Перевод деловых документов

9 правил делового письма на английском. Проще простого!

Забавно, но русские студенты, изучающие английский язык по Skype или на обычных курсах, с удовольствием читают, выполняют грамматические упражнения, слушают аудирование и даже продираются сквозь языковой барьер, но при этом всячески отлынивают от написания текстов на языке, будь то эссе о летнем отпуске или письмо-жалоба на некачественный продукт. Однако, рано или поздно может вы можете попасть в ситуацию, в которой вам будет необходимо уметь писать хотя бы деловые письма. На самом деле деловые письма самые простые, поскольку подчиняются определенным правилам.

Правило №1

 Ваш адрес должен располагаться в верхнем правом углу. Не нужно писать свое имя там же, но можно дополнить адрес вашим телефонным номером или адресом электронной почты, если нужно.

Правило №2

Имя и адрес того, кому предназначено письмо, пишутся слева. Если вы не уверены, кому конкретно нужно писать (например, если вы не знаете имени администратора ресторана или директора магазина, или начальника какого-либо отдела), постарайтесь хотя бы обозначить должность адресата.

Правило №3

Местоположение даты не настолько строго определено. Вы можете написать ее слева или справа, как правило, под адресом. Формат написания даты может варьироваться: 17 May 2015, 17th May 2015, 17/5/15 или 17/05/15. Не перепутайте день и месяц местами.

Правило №4

Форма приветствия зависит от того, знаете ли Вы имя адресата или нет. Если имя Вам известно, то выглядеть это будет следующим образом: Dear Mr.Smith/Dear Mrs.Brown/ Miss Derrel, однако, если вы не знаете семейный статус дамы, которая будет читать ваше письмо, лучше обойтись нейтральным Ms. : Dear Ms.Trennel. Если у вашего адресата есть какой-либо титул или звание, то его можно включить в приветствие: Dear Dr.House.

Если имя вам неизвестно, то  писать следует Dear Sir/Madam  или Dear Sir or Madam.

Правило №5

Цель письма должна быть обозначена сразу после приветствия, чтобы при прочтении сразу было понятно о чем письмо, и кому следует его передать, если содержание письма находится не в компетенции читающего. Фразы для этого могут звучать следующим образом:

I am writing to you to,../I am writing to you with regard to…/I am writing to regarding…/I am to you in response to…/This is to bring to your knowledge…/

Правило №6

Содержание письма должно быть максимально кратким, настолько, насколько это возможно (разумеется, речь не идет о тех письмах, которые вы пишите на международных экзаменах, где у вас есть фиксированное количество слов, которые вы должны использовать). Текст письма следует разделить на короткие параграфы для удобства и скорости прочтения. Дляорганизацииинформацииможноиспользоватьвводныесловаиконструкции:

First of all,../Firstly,../To begin with,../Secondly,../Finally,../The final  point I want to make concerns…/

Помимо вводных можно использовать другие слова и конструкции, организующие речь:

Therefore/ otherwise/ however/ thus etc.

Обратите внимание, что в официальном стиле нет сокращений, нельзя писать don’t, правильный вариант do not. Вместо фразовых и многозначных глаголов правильнее будет использовать их синонимы. Например, вместо I have got a letter …  лучше написать I have received a letter.

Правило №7

Часто официальные письма заканчивают фразой I look forward to hearing from you. Однако,она выглядит несколько бессмысленной. В завершающем параграфе можно написать что-нибудь вроде: Should you need any further information, do not hesitate to contact me или I would really appreciate it if you could answer me as soon as possible.

Правило №8

Конец письма зависит от его начала. Если в обращении вы написали имя адресата, то заканчивать письмо следует фразой Yours sincerely. Если письмо начинается с Dear Sir/Madam, то заканчиваться оно должно фразой Yours faithfully.

Правило №9

Не забудьте подписаться.

Еще интересное:

Иностранный язык по Skype — что и как:

Особенности английского произношения в беглой речи

Английская пунктуация, часть 2

Тонкости написания деловых писем на английском ∣ Enguide.

ru

В этой статье вы найдете образец делового письма на английском и понятные правила о том, как вести деловую переписку с англоязычными бизнес-партнерами.

Переписка осталась актуальной после появления телефона и мессенджеров. Без деловых писем не обходятся ни корпорации, ни малые предприятия. Весь мир использует корреспонденцию на английском языке как универсальном и самом удобном. Поэтому, если вы нацелены вести дела с иностранными партнерами или получить должность в международной компании, вы должны знать, как написать деловое письмо на английском.

Теоретически, если вы не уверены в своих силах, можете облегчить себе задачу и сделать перевод делового письма на английский с русского. Но, во-первых, учить английский все равно нужно. А во-вторых — мы сделали для вас образец делового письма на английском языке, так что просто используйте этот универсальный шаблон в своей переписке. И прочтите эту статью — в ней мы тоже рассмотрели особенности деловых писем англоговорящим адресатам .

Особенности делового письма на английском языке

Структура — вот что отличает дружескую переписку от делового письма. На английском языке и не только вы не можете поставить содержание превыше композиции. В целом структура делового письма на английском, русском и любом другом языке похожа. Вы можете заметить это, переводя бизнес-переписку с английского на русский и/или обратно. Эти правила сложились не случайно. Они являются маркерами делового стиля, позволяют продемонстрировать уважение к адресату и свести к минимуму возможные недопонимания. Вот почему крайне нежелательно нарушать перечисленные ниже правила:

1. Полное имя отправителя и его координаты (название компании, адрес) указываются в левом верхнем углу листа. Кстати, в этой статье проверьте правильную транслитерацию русских ФИО на английском языке.

2. Имя и фамилия адресата пишутся с новой строки. Здесь же указывается название компании-адресата.

3. В правом верхнем углу письма помещается дата создания и отправки письма.

4. Текст письма должен разделяться на абзацы по смыслу и для удобного восприятия. Красная строка перед абзацами не используется.

5. Причина обращения, она же зачастую является главной мыслью, — это подходящее начало делового письма на английском. Например: «I am writing to you to …» или другая фраза с подобным смыслом.

6. Дальше, в основной части письма, излагается остальная информация (конкретика, описания, обстоятельства, условия и т.п.). Предложения — короткие, стиль — лаконичный.

7. В конец текста ставятся формальные слова благодарности и прощания. Такие как:  «Yours faithfully» или “Thank you for your help».

8. Перед тем, как закончить деловое письмо, желательно поставить собственноручную подпись. Разумеется, это правило не учитывается, когда вы пишете электронное письмо на английском.

9. Полное имя автора и должность повторяется в самом конце письма, после отступа в 2-3 строки.

Эти условия соблюдаются в письмах с переводом и без перевода, независимо от содержания и назначения. Если вы не знаете, как писать на английском запрос, обращение, информационное сообщение бизнес-партнеру, предложение сотрудникам — можете смело использовать эти заготовки. Те же правила переписки действуют и в том случае, если нужно написать ответ на деловое письмо, адресованное вам.

Пример делового письма на английском

Каждому, кто сталкивается с рабочей перепиской, желательно знать деловой английский, чтобы не тратить время на поиск и/или перевод каждой отдельной фразы. Полезную информацию об изучении делового английского мы обсуждали в этой статье. Но если вам впервые придется написать деловое письмо на английском языке, то используйте этот шаблон в качестве примера.

Mr. Michael Tsarev

Company «iTech»

Office 514,

Planernaya Street, 89

St.Petersburg

Russia  13 June 2017

Dear Michael,

I’m writing to you to send you the details of my travel plan. I appreciate the offer to your assistant meet me when I arrive to St. Petersburg in order to take me to the office.

My flight is set to land at the St.Petersburg International Airport on June 15, at 10:25 am. My flight number is 854. I expect that we will be out of the airport an hour after touchdown. I am looking forward to seeing you all soon.

Yours sincerely,

Steven Shchitov

Managing Director.

Это пример делового письма, автор которого сообщает адресату о своем прибытии. В шаблоне соблюдены все формальности и в то же время послание осталось лаконичным, информация в нем изложена кратко, но очень вежливо. Это отличный образец деловой переписки. Давайте посмотрим, какой ответ получил Стивен на свое письмо.

Dear Steven,

Thank you for your June 13 letter expressing interest in our Conference. This letter confirms our plans for your meeting.

If any questions or needs arise, please contact us immediately.

We look forward to seeing you on June 15th.

Sincerely yours,

Katherine Jackson

Meeting Planner.

Начало второго письма отличается — оно короче и проще. Это вполне допустимо, если вы пишете ответ на письмо, и/или если переписка ведется между хорошо знакомыми между собой представителями компаний.

Этикет и определенные формальности важны в деловой переписке на английском. Но их легко освоить, если пользоваться шаблонами писем и нашими подсказками. Чтобы углубить свои навыки деловой корреспонденции, прочтите предыдущую статью на эту тему . И не забывайте, что в любой переписке главное — это вежливость, корректность, и соблюдение интересов обеих сторон.

Если Вы решили поднять уровень делового английского на новый уровень, советуем обратить внимание на:

• курсы делового английского в Москве 
• курсы делового английского в СПб 

Для других городов России Вы всегда можете воспользоваться фильтром и подобрать школу английского в нужном Вам городе. Не забудьте почитать отзывы о школе и обратить внимание на рейтинг.  

Желаем успехов!

Как начать и закончить деловое письмо или электронную почту – english-at-home.com

Убедитесь, что в деловых письмах и электронных письмах используются правильные приветствия и окончания. Если вы пишете деловую переписку, вам нужно знать, как начать письмо (или электронное письмо) и как закончить письмо или электронное письмо.

Например, частой ошибкой в ​​конце электронного письма является написание «Пока» или «Пока». Поскольку это не стандартный способ завершения деловых писем, это делает ваш текст непрофессиональным.

Вот несколько широко используемых фраз для начала и окончания деловых и электронных писем на британском английском.

Как начать письмо

То, как вы начнете свое письмо, зависит от того, насколько формальным вы должны быть. Вот несколько примеров:

1. Официальное письмо-анкета (на работу)

Если вы не знаете человека, которому вы пишете, вы можете начать с «Уважаемый господин / госпожа». Если вы начинаете с этого, вы должны закончить «С уважением». Вот пример:

«Уважаемый господин / госпожа

Я пишу, чтобы подать заявку на…»

Конец:

«Я с нетерпением жду вашего ответа

С уважением
(ваше имя)»

2. Официальная деловая переписка

(например: письмо-запрос)

В большинстве случаев деловой переписки вы можете начать с «Уважаемый господин / Уважаемая госпожа» + фамилия. Письмо следует заканчивать словами «Искренне Ваш».

Например:

«Дорогой мистер Смит» (Dear Ms Smith)

Я пишу, чтобы узнать о ваших ценах…»

Завершение:

«Будем признательны за ранний ответ / Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время».

С уважением
(ваше имя)»

3. Официальное рекомендательное письмо

В британском английском мы также используем формальный термин «Кому это может касаться», когда мы пишем рекомендательное письмо от имени кого-либо . Вот пример:

«Кого это может касаться

Я пишу со ссылкой на г-жу Смит, которая работает в моей компании с …»

Конец

«С уважением
(ваше имя)»

Как начать электронное письмо

Деловые электронные письма обычно намного короче деловых писем . Они также имеют тенденцию быть более неформальными.

4. Деловая электронная почта (дружеская)

Вы можете написать имя человека и использовать более дружелюбное окончание. Вот пример:

«Уважаемый (+ имя)

Небольшое напоминание о…»

Конец

«С наилучшими пожеланиями / С уважением
(ваше имя)»

5. Электронный запрос внутри компании

электронная почта немедленно. Вот пример:

«(без приветствия)

Не могли бы вы…»

Конец

«Спасибо / Cheers
(либо напишите свое имя, либо опустите его)»

В британском английском «Cheers» означает «спасибо». ты и до свидания».

Extra Resource

Убедитесь, что вы используете правильную форму адреса, когда пишете женщинам. Посетите нашу страницу о том, следует ли использовать миссис, мисс или мисс. .

Разработанный, чтобы помочь вам быстро и уверенно писать деловые электронные письма, письма и отчеты, он содержит советы, рекомендации и готовые к использованию письма и шаблоны электронных писем.

Как ПРАВИЛЬНО начать ОФИЦИАЛЬНОЕ письмо ✅

Есть много вещей, которые следует учитывать при написании официального письма. В этой статье мы сосредоточимся на официальных приветствиях и приветствиях, которые идеально подходят для открытия официальных писем, таких как сопроводительные письма, рекомендательные письма и письма-запросы. В зависимости от характера письма наиболее подходящим может быть другое приветствие. Однако при принятии решения о том, какое приветствие использовать в деловой переписке, в игру вступают многие другие факторы:

• Является ли буква в британском английском или американском английском ?
• Кто получатель письма?
• Каковы ваши отношения с получателем письма?

Как начинать официальные письма: приветствия

Давайте рассмотрим некоторые распространенные приветствия, которые вы можете использовать при написании официального письма. Для простоты я разделю этот раздел на два абзаца:

1. Приветствие, которое вы можете использовать , когда вы знакомы с получателем письма
2. Приветствие, которое вы можете использовать , когда вы НЕ знакомы с получателем письма

Если вы действительно знаете имя получателя:

• Dear Mr. Firstn ame или Dear Ms. Фамилия,)
• Уважаемый господин Имя, (только если вы хорошо знаете человека, на британском английском это будет Дорогой господин Имя,)

В случае сомнений следует не использовать Уважаемый + Имя.

Однако, если получатель (внезапно) будет обращаться к вам с помощью [Уважаемый + Имя], вы можете предположить, что вы можете сделать то же самое и переключиться на [Уважаемый + Имя].

Если вы не знаете имя получателя:

• Уважаемый господин или госпожа,
• Уважаемый господин/госпожа,
• Кого это может касаться, (некоторые считают его старомодным)

Является ли [Уважаемое имя + фамилия] приемлемым приветствием, если вы не знаете пол получателя?

Предположим, вы пишете официальное письмо человеку по имени «Алексис Браво». К сожалению, вы не знаете, с кем имеете дело, с мужчиной или с женщиной.

Вы искали в Интернете решение проблемы. Однако вы не смогли найти ни фотографий, ни какой-либо другой достоверной информации о поле Алексис. Итак, как бы вы на самом деле поприветствовали этого человека в официальном письме?

Вы могли бы пойти с:

• Дорогая Алексис,
• Уважаемый Алексис Браво,
• Уважаемый господин/госпожа Браво,
• Уважаемый господин/госпожа. Браво,

Самый безопасный способ сделать это — использовать приветствие [Dear Mr/Ms Bravo] (на американском английском) и [Dear Mr./Ms. Браво] , если ваше письмо на британском английском.

Хотя использование [Уважаемый Алексис Браво] не является невозможным, некоторым это может показаться грубым.

[Уважаемый Алексей] здесь тоже не лучший вариант, так как приветствие [Уважаемый + Имя] используется только в тех случаях, когда вы уже хорошо знакомы с человеком и некоторое время общались.

В нашем примере мы даже не знаем, какого пола получатель, поэтому можно с уверенностью предположить, что у нас нет близких отношений с Алексис.

Как начать официальное сопроводительное письмо?

Если вы пишете сопроводительное письмо, письмо, которое прилагается к вашему резюме и содержит дополнительную информацию о ваших навыках и личном опыте, вы можете выбрать один из следующих вариантов:

• Уважаемый господин или госпожа
• Уважаемый господин или госпожа
• Уважаемый менеджер по найму (или любое другое название должности), если вы не знаете имя человека

Проведите исследование

Вы должны всегда прилагать усилия , чтобы выяснить , кому вы на самом деле пишете . Всегда лучше использовать личное приветствие, а не что-то вроде [Кого это может касаться] или [Уважаемый господин/госпожа] .

Linkedin — отличная платформа, чтобы узнать больше о получателе вашего письма. Если вы даже не знаете имя получателя, вы можете позвонить в компанию по телефону и узнать, кто отвечает за ваш запрос , а не просто написать [Уважаемый менеджер по найму] .

Как начать официальное письмо с жалобой?

Что касается открывашки, то можно использовать те же приветствия, что и для сопроводительных писем (см. выше). Прежде чем сделать это, вы, возможно, захотите вставить строку для предмета жалобы.

Пример:

Тема: Неправильно отправленный товар. Заказ № 3202347.

Уважаемый г -н Адамс,

Я пишу, чтобы жаловаться на…

Как форматировать формальное приветствие

Вс. общая формула для официальных письменных приветствий выглядит следующим образом:

Уважаемый + [господин/госпожа/госпожа/мистер/госпожа/госпожа] + [фамилия]

Еще одна вещь, которую вы всегда должны удостовериться, это то, что эта формула приветствия всегда сопровождается запятой или двоеточием (только в США!).

Уважаемый г -н Лингголик,

Мы очень рады…

или

Дорогой г -н Лингголик: (только в США!) …

Использование двоеточия вместо запятой в самом конце приветствия встречается только в американском английском. В американском английском допустимы как запятая, так и двоеточие.

Однако в британском английском двоеточие в конце приветствия недопустимо. То же самое касается многих других стран, таких как Германия, Швейцария и Австрия. Во всех этих странах за приветствием следует ставить запятую, а не двоеточие.

С чего НЕ НАЧАТЬ официальное письмо

В этой статье мы подробно рассмотрели, как правильно приветствовать людей в официальных письмах. Чтобы убедиться, что вы не делаете ошибок в своих профессиональных письмах, было бы неплохо также быстро поговорить о том, как НЕ следует начинать официальные письма. Как и выше, мы пропустим адресную часть и сразу перейдем к приветствиям (приветствиям).

Вот несколько вводных слов, которые НЕ следует использовать в официальных письмах:

• Привет,
• Здравствуйте,
• Привет,
• Здравствуйте, сэр / Здравствуйте, мадам,
• Доброе утро,
• Добрый вечер,
• Йо,

Так что же не так с этими приветствиями? Ну, вы, наверное, догадались. Они все (очень) неофициальные .

Некоторые из этих приветствий могут подойти для обычных электронных писем друзьям и родственникам , но ни одно из них не приемлемо в официальном письме.

Разные культуры, разные приветствия

Знаете ли вы, что в некоторых азиатских странах, таких как Китай, принято сначала писать фамилию, а затем имя?

Ну, мы говорим о буквах в американском английском и британском английском, так какое мне дело?

Ну, может случиться так, что вы получите деловую корреспонденцию от китайской компании и в конце письма вы увидите что-то вроде этого:

С уважением,

Пэн Лиюань

Все идет нормально. Поскольку вам нравятся продукты, которые они предлагают, вы решаете написать им в ответ. К сожалению, вы не знакомы с китайскими именами, поэтому не знаете, с мужчиной вы имеете дело или с женщиной. Итак, вы открываете Интернет и проверяете информацию на веб-сайте компании… с успехом.

Вы нашли фотографию Пэн Лиюаня и теперь уверены, что имеете дело с мужчиной. Мне повезло, можете подумать вы. Итак, вы открываете Microsoft Word и начинаете письмо со слов:

Уважаемый господин Лиюань

Я пишу…

СТОП!!!! У нас тут проблема. И эта проблема заключается в следующем:

В Китае люди всегда представляются, используя сначала Фамилию, как в письмах, так и в официальном устном разговоре. Итак, в нашем небольшом примере фамилия на самом деле Пэн, а не Лиюань.

Но что, если этот китаец был настолько умен и уже знал, что вы можете неправильно истолковать его имя, и поэтому решил написать имя, как и ожидалось, как [Уважаемый господин Имя + Фамилия] ?

Тут все становится немного сложнее, согласен. Но позвольте мне сказать вам следующее:

Китайские имена обычно состоят из трех слогов . Фамилия обычно состоит всего из 1 слога. Таким образом, обоснованное предположение всегда будет заключаться в том, что слог, который стоит отдельно, на самом деле является фамилией.

Peng Liyuan ⟶ Peng is the Lastname

Mao Zedong ⟶ Mao is the Lastname

Li Keqiang  ⟶ Li is the Lastname

Jinping Xi   ⟶ Си — это фамилия. Кстати, это имя вам знакомо? Назовите его Си Цзиньпин вместо этого, не так ли?

Похожие вопросы

Это мистер и мисс или мистер и мисс?

Если вы пишете на британском английском, вам подойдет Mr and Ms. Если вы пишете на американском английском, Mr. и Ms. — ваше любимое оружие.

В чем разница между мисс и миссис? (мисс и миссис соответственно)?

Ms (Мисс) означает Мисс.