Перевод деловых документов

как написать, структура, образец, примеры с переводом

Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма. Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле. И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.

Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.

Структура делового письма на английском

Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:

Конечно, у каждого письма есть своя структура. Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.

Ключевые моменты:

• 
  Адрес отправителя

  Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.

  78 Staroselskaya Street, 54
  Moscow, 139293
  Russia

• 
  Дата

  Дата может писаться разными способами:

  11 January, 2021
  
  January 11th, 2021
  
  January 11, 2021
  
  11th January, 2021

  Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.

• 
  Адрес получателя

  Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.

  34 Oxford Street, 12
  
  London 12893
  
  England

• 
  Обращение

  Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):

  Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам
  Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун
  Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун
  Dear Customer – Уважаемый покупатель
  Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редактор

  Это была шапка, которая является началом каждого письма.

• 
  Вступление

  Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т. д.).

  Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.

• 
  Основная часть

  Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т.д.

  В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.

  Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.

• 
  Заключение

  Заключаем письмо вежливой фразой:

  Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите. И Yours faithfully, – если человек незнакомый.

  ?

  После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:

  Maggie Simpson.

Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом

Поговорим подробнее о фразах, которые мы можем использовать в разных частях письма. Не забудьте сохранить эту таблицу себе — она очень пригодится, когда вы будете набивать руку в написании писем.

Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can’t, don’t и т.д. Все слова пишутся полностью.

Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij

Образцы деловых писем на английском

Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много. Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:

• Письмо-жалоба
• Письмо-запрос
• Благодарственное письмо
• Письмо-извинение

Готовы? Ух, что сейчас будет!

Письмо-жалоба на английском

Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.

Dear Sir,

I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.

To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.

Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.

Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water. It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items. After three days I did not want to stay any longer and returned home.

As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.

Yours faithfully,

Sue Jim Pelton.

Перевод:

Уважаемый господин,

Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая. Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.

Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.

Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.

В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды. Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.

Как Вы можете себе представить, я очень расстроен. Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.

Искренне Ваш,

Сью Джим Пелтон.

Письмо-запрос на английском

Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.

Dear Sir or Madam,

I would like to rent a car in your town from 14 September till 24 September.

I need quite a big car for a family of 4 people. We would like to visit some nearby towns, so it would be great if we could use the car there too. I am ready to spend at around £195.

Could you please send me the pictures of the cars and prices? Is the mentioned time available? Could I take the car at the airport?

I am looking forward to you reply.

Yours faithfully,

James Li

Перевод:

Уважаемый сэр или мадам,

Я хотел бы арендовать автомобиль в вашем городе с 14 по 24 сентября.

Мне нужна довольно большая машина для семьи из 4 человек. Мы хотели бы посетить несколько близлежащих городов, так что было бы здорово, если бы мы могли воспользоваться машиной и там. Я готов потратить около 195 фунтов.

Не могли бы вы прислать мне фотографии автомобилей и цены? Доступно ли упомянутое время? Могу я взять машину в аэропорту?

C нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джеймс Ли

Благодарственное письмо на английском

Благодарственное письмо – это самое приятное письмо, которое можно получить от кого бы то ни было. Согласны? Выразите благодарность директору компании-партнёра за успешное сотрудничество!

Dear James Craft,

I am writing to thank you for sending the samples of required goods. We would like to order all of the goods in the amount of 5 pieces each. We will appreciate early delivery.

We look forward to a successful working relationship in the future.

Yours  faithfully,

The manager of Viva Cosmetics Company.

Перевод:

Дорогой Джеймс Крафт,

Я пишу, чтобы поблагодарить Вас за отправку образцов запрошенных товаров. Мы хотели бы заказать все товары по 5 штук. Мы будем благодарны за быструю доставку.

Надеемся на успешное сотрудничество в будущем.

С уважением,

Менеджер косметической компании Viva.

Письмо-извинение на английском

Вы – хороший исполнитель, но по какой-то причине не отправили заказ клиенту в указанный срок? Выгодное предложение может помочь снова расположить к себе обиженного заказчика.

Dear Mr Burlington,

Please accept our sincerest apologies for not sending your order in time. We would like to correct the mistake and give you 70% discount on the next order.

We hope you will accept our apologies.

Yours faithfully,

Linsa International Inc.

Перевод:

Уважаемый мистер Берлингтон,

Примите наши искренние извинения за то, что не отправили Ваш заказ вовремя. Мы хотели бы исправить ошибку и предложить Вам скидку 70% на следующий заказ.

Мы надеемся, что Вы примете наши извинения.

С уважением, Linsa International Inc.

Примеры ответа на деловое письмо на английском

Надеемся, у вас получилось разобраться с тем, как составляются формальные письма. Но как правильно отвечать на них? Мы поможем вам составить письма-ответы.

Первый пример связан с ответом на заказ товаров у фирмы.

Dear Sir / Madam,

I am writing with reference to your letter about our sample goods. Thank you for your confidence to our company. We will send you our products as soon as possible. Would you prefer to pay in cash or by a credit card? What day and time is available for you to take the order from a courier?

Yours faithfully,

The manager of Elsa Company.

Перевод:

Уважаемый Сэр / мадам,

Я пишу, ссылаясь на Ваше письмо о наших образцах товаров. Спасибо Вам за доверие к нашей компании. Мы вышлем Вам продукты как можно скорее. Вы предпочитаете платить наличными или кредитной картой? В какой день и в какое время Вы можете принять заказ у курьера?

С уважением,

Менеджер компании Elsa.

Как видите, в ответном письме также можно (и даже нужно!) задавать вопросы менеджеру, если что-то осталось не понятным для вас.

А вот ответ на приглашение на конференцию:

Dear Mr Phillips,

I am honored to be invited to the conference on Ancient Egypt to be held 4th-6th December in London. I found the brochure will all the details, thank you! I have just one question: could anyone meet me at the airport?

I am looking forward to visiting London!

Very truly yours,

Magda Benfey,

Chairperson.

Перевод:

Дорогой мистер Филлипс,

Для меня большая честь быть приглашенной на конференцию по Древнему Египту, которая состоится 4-6 декабря в Лондоне. Я нашла брошюру со всеми подробностями, спасибо! У меня только один вопрос: может ли кто-нибудь встретить меня в аэропорту?

Я с нетерпением жду приезда в Лондон!

Искренне ваша,

Магда Бенфей,

Председатель.

Составление грамотных писем – вещь не простая. Как думаете, сколько писем нужно написать, чтобы стать уверенным в себе и больше никогда не бояться этого делать? По опыту учителей нашей школы можем сказать, что много… Да и без наставника сложно. Нужен тот, кто сможет проверить и объяснить, почему так, а не иначе. Записывайтесь к нам на занятие, если пока не решились – мы вас не укусим! Зато вы уже после первого (и, заметьте, бесплатного!) занятия у вас будут ценные знания! После усвоения такого навыка вашему начальнику не останется ничего другого, кроме как дать вам повышение! Что ж, ставьте уведомление о первом уроке и до встречи в Zoom!

Деловое письмо на английском: образец, примеры с переводом

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

1. Основные типы деловых писем
2. Общие принципы написания
3. Составные части письма
4. Стандартные выражения
5. Электронные письма

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

• Поздравление – Congratulation Letter
• Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
• О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
• Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
• Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
• Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
• Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
• Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
• Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
• Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc. ), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Рекомендую

 

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов. Эта книга станет вашим помощником и надежным партнером на долгое время.

 

 

 

 

Для тех, кто хочет прокачаться в деловом и бизнес английском более основательно и с упором на самостоятельность, необходимо пройти хороший Деловой курс. Сделать это можно онлайн, например, на сайте Puzzle English. Интерактивный курс состоит из ряда видео уроков с носителем, перед прохождением каждого из которых вы знакомитесь с необходимыми словами и выражениями, во время просмотра — можете использовать субтитры, а после усвоения — закреплять новый материал с помощью домашнего задания. Для приобретения этого курса вам нужно перейти на страницу покупок и выбрать из списка предложений «Деловой курс».

 

Если вам необходим индивидуальный подход, то специально для таких целей небезызвестная онлайн школа EnglishDom разработала курс Бизнес Английский, где вы поэтапно пройдете 30 уроков один на один с квалифицированным преподавателем — по Скайп. А на выходе сможете уверенно вести не только переписку, но и деловые переговоры. Подробнее о программе курса — на странице с описанием. Там же вы можете оставить заявку на бесплатный пробный урок.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You’re и т.д.
2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

• Заголовок (шапка):
  А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
  Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
  В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
• Приветствие (обращение), или как начать письмо.
• Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
• Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
• Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
• Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
• Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

 

 

May24, 2015

 

Dear Sirs,

 

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

 

Yours faithfully,

 

(Signature)

John Stewart

 

Sales Manager

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)

Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your… – Относительно вашего…

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

 

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

 

24 September, 2015

 

Dear Mr Stewart

 

Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,

 

RobertBrown

 

General Manager

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Рекомендую:

Кто еще не знаком с EnglishDom, рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать  деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение — 2 урока в подарок при оплате 10 уроков. Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

Профессиональный перевод деловых писем

Быстрый перевод писем для любого бизнеса

В то время как электронная почта и Twitter по-прежнему широко используются для широкого круга деловых и маркетинговых целей, обычная почта и деловые письма по-прежнему необходимы для большинства профессиональных компаний, частных или малых предприятия. Будь то ответные письма, письма-запросы или даже брошюры или маркетинговые материалы, перевод деловых писем необходим для общения в глобальном масштабе. Международные рынки и клиенты находятся в центре внимания многих компаний, и 9Перевод делового письма 0005 этим лицам требует профессионального качества и точности. Чтобы запросить перевод деловых писем или перевод писем для любых целей, просто воспользуйтесь меню слева, чтобы получить оценку, или напишите нам по адресу [email protected], чтобы получить более индивидуальное предложение по нашим чрезвычайно низким расценкам.

Лишь несколько недавних случаев перевода деловых писем включают страховую компанию в Мичигане, которой требовался перевод делового письма с объяснением страховых выплат новому клиенту/члену в Таиланде. Мы выполнили перевод страхового письма с английского на тайский в течение одного дня, включая корректуру для обеспечения качества. Еще один недавний пример 9Служба быстрого перевода 0005 — это рекламное письмо, для которого мы предоставили перевод с английского на итальянский всего за несколько часов. Рекламное письмо было частью презентации, которую наш клиент проводил перед аудиторией, говорящей по-итальянски. С того момента, как он сел в свой самолет в Нью-Йорке, и до того момента, как он добрался до Парижа, он отправил свой первоначальный запрос, получил наш ответ и смету, а также получил завершенный перевод делового письма на итальянский язык.

Перевод деловых писем в Услуги по переводу финансовых писем

Другие недавние письменные переводы, которые мы предоставили, варьируются от иврита до английского перевода до русского делового перевода для того же самого. Перевод деловых писем осуществляется во многих отраслях; все, от перевода по информационным технологиям (да, даже технари иногда отправляют обычную почту) до юридического перевода и технического перевода до медицинского перевода. Юридическая сфера особенно часто нуждается в переводе писем, которые они рассылают, большинство из которых нуждаются в переводе для клиентов в том же штате или городе. Специалисты из Нью-Йорка обслуживают многих клиентов, говорящих на самых разных языках. Для нас не было бы редкостью предоставить перевод с английского на польский письма жителю Нью-Йорка от имени его или ее адвоката или бухгалтера. Информация о медицинском страховании также рассылается обычной почтой, и иногда людям требуется технический перевод для того, чтобы понять содержание, даже если они могут говорить по-английски. Письменный перевод является одним из наиболее часто запрашиваемых переводов как частными лицами, так и предприятиями. Чтобы получить надлежащий и точный перевод, свяжитесь с представителем переводческой компании Tomedes или менеджером по лингвистическим услугам сегодня по адресу [email protected] или позвонив в офис в одном из наших трех международных офисов.

Примеры формата делового письма [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

Общение в наши дни — это отправка электронной почты, ввод текстового сообщения или подключение через социальные сети. Составление фактического письменного делового письма и обеспечение того, чтобы оно было в профессиональном формате, может показаться устаревшим, и все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может выделиться. Письменные письма остаются важной и, возможно, даже решающей частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что сообщения на бумаге могут быть более запоминающимися и полезными, чем сообщения, отображаемые на экранах, например электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также, скорее всего, будет выделяться, если оно будет доставлено через ваш почтовый ящик, а не в папку «Входящие». (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо свидетельствует о приверженности делу, потому что автор достаточно заботился о обсуждаемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу. Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что произошло, который обе стороны могут сохранить. Иногда события, отмеченные буквами, настолько важны для компании, что становятся ценным сувениром.

Хотя деловые письма по-прежнему имеют значение, они могут повредить вашей профессиональной репутации, если они полны орфографических и грамматических ошибок. Официальное деловое письмо, которое не оформлено должным образом, также может свидетельствовать о том, что автор неопытен, непрофессионален или не ориентирован на детали — все первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, каждому владельцу малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать деловое письмо профессионального вида. Типы форматов деловых писем могут включать:

• Сопроводительные письма
• Благодарственные письма
• Письма-жалобы
• Письма о корректировках

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

• Сопроводительные письма. Отправляемое с посылкой, отчетом или другим предметом. Цель сопроводительного письма — описать, что вложено, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
• Благодарственные письма. Они отлично подходят для налаживания контактов и установления контактов. Не пишите просто «Спасибо за» и не останавливайтесь на этом. Предоставьте более подробную информацию о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите вторым выражением благодарности.
• Жалобы. Суть таких писем в том, чтобы продемонстрировать, что вы недовольны, но не слишком злитесь. Предложите, как получатель письма мог бы исправить ситуацию.
• Корректировочные буквы. Это ответ на письмо-жалобу. Суть в том, чтобы быть скромным в ответе и предлагать возможные решения. Вы хотите не сжигать мосты и вместо этого использовать свой ответ как инструмент построения отношений.
• Письма с плохими новостями. Главное в письмах с плохими новостями — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямота. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему или ей плохие новости.
• Благодарственные письма.  Они предназначены для подтверждения того, что вы получили предмет от кого-то или что вам известно о факте или ошибке, на которые они указали. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
• Памятки . Часто используемые для распространения важных новостей и указаний внутри компании, смысл заметок в том, чтобы быть быстрым и точным в ваших сообщениях.
• Поздравительные письма. Идея этих типов писем состоит в том, чтобы оставаться на месте и избегать чрезмерного или насмешливого звучания. Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительные отзывы, которые вы уже слышали. Держите письмо кратким.
• Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
• Письмо-запрос. Суть таких писем в том, чтобы просить о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
• Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или зацепки в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете. Не забудьте предоставить информацию, чтобы они могли легко ответить.
• Заявления об увольнении. Речь идет об уведомлении о том, что вы уходите с должности, предоставлении последнего рабочего дня и объяснении причин, по которым вы уходите.

Вот основные сведения, которые необходимо знать при написании делового письма:

Примеры формата стандартного делового письма

Не знаете, как написать деловое письмо? Давайте рассмотрим пример: Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Что Смит должен иметь в своем письме? Как должно быть оформлено ее деловое письмо?

Части делового письма

Хотя существуют разные стили делового письма, большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из семи частей. Посмотрите пример делового письма ниже:

1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
2. Дата. Должно быть сразу видно, когда письмо было написано. Таким образом, получателю будет легче напомнить, когда и почему письмо было написано, особенно если оно было связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы ваш помощник искал адрес, чтобы отправить письмо (или вы не хотите, чтобы вам снова приходилось искать адрес самостоятельно).
4. Приветствие. «Кого это может касаться» — верный способ отправить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно, чтобы в адресе получателя и приветствии было имя, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
5. Корпус. Обычно разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом общении, ясность и краткость, как правило, лучше всего сказываются на авторе.
6. Закрытие/подпись. Подпись придает письму индивидуальный характер, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных предметов, прилагаемых к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Форматы интервалов и шрифтов

Правильный межстрочный интервал и презентация в деловом письме важны, когда дело доходит до передачи профессионализма в деловом письме. Итак, какой должна быть правильная форма делового письма? Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость превыше индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Какой правильный интервал в деловом письме? Вот правила интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловых письмах:

Выравнивание. Все правильные стили деловых писем выравниваются по левому краю. На протяжении десятилетий считалось, что такое выравнивание лучше всего подходит для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны быть разделены одинарным интервалом между предложениями, чтобы максимально увеличить место на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие часто используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Удобочитаемость имеет решающее значение, когда речь идет о шрифтах, поэтому избегайте творчества и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов. Если в тексте вашего письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшать размер шрифта.

Поля. Каковы наилучшие поля для делового письма? Большинство экспертов сходятся во мнении, что поля шириной 1 дюйм являются лучшими, потому что они максимизируют пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках читайте ниже.)

Формы с отступом и блочные форматы деловых писем

Делать отступ или не делать отступ? Вот в чем вопрос. На самом деле это вопрос того, насколько формально вы хотите, чтобы письмо выглядело. Например, вы можете захотеть, чтобы блочный формат передал формальность, если вы жалуетесь на что-то, но полублок может передать приятный, «формальный свет» в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блочный, модифицированный блочный и полублочный. Вернемся к нашему примеру со Смитом, писавшим Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: блочное форматирование, модифицированное блочное форматирование и полублочное форматирование.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
Сан-Хосе, Калифорния 95113

Уважаемый мистер Уайльд:

Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов и все слева. Если вы задаетесь вопросом, насколько официальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Модифицированное форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайльд:

Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но слева все не выстраивается. Это просто немного менее формально. В этом случае Смит может быть разумнее придерживаться блочного формата, но она может переключиться на модифицированный блочный формат, как только у нее появятся рабочие отношения с Уайлдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Mr. Хосе, Калифорния 95113

Уважаемый мистер Уайльд:

Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это почти блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть на абзацы без отступов), полублочный формат — хороший компромисс.

Тон для форматирования делового письма

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно направлено на достижение ваших бизнес-целей или, по крайней мере, на серьезное отношение к вам. Вот несколько важных советов, когда речь идет о задании соответствующего тона в письме:

• Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
• Сделайте ваш тон разговорным, но профессиональным.
• Обычно рекомендуется как можно быстрее перейти к делу. Как любил говорить Бенджамин Франклин, «время — деньги».
• При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить неудовольствие, но тон не должен быть откровенно гневным. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
• При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте краткий и профессиональный тон делового письма, но также учитывайте чувства читателя. Вы не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к делу. Вы захотите смягчить удар: «Мы были рады узнать, что ваша компания заинтересовалась нашим программным обеспечением для управления продажами». Важно быть искренним и попытаться донести до адресата вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому, к сожалению, у нас пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту». Закройте с доброжелательностью, а также потенциальное решение. «Извините, у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим завязать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я буду рад обсудить подробности по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения».
• При написании служебной записки обязательно используйте предельно четкий, по существу, деловой тон. Памятки часто являются внутренними сообщениями компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на тонкости. «Наши новейшие брошюры о программных продуктах готовы к печати. Пожалуйста, размещайте заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей».

Выбор слов и грамматика

Выбор слов может решить или сломать эффективность написания вашего делового письма. Стремитесь к прямоте в своем языке, избегая таких слов, как «попробовать», «просто», «вероятно» и «может быть». Держите язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда пытаются казаться умнее, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поиск по словарю и тезаурусу в Интернете. В тех случаях, когда письмо особенно важно, полезно также, чтобы кто-то еще отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Кроме того, используйте глаголы с активным и пассивным залогом. Активный голос показывает, что вы отвечаете за свои действия и несете ответственность за них. (Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение к 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено к 1 сентября».)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютеризированных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы поддерживаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и должность, чтобы избежать путаницы из-за вашего почерка. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами. Также не забудьте поставить четыре пробела между завершающим словом и напечатанным именем, чтобы было достаточно места для подписи.

Электронная почта Форматы деловых писем

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно показывает, что тот, кто отправил письмо, настроен серьезно. Легко быстро написать кому-нибудь электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно будет по-настоящему подумать о том, что вы пишете, перепроверить, чтобы убедиться, что нет глупых ошибок, а затем положить письмо в конверт и отправить по назначению.

Однако иногда время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки

Избегайте рутинных ошибок в своем деловом письме, потому что они предполагают неряшливость. Пропустите текст через Grammarly, чтобы перепроверить:

.

• Грамматические проблемы
• Опечатки
• Повторяющиеся слова
• Пунктуационные ошибки

Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете. Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить, правильно ли вы их пишете.

Форматы фирменных бланков

Вы также можете рассмотреть возможность использования формата делового письма с фирменным бланком для писем вашей компании, поскольку он обеспечивает профессиональный вид и информативность. Наличие канцелярских бланков с фирменными бланками похоже на веб-сайт компании: это указывает на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация. Если вы используете фирменные бланки, вам нужно будет не забыть соответствующим образом отрегулировать поля и форматирование.

Написание деловых писем является фундаментальным навыком для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы настроены серьезно, потому что вы позаботились и потратили время на его написание, форматирование, печать и отправку по почте. Если бизнес получает письменную жалобу по почте, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос без внимания. Точно так же письменное благодарственное письмо гораздо мощнее и эффективнее, чем благодарность, переданная по электронной почте.

Однако деловое письмо теряет свою силу, если оно оформлено непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или содержит грамматические и орфографические ошибки.