Перевод деловых документов

Письмо-ответ на запрос на английском языке: примеры с переводом

Август

01

Приветствую вас, дорогой гость! Здесь вы сможете ознакомиться с разнообразными примерами писем-ответов на английском языке (Reply quotation). Все они  представлены с переводом на русский язык.

Все о деловых письмах на английском и их типах

Полезные фразы для деловой переписки

Письмо 1

Ms Jennifer Watson

Sales Manager

ParkInn Hotel

7834 17th Street

Tampa, Florida

 

Mr Ken Smith

9034 Commerce Street

Detroit, Michigan

USA, 90345

 

June 30, 2013

 

Dear Mr Smith

Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service. But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it’s free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room. If you have any more questions we are ready to answer

 

Kind regards,

Jennifer Watson

Sales Manager

Перевод:

От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн

7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида

 

Кому: г-н Кен Смит

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

 

30 июня 2013 года

 

Уважаемый г-н Смит

Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них.

 

С уважением,

Дженнифер Уотсон

Менеджер по продажам

Письмо 2

Ms Liza Smith

Sales Manager

Travel With Us Ltd

7834 Grand Street

Jacksonville, Florida

 

Mrs Emma Trunk

9034 Nord Street

Jacksonville, Florida

USA, 90345

 

April 03, 2012

 

Dear Mrs Trunk

We have received your enquiry about the Disneyland tours. This is a bus tour, it starts on Friday evening and ends on Sunday late evening. It includes 2 night accommodation in the hotel (you may choose the one from the list according to your budget), weekend entry ticket to the Disneyland, drinks and snacks in the bus. The price for an adult starts from $250 and depends on the hotel cost. The price for children below 5 years old is $100, for older children it is $150-200. We enclose brochure with additional information and some pictures.

 

Kind regards,

Liza Smith

Sales Manager

Перевод:

От: г-жа Лиза Смит, менеджер по продажам, Трэвэл Уиз Ас Лтд

7834 Гранд стрит, Джексонвилль, Флорида

 

Кому: г-жа Эмма Транк

9034 Норд стрит, Джексонвилль, Флорида, США 90345

 

03 апреля 2012 года

 

Уважаемая г-жа Транк

Мы получили Ваш запрос по поводу тура в Диснейленд. Это автобусный тур, он начинается в пятницу вечером и заканчивается поздно вечером в воскресенье. В стоимость включены 2 дня проживания в отеле (вы можете выбрать отель из списка в соответствии с Вашим бюджетом), входные билеты в Диснейленд на весь уик-енд, напитки и снеки в автобусе. Стоимость тура для взрослого начинается от 250 долларов США и зависит от выбранного Вами отеля. Стоимость тура для ребенка младше 5 лет – 100 долларов США, старше 5 лет от 150 до 200 долларов США. Мы прилагаем брошюру, посвященную этому туру, где Вы сможете найти дополнительную информацию и фото из поездки.

 

С уважением,

Лиза Смит

Менеджер по продажам

Письмо 3

Mr Pete Johnson

Sales Manager

Four Seasons

9034 Main Street

London, UK

 

Ms Sally Swift

9034 Cooper Street

Fresno, California

 

July 10, 2005

 

Dear Ms Swift

We received your enquiry of confirmation letter. We checked everything and send you confirmation of reservation that you requested. Please check whether it is what you need. Thank you for choosing our hotel for staying during your trip.

 

Kind regards,

Pete Johnson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Пит Джонсон, менеджер по продажам, Фор Сизонс

9034 Мэйн стрит, Лондон, Объединенное Королевство

 

Кому: г-жа Салли Свифт

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния

 

10 июля 2005 года

 

Уважаемая  г-жа Свифт

Мы получили Ваш запрос подтверждения брони. Мы все проверили и высылаем Вам подтверждение брони, которое Вы запрашивали. Пожалуйста, проверьте, подходит ли оно Вам. Благодарим Вас за выбор нашего отеля для Вашей поездки

 

С уважением,

Пит Джонсон

Менеджер по продажам

Письмо 4

Mr Tim Thompson

Sales Manager

Office Plus Inc.

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

 

Mr John Peters

General Manager

Electroworld Ltd

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

 

June 10, 2001

 

Dear Mr Peters

Thank you for your recent enquiry regarding our products.  We enclose our catalog so that you can make an order. By the way this month we have a discount of 10% for new clients.

 

Kind regards,

Tim Thompson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Тим Томпсон, менеджер по продажам, Офис Плюс Инк.

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

 

Кому: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

 

10 июня 2001 года

 

Уважаемый г-н Питерс

Благодарим Вам за Ваш интерес к нашей продукции. Мы прилагаем наш каталог, чтобы Вы могли сделать заказ. Кроме того в этом месяце у нас действует скидка 10% для новых клиентов.

 

С уважением,

Тим Томпсон

Менеджер по продажам

Письмо 5

Mr Harry Willson

Sales Manager

Rent  A Car

9034 Orland park Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

 

Mr Jim Frank

4567 Golden Street

Fresno, California

 

June 15, 2009

 

Dear Mr Frank

With reference to your enquiry about renting a car in Chicago we are sending you a little  brochure with all necessary information and a map of Chicago airport with our location marked on it. If you have any questions you may call us 8-800-459-2398

 

Kind regards,

Harry Willson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Гарри Уилсон, менеджер по продажам, Рент Э Кар,

9034 Орланд Парк стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

 

Кому: г-н Джим Фрэнк

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

 

15 июня 2009 года

 

Уважаемый г-н Фрэнк

Относительно Вашего письма по поводу аренды автомобиля в Чикаго, мы высылаем Вам небольшую брошюру со всей необходимой информацией и картой аэропорта Чикаго с обозначением нашего офиса там. Если у Вас еще есть вопросы, то Вы можете обращаться по телефону 8-800-459-2398.

 

С уважением,

Гарри Уилсон

Менеджер по продажам

Ответ на деловое письмо на английском

Навыки правильного оформления деловых писем на иностранном языке позволят вам не только вести переписку с зарубежными фирмами, но и повышает ваш социально-ценностный статус как сотрудника.

Для многих переписка с деловыми партнёрами кажется чем-то нереальным, но на самом деле письмо состоит из устойчивых выражений и небольших ёмких фраз. В таком деле необходим более простой стиль изложения.

Получив письмо о сотрудничестве с потенциальными партнерами, вы можете ответить положительным, отрицательным либо нейтральным образом. Всё будет зависеть от вашей заинтересованности данным сотрудничеством. Но если вы всё ещё сомневаетесь в своем выборе, то стоит выяснить дополнительные нюансы, которые помогут вам принять окончательное решение.

Важные аспекты при составлении письма о согласии на предложенное сотрудничество

Подготавливая такие формы ответа на полученные деловые письмы, вы должны придерживаться определенного плана:

1. Самой первой информацией в письме является адрес отправителя, но если такое письмо печатается на фирменном бланке, то там уже должны быть указаны данные в такой последовательности:


— название фирмы;


— номер вашего дома, название улицы, города, страны (только заглавными буквами), почтовый индекс.

2. Дата. При переписке с американскими или английскими партнёрами используйте формат, который более привычен для них. Американцы приветствуют в дате такую последовательность: месяц, число, год (April 9, 2012). А вот англичане предпочитают — день, месяц, год (6th April, 2012), который более привычный для наших глаз.

3. Имя и полный адрес получателя (имя необходимо указывать перед адресом). Для мужчин используйте сокращения Dr. (доктор), Mr. (господин). К женщинам обращайтесь Mrs. (миссис, если она замужем, либо статус неизвестен) или Ms. (для незамужней женщины). При наличии других званий и титулов обязательно используйте их в тексте. Адрес получателя оформляется также как и в п.1.

Все эти данные (п.1-п.3) стоит разместить по левому краю вашего письма.

4. Дружественное приветствие и вежливое обращение к адресату письма. Стандартной считается фраза “Dear….,”, что означает «Уважаемый». Затем следует имя человека со всеми званиями и титулами. Если вы не уверены к кому точно обращаетесь, мужчина или женщина и точное звание, то опустите обращение, оставив в итоге полное имя – «Dear Mikhail Smirnov». При обращении к нескольким людям, используйте фразу «Dear Sirs», которая считается целостным абзацем.

При переписке с американскими партнёрами, принято после обращения ставить не запятую, а двоеточие: «Dear Mr. Smirnov:»

5. Содержание делового письма. К общим требованиям на основной текст ответа на письмо-предложение относятся:

— дружественное вступление с благодарностью (пару предложений), ссылаясь при этом на товары, услуги или продукты, которые были предложены ранее.

Thank you for contacting us on April 6, where you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka.


Большое спасибо за обращение к нам от 6 апреля, где вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол «Матрешка».

Thank you for sending us the Russian national doll Matryoshka for review.


Благодарим за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для ознакомления.

Thank you for the information provided in the form of catalogs, price-sheets with the payment terms.


Большое спасибо за предоставленную информацию в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.

Thank you for Your letter to us fr om 31 March, where…


Благодарим за Ваше обращение к нам от 31 марта, где…

— Суть делового письма-ответа, в котором содержаться положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение встречи. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.

Our experts reached a positive conclusion


Нашими экспертами дано положительное заключение

Your conditions are right for us.


Ваши условия нам подходят.

For a final decision, we would like to clarify the following questions:


Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы:

We could next week to meet in my office?


Мы могли бы на следующей неделе встретиться в моём офисе?

6. В последнем параграфе вы должны выразить, как правило, надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.

Expect a quick response from You.


Ждём быстрого письма от Вас.

7. Прощание с адресатом, которое чаще всего выражается во фразах «Sincerely yours», «Best regards», «Sincerely» и «Yours faithfully». После такого обращения ставиться запятая и выделяется абзац для вашей подписи. А ниже ставятся имя отправителя и должность печатными буквами.

При отправке электронного письма, подпись в таких случаях не предусмотрена, но стоит добавить электронные адреса, номера телефонов и название компании чуть ниже вашего имени.

Стоит помнить, что если предложение в деловом письме вас сильно заинтересовало, то стоит ответить на него как можно быстрее, так как не исключено, что такую рассылку автор письма разослал вашим же конкурентам.

Образец ответа на типичное деловое письмо-предложение

World Treasures Inc.


100 East 24th Street


Washington, USA


20024

April 7, 2012

Mr. Mikhail Smirnov


Senior Manager


Matryoshka Ltd.


34 Tverskaya street


Moscow, RUSSIA


121121

Dear Mr. Smirnov:

Thank you for contacting us on April 6, wh ere you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka. We acquainted with the products and are fully satisfied with its quality.

For a final decision, we would like to clarify the following questions. Could You provide us with anuninterrupted

supply of goods and competitive prices? Then, we could guarantee you productive work.

We will be grateful to You, if, in a subsequent response you put information

on the size of discountsdepending on volume of the goods

ordered by us. We with impatience will wait for Your letter and hope forfuture cooperation.

Best regards,


Diana Ross


Senior Manager

Перевод письма

Уважаемый мистер Смирнов:

Приносим вам благодарность за Ваше письмо от 6 апреля, в котором Вы предоставили нам полную информацию о ценах и условиях поставки Ваших русских национальных кукол «Матрешка». Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены её качеством.

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы. Могли бы Вы гарантировать нам бесперебойную поставку товара, а также конкурентоспособные цены? Тогда бы мы могли вам гарантировать продуктивную работу.

Просим Вас в последующем ответе приложить информацию о размере скидок в зависимости от объема заказанного нами товара. Мы с нетерпением будем ждать Вашего письма и надеемся на будущее сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,


Диана Росс


Старший менеджер

7 Образцы ответных писем | Формат, примеры и как написать ответное письмо?

Образцы письма-ответа: Предположим, кто-то прислал вам письмо, которое может быть либо в форме запроса, либо с целью сообщить вам некоторые факты; они всегда будут ожидать ответа в ответ. Есть много случаев, когда кто-то ожидает, что вы ответите, но каждый формат ответа может отличаться. Эти ответные письма могут быть как официальными, так и неофициальными. Однако поиск каждого из них может быть затруднен. Не беспокойтесь, здесь у нас есть несколько примеров для вас, чтобы написать идеальное ответное письмо и решить вопросы других, которые были заданы ранее.

Получите другие типы написания писем, такие как формальные, неформальные и другие типы написания писем.

Прежде чем вы начнете писать письмо, вам необходимо помнить о некоторых моментах, указанных ниже:

• Подумайте о ситуации, на которую вы отвечаете. Напишите ответ соответственно с идеальным анализом письма.
• Если письмо официальное, убедитесь, что вы написали его в правильном формате. Сохраняйте позитивный и профессиональный тон. Чтобы кого-то привлечь, потребуется хороший подбор слов.
• Если это письмо для устранения недоразумений, всегда сохраняйте позитивный тон. Это делается для того, чтобы это не вызывало дальнейших споров.
• Не всегда пытайтесь добавить свою точку зрения. Во-первых, прочитайте, что говорят другие, и попытайтесь проанализировать, думают ли они лучше вас.
• Не тратьте слишком много времени на ответ кому-либо. Отправитель обычно ищет от вас быстрых ответов.
• Ваше письмо должно быть точным и прямым, чтобы получатель быстро его понял.
• Предположим, кто-то просит вас о помощи, но вы не можете этого сделать. Вы должны проявить сожаление и упомянуть, что не можете им помочь.
• Если на некоторые ответные письма требуется отрицательный ответ, убедитесь, что это не оскорбляет получателя.

Для справки ниже приведены образцы писем-ответов, которые вы можете использовать в будущем.

Бесплатные образцы ответных писем

Дата

Адрес получателя

Уважаемое имя получателя,

Мы действительно очень благодарны вам и сотрудникам, которые так усердно работали за нашу помощь. Вы выполнили свою работу в установленные сроки.

Пишу это письмо в ответ на ваше письмо, полученное 22 марта 2021 года. Я прочитал, что вы ожидаете повышения зарплаты в этом году. Я знаю, что вы провели с нами отведенное время и показали себя с лучшей стороны.

Я очень рад сообщить вам, что ваша зарплата значительно повысится благодаря вашей лучшей работе в прошлом году. Наряду с этим наш офис запланировал предоставить вам некоторые вкусности в качестве поощрения, чтобы помочь вам усердно работать в ближайшем будущем. Мы обязуемся обеспечить увеличение дохода на 10% в этом году.

Мы рады, что вы являетесь частью нашей компании. С нетерпением жду вашего хорошего выступления.

Спасибо

С уважением,

Имя отправителя

Ответное письмо другу

Дата

Дорогой друг,

Прежде всего, я хотел бы поблагодарить меня за ваше приглашение на вечеринку состоится 31 марта 2021 года.

Пишу это письмо в ответ на ваше приглашение. Мне действительно очень жаль, что я не смогу быть частью вашего успеха, так как это конец года. Конец года накладывает на нас много обязанностей по подаче деклараций о доходах и накладывает на нас большую нагрузку.

Тем не менее, я буду молить Бога о том, чтобы Он дал вам все самое лучшее, принес вам успех и хорошее продвижение по службе в будущем. Надеюсь, вы поймете мою проблему, но уверяю вас, что встречусь с вами к концу апреля.

С уважением,

Имя отправителя

Письмо-ответ на зарегистрированную жалобу

Адрес клиента

Дата

Уважаемое имя клиента,

Мы очень сожалеем, что вы столкнулись с неудобством. Мы получили ваше письмо с жалобой 22 марта 2021 года. Нам очень жаль, что наш продукт не был доставлен в хорошем состоянии, как ожидалось.

В (название компании) мы гарантируем поставку продукции надлежащего качества по разумным ценам. Мы заверяем наших клиентов, что они будут удовлетворены и предоставить хорошие отзывы о нашей продукции. Однако ваш случай был другим, и мы искренне извиняемся за такие результаты. Мы гарантируем, чтобы обеспечить лучшее качество продукции и надеемся получить лучшие отзывы от вас.

Кроме того, мы сожалеем, что не можем решить эту проблему вовремя, так как сейчас мы заняты финансовыми обязательствами на конец года. Тем не менее, мы заверяем вас, что проблема будет решена к апрелю, и вы сможете эффективно расследовать, что случилось с продуктом.

Примите наши извинения за задержку предоставления услуг и решения вашей проблемы.

С уважением,

Подпись отправителя

Полное имя

Название о работе и название компании

Адрес компании

Шаблон письма с ответом

Название компании

Дата

Адрес приемника

Zip Код

Уважаемый

приемник

Zip Code

Уважаемый

приемник Имя

В первом абзаце укажите спасибо или извините, если это необходимо. Это ситуационная оговорка, которую нужно добавить к вашему письму.

В следующем абзаце укажите причину написания этого ответного письма. Также, пожалуйста, запишите дату, когда вы впервые получили от них письмо.

Во втором абзаце упоминается, какое решение вы получите для них, если это жалоба, и насколько это хорошо. Если вам жаль помогать им в какой-либо ситуации, упомяните, что вы не можете им помочь. Ваша идея должна быть короткой и точной для получателя.

В конце предложения будет запрос, почему вы не можете помочь им, если это необходимо.

Напишите благодарность в конце предложения.

С уважением,

Ваше имя

Письмо-ответ на заказ

Тема: Заказ подтвержден или подтвержден для женских кошельков было подтверждено. Идентификатор вашего заказа: 3096145520.

Ваш заказ все еще находится в обработке и будет отправлен после упаковки в течение 24 часов. Вы можете отслеживать свой заказ по идентификатору заказа, посетив наш веб-сайт.

Кроме того, вы получите второе письмо в ответ после отправки и доставки. Мы прилагаем все усилия как команда, чтобы предоставить вам качественную продукцию и доставить ее в установленные сроки в период пандемии. Наши представители обеспечат наилучшие результаты, чтобы помочь вам.

Пожалуйста, не удаляйте это письмо, так как оно поможет в дальнейшем общении.

Спасибо

С уважением,

Название команды и компании

Образец формы ответного письма

Ваш адрес,

Название бизнеса

почтовый индекс

Номер телефона

Название клиента

Уличный адрес

Zip -код

Дата:

. В ближайшее время мы обработаем ваш запрос и деактивируем карту с номером xxxxxxx886.

Кроме того, мы передали ваш запрос в службу безопасности, и вскоре они выполнят вашу работу. Оставайтесь на связи с нами для получения дополнительной помощи.

С уважением,

Имя отправителя

Должность

Название банка

Как профессионально написать ответ по электронной почте| eJOY ENGLISH

Неважно, какую работу вы выполняете и на какой должности работаете, большинство из нас каждый день получают как минимум несколько электронных писем. Знание того, как профессионально написать ответ по электронной почте, является одним из обязательных навыков. Если вы недостаточно уверены в этом навыке, давайте улучшим его, прочитав этот пост.

Что такое ответное электронное письмо?

Имя уже сказало нам все. Ответное электронное письмо — это просто электронное письмо для ответа на другое электронное письмо. В бизнесе это тип электронного письма, которое вам придется писать каждый день. Это может быть электронное письмо с подтверждением встречи, электронное письмо с утверждением заявки, электронное письмо с ответом на запрос, электронное письмо с отклонением приглашения или договора, электронное письмо с подтверждением и т. д. Таким образом, нашими получателями могут быть все, кого вы встречаете во время работы: ваш партнер, ваш клиент, ваш начальник, ваш коллега.

Поскольку поддержание высоких стандартов деловой переписки является признаком профессионализма, ответ по электронной почте должен быть хорошо написан в любом случае. Плохо структурированные и непрофессиональные ответы могут даже потенциально привести к провалу в бизнесе. Итак, как написать ответ по электронной почте?

Типы ответов и их формат

Существует множество различных типов ответов по электронной почте, в зависимости от того, как вы их разделяете. Вы можете основываться на своем намерении, своем формате или на том, кому вы отправляете электронное письмо. В этом посте мы разделим ответные письма на 2 типа:

Автоматический ответ

В наш век технологий вам не нужно отправлять электронные письма одно за другим, чтобы уведомить ваших клиентов о том, что вы получили их заказ или что-то в этом роде. С помощью интеллектуального приложения мы теперь можем легко отправлять автоматические ответы. Этот тип ответа говорит им, что вы, возможно, не можете ответить мгновенно, но вы на нем.

Личный ответ

Этот тип электронной почты — то, что нам действительно нужно, чтобы научиться писать. По сути, в бизнесе ответ по электронной почте также будет соответствовать обычному этикету написания профессиональных электронных писем. Изучая, как написать ответ по электронной почте, вы должны не забыть включить:

Ответ по электронной почте имеет много разных типов (Фото из CA4A)

Строка темы

Он должен служить двум целям: Предоставление информации о том, что вы получили их электронные письма, и информирование их о том, что на их запрос следует ответить в ближайшее время.

Например:

Мы получили ваше письмо! Держись!
Мы работаем над вашим запросом. Мы на нем.

The Opener

Просто подумайте, что эта строка предназначена для приветствия получателя. Конечно, мы должны поздороваться по имени. Некоторое программное обеспечение поможет вам автоматически вставить имя получателя в вашу электронную почту (из его имени электронной почты). Если нет, достаточно простого приветствия, такого как «Привет».

Пример:

Здравствуйте, мистер Смит,

Уважаемый мистер Поттер,

Тело

В этой части вы четко объясните, почему вы отправляете это письмо:

-ответ, ваша цель должна состоять в том, чтобы сообщить им, что их запрос был получен и что вы собираетесь дать подробный ответ, чтобы помочь им.

Окончание

«Спасибо» обязательно в почти каждом электронном письме. Некоторые слова, такие как «Спасибо за письмо!» достаточно вежлив. Вы также можете написать благодарственное предложение и другое завершение, например, С уважением, С наилучшими пожеланиями и т. д.

Подробнее

• Как вежливо написать электронное письмо о переносе встречи?

Примеры написания ответа по электронной почте

Утверждение заявки

«Уважаемая миссис Блэк,

Добро пожаловать! Ваша заявка в ABC одобрена. Мы очень рады видеть вас в числе наших новых кодеров.

Миссис Блэк, как мы уже говорили в последних письмах, наша цель в ABC — стать одним из лучших сайтов, где можно проводить онлайн-уроки английского языка для студентов со всего мира. Наш сайт с миллионами пользователей нуждается в отличных программистах для обслуживания. И, конечно же, мы надеемся, что именно вы сможете это сделать.

Вот ваши данные для входа:

Имя пользователя: Мелина Блэк
Пароль: 12345678

Вся команда ABC надеется на дружеские и профессиональные рабочие отношения с вами. Если вам нужна какая-либо информация или поддержка, пожалуйста, дайте нам знать.

Спасибо.

Отклонение приглашения

«Уважаемый г-н Чен,

Простите за задержку с ответом на ваше письмо. Недавно я был в процессе создания собственного стартапа, поэтому я был очень занят.

Я очень ценю Ваше приглашение работать в Вашей компании. Однако, как я уже сказал выше, время, возможно, не подходит для того, чтобы принять ваше приглашение.

Спасибо за понимание.

С уважением»,

Ответ на запрос клиента о предоставлении информации о вашем продукте или услуге

«Уважаемая миссис Джонс,

Спасибо за ваш запрос о нашей новой услуге уборки офиса. В настоящее время мы предоставляем услуги с самым высоким рейтингом в районе Чикаго. Для того, чтобы предоставить вам оценку стоимости наших услуг и дополнительную информацию, я хотел бы назначить встречу в вашем офисе в любой рабочий день.

Не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте или звонить по горячей линии, если у вас возникнут дополнительные вопросы. Я надеюсь, что мы сможем предоставить вам наши услуги в ближайшее время.

С уважением»,

О чем следует помнить

Держу пари, что из приведенных выше примеров вы должны были знать, как эффективно писать ответ по электронной почте, будь то положительные или отрицательные электронные письма, которые приходят к вам.

Подводя итог, мы должны убедиться, что наши ответы по электронной почте:

Ясные, прямые и недвусмысленные

Вам нужно знать, о чем вас просят и что вы хотите сказать в письме. Только пишите коротко и кратко, потому что нет смысла писать тысячи бесполезных слов.

Отвечайте один на один (между вами и читателем)

Вы обязательно должны взять на себя ответственность за свой ответ по электронной почте и говорить напрямую с получателем.

Например, вместо того, чтобы писать:

Буду признателен, если вы сможете отправить окончательный договор завтра.

Пишите:

Буду очень признателен, если вы сможете отправить окончательный договор завтра.

Не забудьте ответить в течение 24 часов

В бизнесе все должно быть быстро. Отвечать на электронное письмо в течение дня (24 часов) — это хороший этикет. Конечно, мы должны ответить как можно скорее, чтобы ваш получатель был уверен, что вы уважаете его и что его опасения услышаны.

В некоторых случаях, если электронное письмо, которое вы получаете, является экстренным или сильно выраженным, телефонный звонок может быть более уместным, чем тратить время на написание электронного письма.