необязательный пятый элемент, которого, к сожалению, нет в Брюсе Уиллисе): заголовок, приветствие, текст и подпись — и, когда это уместно, корпуса. Вот образец официального письма, чтобы вы начали писать официальное письмо (или любое другое).

Заголовок

Если вам интересно, как написать заголовок для официального письма, не смотрите дальше! Заголовок официального письма состоит из двух элементов: вашего адреса (плюс дата) и адреса получателя.

Адреса

1. Ваш адрес. Это должно быть в верхнем правом углу страницы. Под своим адресом напишите дату. В США используйте формат «Месяц, день, год» (15 марта 2018 г.). В Европе и других странах можно заказывать дату, указав день недели (15 марта 2018 г.).
2. Адрес получателя. Вторая часть заголовка официального письма — это имя и адрес человека, которому вы пишете. Хотя вы не указываете свое имя над своим адресом, здесь вы должны написать полное имя получателя (включая должность), название организации (компании, колледжа, публикации и т. д.), а затем адрес.

Приветствие

Приветствие — это приветствие, которое вы используете в своем письме, будь то формальное или неформальное, и наиболее распространенным остается «Дорогой» плюс имя или титул человека, которому вы пишете.

Примеры приветствия

• Уважаемое имя Фамилия. Если вы не уверены в поле человека, не указывайте титул и используйте его или ее полное имя (например, Уважаемый Пэт Смайли ).
• Уважаемый господин/госпожа/доктор. Фамилия. Если вам известен социальный или профессиональный титул (например, доктор или профессор ), используйте его вместе с фамилией человека. Используйте миссис вместо миссис . если вы не уверены, что ваш получатель предпочитает миссис . Лучше избегать использования Miss , что может быть расценено как снисходительность.
• Уважаемый господин или госпожа. Это идеальное приветствие, если вы не знаете имени адресата.

Корпус

Старайтесь, чтобы текст официального письма был как можно короче.
 

Первый абзац основной части

Начните с четкого указания, почему вы пишете это письмо.

Пишу с жалобой на…

Отвечаю на ваше объявление о работе в…

Претендую на должность…

Если это письмо является частью ранее установленной переписки, вы следует также отметить, что здесь.

В ответ на Ваше письмо от…

На нашей недавней встрече вы запросили первые десять страниц моей рукописи…

Второй абзац основной части

Здесь вы должны включить некоторые вспомогательные сведения о вашей работе или образовательном опыте, что делает вас подходящим для определенную работу, ваше разочарование продуктом компании или другую соответствующую информацию. Этот абзац расширяет первый абзац.
 

Заключительный абзац

Здесь вы можете повторить основную мысль вашего письма, предложить следующий шаг, поблагодарить получателя за уделенное время или все три!

Спасибо, что нашли время рассмотреть мою заявку.

 С нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе .

Я был бы рад предоставить ссылки или дополнительные образцы моей работы.

Подпись

Существует несколько подходящих заключительных фраз для подписи.

Примеры подписей на письмах

• С уважением — наиболее распространенное закрытие. Краткая форма, С уважением , тоже всегда беспроигрышный вариант.
• С уважением или С уважением или подобные варианты также работают.
• С уважением, спасибо и с признательностью также может быть уместным.

Однако следует избегать двух ловушек:

• Не делайте тело слишком формальным. Будьте осторожны, чтобы формальный тон фирменной фразы не просочился в ваш текст. Вы не должны звучать так, как будто пишете гусиным пером!
• Но держите подпись уважительной. Не позволяйте своим современным хипстерским манерам соблазнить вас на использование более непринужденной фирменной фразы. Немного формальности здесь приветствуется. Держись, чувак , нет.

Приложения

Официальные письма часто являются сопроводительными, т. е. они отправляются вместе с другим документом, например, резюме. Если вы вкладываете в конверт что-либо, кроме самого письма, рекомендуется написать Приложение 9. 0070 или просто Прил. после вашего имени. Это позволяет получателю узнать, что нужно искать еще одну или две страницы, и снижает риск того, что ваше письмо будет отделено от того, что вы отправили.
 

Краткий обзор интервалов в официальных письмах

Правильное расположение элементов улучшит общий вид вашего письма. Давайте еще раз взглянем на наш официальный образец письма!

Пошаговое руководство по написанию официального письма

1. Знайте свой формат. Прежде чем начать писать, убедитесь, что поля установлены на один дюйм со всех сторон и что вы используете простой, читаемый шрифт, такой как Times New Roman с двенадцатью пунктами (лучше всего), Arial или Calibri.
2. Укажите свой адрес и дату. Напишите свой адрес и дату в правом верхнем углу.
3. Укажите адрес получателя. Вровень с левым полем напишите имя, организацию и адрес человека, которому вы пишете. Если вы еще не связались с получателем, узнайте, с кем лучше всего связаться. Внимательно отметьте правильное написание имени этого человека.
4. Напишите приветствие. Помните, что у вас есть как формальные, так и неформальные варианты приветствия.
5. Напишите письмо. Напишите свой первый абзац, ответив на вопрос: «Почему я пишу это письмо в этот день этому человеку?» Напишите свой второй абзац, отвечая на вопрос: «Какую новую информацию я хочу, чтобы читатель узнал?» Напишите заключительный абзац, ответив на вопрос: «Что я хочу, чтобы произошло дальше?»
6. Включить подпись. Введите заключительную фразу для подписи, нажмите Enter три или четыре раза, а затем введите свое имя.
7. Помните о своих ограждениях. Если вы что-то вкладываете (например, резюме), оставьте пустую строку под своим именем, а затем введите «Encl».
8. Следуйте четырем Ps: P Внимательно прочитайте свое письмо! P напиши письмо! P вложите его в конверт! P ост это быстро!

Официальное письмо о правилах и запретах

DO приложите все усилия, чтобы узнать имя человека, которому вы пишете. Этот личный контакт может иметь все значение. Также убедитесь, что имя написано правильно!

НЕ используйте приветствие «Кого это может касаться». Это устарело и безлично.

DO следуйте правилам стандартного письменного английского языка и тщательно вычитывайте написанное. Подумайте об использовании редактора, чтобы отшлифовать ваше письмо и убедиться, что в нем нет ошибок.

НЕ использовать слишком фамильярный или разговорный язык. Избегайте сокращений и используйте полные предложения.

СДЕЛАТЬ звучать как вы сами — просто очень профессиональная версия себя.

НЕ используйте тезаурус, чтобы попытаться звучать более «интеллектуально».

DO Пишите кратко и по делу.

НЕ изменить размер шрифта, чтобы настроить внешний вид вашего письма.

DO используйте бумагу формата Letter и деловой конверт.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ использовать цветную бумагу или канцелярские принадлежности с любыми дополнительными украшениями или рисунками, кроме фирменных бланков, если они у вас есть.

НЕОБХОДИМО отправить письмо как можно скорее после того, как вы его написали. Дата, которую вы написали в заголовке, должна идеально совпадать с почтовым штемпелем.
 

Типы официальных писем

Существует много типов официальных писем, и каждое служит определенной цели. Вот лишь несколько примеров:

• Письма-запросы позволяют получить информацию. Они идеально подходят, когда вы ищете работу, нуждаетесь в юридической консультации или собираете пожертвование.
• Последующие письма приходят после первоначального сообщения; отличный пример — благодарность после интервью.
• Письма с жалобами могут быть полезны, но не забывайте использовать профессиональный, вежливый тон.
• Рекомендательные письма также известны как рекомендательные письма или просто рекомендательные письма и часто идут рука об руку с…
• Заявления о приеме в колледж подаются в приемные комиссии.
• Письма об увольнении обычно направляются непосредственному руководителю и часто содержат подробную причину увольнения.
• Другие типы официальных писем можно использовать в различных ситуациях, таких как подача заявки на получение гранта, просьба о повышении или ответ на запрос.

Хотя электронная почта работает быстро и эффективно, она никогда не произведет такого сильного впечатления, как красиво написанное, профессионально отформатированное, невиртуальное письмо, которое можно держать в руках, что делает официальные письма идеальными для нескольких ключевых ситуаций.

Точное знание того, как написать официальное письмо, поможет вам опередить игру и выделиться из толпы, а это именно то, что вам нужно в современном мире. Так что попробуйте! Для деловой стороны, взгляните на этот пост. Кроме того, в Интернете есть множество ресурсов (таких как этот словарь, это руководство по стилю или эти записи в блогах), которые помогут вам улучшить орфографию и грамматику.

Как написать официальное письмо: профессиональный формат письма и примеры

Автор Scribendi

Когда возникает необходимость написать официальное письмо, случайные писатели могут оказаться в тупике.

Есть ли какой-то определенный формат, которому нужно следовать? Как вы встречаетесь в профессиональном плане?

test

Разбор письма

Написать письмо просто, если вы знаете правильный формат.

Вот разбивка стандартного формата письма:

1. Заголовок (ваш адрес и дата)

2. Адрес (имя и адрес получателя)

3. Приветствие (приветствие с последующим двоеточием)

4. Тело (основная часть письма)

5. Закрытие (прощание с запятой)

6. Подпись (рукописная между заключительными и ваше имя)

Изображение

Как написать деловое письмо

При написании официального письма важно следовать правилам письма.

1. Будьте лаконичны

Укажите цель вашего официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистого языка или длинных слов. Пишите коротко и по делу.

Этот отрывок из книги Странка и Уайта «Элементы стиля» (4-е издание) содержит идеальное эмпирическое правило:

Энергичный текст должен быть кратким. В предложении не должно быть ненужных слов, в абзаце — ненужных предложений по той же причине, по которой в чертеже не должно быть ненужных линий, а в машине — ненужных частей.

Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить определенной цели. Рассмотрим, что необходимо включать, а что нет.

2. Используйте соответствующий тон

Официальное или деловое письмо должно быть написано немного более официальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте сленга или жаргона; сокращения, такие как «я», «не могу» и «это»; и расплывчатые слова, такие как «хорошо» и «хорошо».

Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь.

3. Вычитка

Вычитка важна. Когда вы закончите писать официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и орфографию. Воспользуйтесь проверкой орфографии на своем компьютере и сами перечитайте письмо, так как проверка орфографии не отловит каждую ошибку.

Рекомендуется, чтобы кто-то еще вычитал ваше официальное письмо, даже после того, как вы это сделали, так как легко не заметить ошибки в документе, который вы читали много раз.

Если ваше официальное письмо достаточно важно, чтобы вы потратили время на его написание, а получатель его прочитал, не спешите с этим шагом. Ошибки уменьшат влияние заявления или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.

Достаточно ли профессионально ваше письмо?

Профессиональное редактирование

4. Используйте правильный формат

Помните, что первое впечатление остается последним. Используйте чистую, немятую бумагу и соответствующий конверт для вашего официального письма. Убедитесь, что к получателю адресовано правильно и что его имя написано правильно.

Не менее важно — не забудьте подписать письмо!

Пример формата официального письма

См. пример нашего официального письма

Изображение

Как профессионально оформить письмо

Соблюдение стандартных правил написания официального письма и его привлекательное представление очень важны.

Вот несколько советов по форматированию, которые помогут получателю серьезно отнестись к вашим мыслям и уделить им внимание и внимание, которых они заслуживают.

1. Заголовок

Официальный заголовок письма состоит из вашего адреса (но не вашего имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты обычно здесь не указываются, но при желании их можно указать в заголовке делового письма.

В блочном формате заголовок размещается в верхнем левом углу страницы.

123 Elm Ave.

Treesville, ON M1N 2P3

23 ноября 2008 г.

2. Адрес

Адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете. Вы должны адресовать свое официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его имени, по крайней мере, укажите его должность.

Этот адрес обычно помещается на четыре строки ниже заголовка при использовании текстового процессора или на одну строку ниже заголовка при написании письма от руки.

Вот как написать адрес в письме:

Г-н М. Лиф (Имя)

Начальник производства сиропа (Должность)

Old Pancake Company

456 Maple Lane

Forest, ON 7W8 9Y0

3 9 Приветствие

Пропустите одну строку после адреса и введите приветствие. Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма.

Наиболее типичное приветствие в деловом письме:

Уважаемый

, за которым следует имя человека и разделяется двоеточием.

Если вы не знаете, является ли человек, к которому вы обращаетесь, мужчиной или женщиной, вы можете начать с:

Уважаемый господин или госпожа

, снова с двоеточием.

Мисс

можно использовать, если вы не знаете семейного положения женщины. Кроме того, если у человека есть определенный титул, например:

Доктор

, убедитесь, что вы его используете.

Вот примеры использования каждого приветствия:

Уважаемый г-н Транк:

Уважаемый г-жа Рут:

Уважаемый г-жа Бранч:

Уважаемый доктор Акорн:

4. Тело

Пропустите одну строку после приветствия и начните основную часть официального письма . Это основная часть вашего письма.

Помните об изложенных выше правилах относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие, логичные абзацы, чтобы изложить свой бизнес.

5. Закрытие

Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца тела письма и введите заключительную часть.

Заглавными буквами должно быть только первое слово в конце. Оно разделено запятой:

С уважением,

Эзра Твиг

6. Подпись

Ваша собственноручная подпись должна быть вставлена ​​следующей, а ваше имя напечатано на следующей строке.

Напечатанная вами подпись в деловом письме означает конец вашего письма, и хотя вы можете написать постскриптум (P.S.), содержащий дополнительную информацию, лучше включить все соответствующие детали в текст самого письма, чтобы ничего случайно не упустить.

Прочитайте Как закончить письмо

Изображение

Как отформатировать деловое письмо

Стандартный формат деловых писем представлен ниже, чтобы вы могли следовать ключевым моментам стиля.

1. Стиль

Существует три распространенных стиля форматирования официальных писем:

1. Блочный формат: в блочном формате все письмо выравнивается по левому краю и через один интервал; однако в теле абзацы разделены двойным интервалом. Это самый формальный тип письма.

2. Полублочный формат: в полублочном формате каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю. Полублочный формат является наименее популярным стилем делового письма.

3. Модифицированный блочный формат. В модифицированном блочном формате заголовок, адрес и тело письма выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом, как и в блочном формате. Однако дата и закрытие располагаются по центру.

2. Шрифт

Как и для большинства официальных документов, для официального формата письма требуется стандартный шрифт с засечками размером 12 пунктов.

Times New Roman — это обычный шрифт, который легко читается получателем.

3. Интервалы и отступы

В большинстве официальных деловых писем используется одинарный интервал и отступы отсутствуют. Однако как интервал, так и отступ будут зависеть от того, выберете ли вы блочный, полублочный или модифицированный блочный формат.

Блочный формат рекомендуется для профессиональных писем. Он использует одинарный интервал и не имеет отступов.

4. Пунктуация

Есть только 2 правила пунктуации официального письма:

1. Используйте двоеточие после приветствия.

2. Используйте запятую после закрытия.

Обязательно следуйте этим 2 правилам, чтобы использовать правильный формат письма.

Image

Как писать различные формы деловых писем

Существует множество типов деловых писем. Smart Business Box перечисляет 21:

1. Письмо с подтверждением

2. Письмо о корректировке

3. Письмо с извинениями

4. Письмо с заявлением

5. Циркулярная буква

6. Похвальное письмо

7. Письмо по жалобе

8. Сопроводительное письмо

9. Письмо по требованию

.

13. Письмо о приеме на работу

14. Письмо-меморандум

15. Письмо о сотрудничестве

16. Письмо-заказ

17. Письмо-запрос

18. Письмо с предложением 3 9.0340 0003

20. Письмо об увольнении

21. Коммерческое письмо

1. Письмо-подтверждение

Цель: Подтвердить получение сообщения

Что включать: Что вы подтверждаете

2. Письмо о корректировке

040 Цель: 040 Чтобы ответить на письмо с жалобой

Что включить: Какие шаги вы предпринимаете для исправления ситуации

3.

Письмо с извинениями

Цель: Принять на себя ответственность за ошибку и попросить прощения

Что включить: Что вы будете делать, чтобы избежать ошибок в будущем

4. Письмо-заявление

Цель: Продемонстрировать навыки и опыт кандидата

Что включить: Точные данные для подтверждения навыков и опыта кандидата

Изображение

5. Циркулярное письмо

Цель: поделиться информацией с группой

Что включить: Краткие заметки для быстрого распространения знаний

6. Благодарственное письмо

Цель: отметить усилия и выразить благодарность

Что включить: Причина, по которой вы выражаете благодарность

7. Письмо с жалобой

Цель: Выразить проблему с услугой или продуктом

Что включить: Профессиональный тон

Прочитайте, как написать письмо с жалобой

См. пример нашего письма-жалобы

8. Сопроводительное письмо

Цель: сообщить цель пакета документов (обычно предоставляется преподавателю или работодателю вместе с резюме для подачи заявления)

Что включать: Упоминание того, что включено в пакет, и любые необходимые действия

Прочитать, как написать сопроводительное письмо

См. пример нашего сопроводительного письма

9. Письмо-требование

Цель: Информировать поставщика о том, что доставка опаздывает и требует доставки

Что включить: Детали заказа вместе с подтверждением покупки

10. Последующее письмо

Цель: начать разговор после встречи, чтобы напомнить или продолжить обсуждение

Что включить: Подробности вашей первой встречи и причину обращения

См. пример нашего письма-ответа

Изображение

11.

Письмо о заинтересованности

если компания не активно ищет приложения)

Что включить: Как вы можете принести пользу компании

12. Рекомендательное письмо

Цель: Выразить заинтересованность в установлении деловых отношений

Что включать: Ваше имя и причину, по которой вы пишете официальное рекомендательное письмо

Читать Как написать рекомендательное письмо

13. Письмо о назначении на работу

Цель: Подтвердить должность сотрудника в компании

Что нужно включают: Поздравления и дату начала работы

14. Меморандумное письмо

Цель: Напомнить сотрудникам о корпоративных изменениях или политике

Что включить: Официальные правила написания писем (например, формат памятки)

См. примеры наших меморандумов

15. Письмо о налаживании контактов

Цель: установить контакт для установления профессиональных отношений

Что включить: вашу квалификацию

Изображение

или услуги

Что включать: Необходимые продукты, их количество и цену, а также ожидаемую дату поставки

17.

Письмо-запрос

Цель: Предложить публикацию в официальном письме

Что включить: Привлекающий внимание крючок

Прочитайте, как написать письмо с запросом

См. пример нашего письма с запросом

18. Письмо с предложением

Цель: оценить цену продукта или услуги и предоставить условия и условия

Что включить: Четкое ценовое предложение

19. Рекомендательное письмо

Цель: Подтверждение предыдущего опыта или навыков, переданных преподавателю или работодателю

Что включить: Откуда вы знаете кандидата и веские доказательства его области знаний

Прочитайте, как написать рекомендательное письмо

См. пример нашего рекомендательного письма

20. Заявление об увольнении

Цель: Объявить об уходе сотрудника из компании

Что включить: Благодарность за конкретные возможности

21.

Рекламное письмо

Цель: Познакомить клиента с бизнесом

Что включить: Впечатляющая презентация и убедительный призыв к действию

Изображение

Заключение

Теперь, когда ваше официальное письмо написано, прочитайте его полностью. чтобы убедиться, что вы ясно изложили свои точки зрения.

Еще лучше воспользоваться услугами профессионального редактирования, чтобы убедиться, что все выглядит так, как вы задумали. После этого вы будете готовы отправить письмо получателю и ждать отличных результатов.

Достаточно ли профессионально ваше письмо?

Профессиональное редактирование

Часто задаваемые вопросы

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальный документ, который обычно составляется членом организации другому члену той же или другой организации, клиенту, сотруднику или другой профессиональной стороне.

Деловые письма обычно составляются для профессиональных целей и, например, для документации и/или записи события.

Какое хорошее приветствие для начала письма?

Обычное приветствие в начале письма — «Дорогой».

Если вам интересно, как начать письмо, если вы не знаете имени человека, к которому вы обращаетесь, вы можете использовать «Кого это может касаться». Однако в официальных письмах лучше обращаться к получателю по имени.

Каковы 3 формата делового письма?

Общие официальные форматы писем: блочный формат, модифицированный блочный формат и полублочный формат.

В блочном формате текст выравнивается по левому краю. Блочный формат считается наиболее формальным форматом делового письма. В полублочном формате текст также выравнивается по левому краю, но некоторая информация имеет отступ. В модифицированном блочном формате некоторая информация выравнивается по правому краю.