Перевод деловых документов

как написать, примеры, фразы и образец

Структура письма

У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:

• Адрес отправителя
• Дата
• Адрес получателя
• Приветствие
• Вступление
• Основная часть
• Заключение
• Вежливое окончание
• Подпись

Поговорим подробнее про каждый из элементов делового письма.

Промокод на уроки английского в Skyeng

Забери свой промокод и получи до 3‑х уроков английского языка в нашей школе в подарок

Адрес отправителя

Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма. А вот в США местожительство адресанта принято указывать в верхнем левом углу (над датой). Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.

Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:

О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобритании, читайте чуть ниже.

Дата

Когда указываете дату в деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год. Мы уже разбирали в одной из статей общие правила написания дат в письмах.

Как правило, дата пишется в правом верхнем углу письма под адресом получателя, но может быть и слева. Пример написания даты в британском формате:

А вот пример написания даты по-американски:

Адрес получателя

Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:

• Имя и фамилия получателя
• Должность
• Название отдела (при необходимости)
• Название организации
• Номер дома, название улицы, номер офиса
• Город
• Индекс
• Страна

Пример:

Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список используемых в письмах сокращений можно найти здесь.

Пример:

Приветствие

Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:

• To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): если не знаете имени, пола и должности получателя;
• Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата;
• Dear sir / Dear madam (Уважаемый господин / Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата;
• Dear Mr Johnson / Dear Ms/Mrs Johnson / Dear Dr Johnson / Dear Prof Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя. Обратите внимание, что Ms предпочтительнее Mrs при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо Mr/Ms;
• Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для небинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной;
• Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов;
• Dear Gary / Dear Phoebe (Дорогой Гэри / Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.

Обратите внимание на знаки препинания в обращении. Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:

• Dear Mr Styles,
• Dear Ms Nielsen,

В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

• Dear Mr. Reynolds:
• Dear Ms. Halliwell:

Вступление

В первом абзаце вы должны сообщить о цели делового письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:

Для ответных писем:

• I am / we are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
• We/I recently wrote to you about… — Мы/я недавно писали/писал вам о…
• With reference to your letter of 15 June, I. .. — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
• In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
• I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
• Further to your last email… — Отвечая на ваше последнее письмо…

Для выражения благодарности:

• Thank you for your letter regarding the… — Спасибо за ваше письмо о…
• Thank you for your letter of 6 May inquiring about… — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о…
• Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
• I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
• We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about… — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
• In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in… — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…

Для формулировки общей цели:

• I am / we are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью: inform you that… проинформировать вас о… confirm… подтвердить… enquire about… уточнить… complain about… пожаловаться на…
• I recently heard about… and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Для обращения с просьбой:

• I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
• We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
• I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
• Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
• Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
• It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…

Для сопроводительных писем:

• I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
• I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.

Для писем-жалоб:

• I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
• I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
• I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff / some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды / некоторых людей в службе по работе с клиентами…

Основная часть

Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте к письму еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.

Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это по-английски:

• We/I regret to inform you that… — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
• I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
• Unfortunately, we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
• It is with great sadness that we inform you that… — С огромным сожалением мы…
• After careful consideration we have decided to. .. — После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…

Заключение

Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также просьбу о действии. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключительной части письма можете использовать следующие фразы:

Для вложений (файлы, фото/видео):

• Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
• Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)

Для предложения помощи:

• If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
• Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
• If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам.

Для продолжения общения:

• I/we would appreciate your reply at your earliest convenience / at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности / в удобное для вас время.
• I am looking forward to hearing from you soon / to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа / встречи с вами на следующей неделе.
• Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
• I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
• We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
• I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
• We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.

Для срочных вопросов:

• Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
• Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.

Для извинений:

• Once again, I am / we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалею/сожалеем, что потратили столько вашего времени.
• Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.

Для благодарности:

• Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
• Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
• Thanks again for your assistance, consideration and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.

Подпись

Наиболее формальные варианты подписей:

• Yours faithfully, — С искренним уважением (подходит, если вам неизвестно имя получателя),
• Yours sincerely, — Искренне Ваш (на тот случай, если вы знакомы с адресатом),

Менее официозные прощания в деловых письмах:

• All the best, — Всего наилучшего,
• Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями,
• Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,
• Best regards, — С уважением,

Самые неформальные подписи:

• Best, — Всего наилучшего,
• Take care! — Всех благ!

После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:

1. Имя и фамилия
2. Должность (при необходимости).

Общие советы

1. Проверяйте письма на ошибки, особенно когда доходит до имен и фамилий,
2. Соблюдайте вежливый и уважительный тон в письме,
3. Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания,
4. Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз в деловых письмах,
5. Используйте личное местоимение I (я), когда говорите о себе, и we (мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь,
6. Старайтесь использовать активный залог (active voice) в ваших письмах. Например, фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»),
7. Используйте модальные глаголы вежливости could, would и might, если о чем-либо просите получателя. Например, вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»).

   Не используйте can и will при запросах: на английском это будет звучать слишком прямолинейно.

8. Следите за форматом письма: выровняйте абзацы по левому краю и разделяйте их двойными пробелами, используйте одинарный интервал. Поля должны быть 2,5 см со всех сторон, а в качестве шрифта лучшим вариантом будет Times New Roman, 12 размер. Для печати писем используйте стандартный формат А4.

Примеры писем

Чтобы закрепить полученные знания, рассмотрим пример самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:

Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте: ничто так не закрепляет знания, как практика! Поэтому смело применяйте приемы составления деловых писем, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги за рубежом.

В качестве бонуса — наша подборка фразовых глаголов, которые пригодятся в деловом общении:

Обложка: stocksolutions/Shutterstock.com

Деловое письмо на английском языке.

Стандартные выражения, примеры !

Привет, дорогие друзья!  В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

1. Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam	(если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms	(если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank,	(В обращении к знакомому человеку)
2. Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)…	Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail…	Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now…	Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March.	Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March	Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times»	Относительно вашей рекламы в Таймс
3. Указание причин написания письма
I am writing to enquire about	Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for	Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm	Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with	Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that…	Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
4. Просьба
Could you possibly…	Не могли бы вы…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive	Я бы хотел получить……
Please could you send me…	Не могли бы вы выслать мне…
5. Соглашение с условиями.
I would be delighted to …	Я был бы рад …
I would be happy to	Я был бы счастлив…
I would be glad to	Я был бы рад…
6. Сообщение плохих новостей
Unfortunately …	К сожалению…
I am afraid that …	Боюсь, что…
I am sorry to inform you that	Мне тяжело сообщать вам, но …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
7. Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose …	Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find …	В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose …	Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails)	Вы найдете прикрепленный файл…
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of	Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring	Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of …	Мы хотели бы поблагодарить вас за…
9. Переход к другой теме.
We would also like to inform you …	Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about …	Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …	В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if…	Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about…	Я немного не уверен в …
I do not fully understand what…	Я не до конца понял…
Could you possibly explain…	Не могли бы вы объяснить…
11. Передача информации
I’m writing to let you know that…	Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…	Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that…	Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
12. Предложение своей помощи
Would you like me to…?	Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to…	Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to…	Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to …	Я с нетерпением жду,
hearing from you soon	когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday	встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday	встречи с вами в Четверг
14. Подпись
Kind regards,	С уважением…
Yours faithfully,	Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely,	(если имя Вам известно)

8 основных шагов для написания делового письма на английском языке

Последнее обновление:

9 февраля 2022 г.

Письмо?

В 21 ^м веке?

Разве бизнес не пишет только об электронных письмах, отчетах и ​​заметках?

Деловые люди постоянно пишут и читают деловые письма.

Можно отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или по электронной почте) или в виде печатной копии (распечатанной на бумаге).

Деловые письма более формальны, чем деловые электронные письма. Они сообщают что-то более официальное в деловой обстановке.

Важно правильно писать деловые письма, потому что от того, как вы их пишете, зависит впечатление, которое вы производите.

Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.

Вот список из восьми шагов, которым нужно следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.

Скачать:
Этот пост в блоге доступен в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы
можно взять куда угодно.
Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Решите, какое письмо вам нужно написать

Деловые письма имеют отправителя и получателя (лицо, которое получает письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.

В зависимости от цели написания отправителем существует несколько типов писем. Ознакомьтесь с основными типами деловых писем:

• Письмо-жалоба : Деловое письмо, написанное кем-то (лицом или компанией), неудовлетворенным продуктами или услугами, предлагаемыми компанией. При написании письма-жалобы важно стараться сохранять вежливый тон, даже если вы очень расстроены или у вас много претензий.

• Письмо-запрос : Этот тип письма пишется тем, у кого есть вопросы о деятельности другой компании. Если вы планируете написать письмо-запрос, убедитесь, что вы пытаетесь узнать как можно больше информации, прежде чем писать. Затем составьте контрольный список со всем остальным, о чем вам нужно узнать, чтобы не забыть некоторые важные моменты.

• Сопроводительные письма : Они написаны людьми, которые претендуют на работу. Обычно их отправляют вместе с резюме. Хорошее сопроводительное письмо может помочь вам получить работу, но люди, пишущие сопроводительные письма, часто делают ошибки или слишком стараются произвести впечатление на читателя.

• Письма о корректировке : Эти письма отправляются как ответы на письма с жалобами. Их может быть сложно написать, потому что ваш читатель, как правило, неудовлетворенный клиент, который надеется получить максимальную отдачу от плохой деловой ситуации.

• Письма-заказы : Этот тип делового письма отправляется для размещения заказа в компании. Письма с заказами должны содержать правильную информацию, поэтому вам необходимо перепроверить все цифры перед их отправкой. Ваш язык должен быть точным, чтобы не было места ошибкам. Лучше использовать простой и понятный язык. Длинные предложения могут быть двусмысленными (неопределенными) и трудными для понимания.

• Другие письма : Могут быть самые разные деловые ситуации, в которых люди могут писать письма. Например, человек может написать письмо…
  • , чтобы убедить других покупать их товары или услуги.
  • для рекомендации сотрудников на работу.
  • , чтобы объявить о своей отставке.

Независимо от типа делового письма, которое вы пишете, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые вы можете использовать, чтобы звучать более профессионально!

2. Напишите краткий план

После того, как вы решили, какое письмо вы собираетесь написать, важно остановиться и подумать. Напишите план, прежде чем начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы можете потерять много времени. В конце концов, вы можете легко внести небольшие изменения, но сделать большие изменения будет сложнее. Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.

Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете. Если вы пишете письмо-жалобу, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате своего письма. Если вы пишете письмо с заказом, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.

Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить. Вы можете записать полные предложения или только ключевые слова, если вы спешите. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:

1. На какую работу вы претендуете.
2. Почему, по вашему мнению, вы подходите для этой работы/почему компания должна вас нанять.
3. Почему эта работа пойдет вам на пользу.
4. Когда вы свободны для интервью.

Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна главная мысль. Это поможет читателю легче понять ваши мысли, а ваше письмо будет структурировано и логично. Ваш читатель также будет счастлив (и вы хотите, чтобы ваш читатель был счастлив), если ваши идеи хорошо связаны. Не забывайте использовать соединители для создания переходов внутри и между абзацами.

3. Используйте правильный макет и приветствие

Деловые письма имеют довольно строгие правила оформления (формат и порядок). Вам нужно указать адреса отправителя и получателя и следовать нескольким простым правилам:

• Начните с адреса отправителя. Вы можете написать это в верхнем правом или левом углу. Не указывайте свое имя или должность, потому что они появятся в конце вашего письма.

• Оставьте пустую строку и напишите дату чуть ниже адреса отправителя. Если вы пишете в компанию в Соединенных Штатах, не забудьте использовать американский формат даты: месяц, число, год.

• Оставьте еще одну пустую строку и напишите должность, имя, должность и адрес получателя. Обратите внимание на заголовки. Мы используем Mr. для мужчин, Miss для незамужних женщин, Ms. для женщин, в замужестве которых мы не уверены, и Mrs. для замужних женщин. Для женщин всегда безопаснее просто использовать Ms. Вот пример:

14 Bridge Street
Бавьера, Калифорния 92908

11 марта 2016 г.

Г-жа Джейн Смит
Менеджер по работе с клиентами
Chapman and Litt
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96522

• Начните письмо с правильного приветствия , в зависимости от того, знаете ли вы получателя и насколько хорошо вы его знаете. В американском английском мы используем двоеточие после приветствия в официальных деловых письмах. В британском английском мы используем запятую. Вот несколько примеров:

Уважаемая г-жа Смит! (Если вы знаете имя получателя.)

Дорогая Джейн: (Если вы достаточно хорошо знаете получателя и называете друг друга по имени. )

Уважаемый господин или госпожа: (Если вы не знаете имя получателя.)

Кого это может касаться: (Если у вас нет конкретного лица, которому вы пишете. Это немного более общее, чем «Уважаемый господин или госпожа». Лучше попытаться найти контактное лицо при написании письма. деловое письмо.)

• Правильно закройте письмо , в зависимости от приветствия, которое вы использовали в начале:

(Уважаемая г-жа Смит:) С уважением / С уважением / С уважением,

(Дорогая Джейн:) С наилучшими пожеланиями / С уважением,

(Уважаемый господин или госпожа: / Кого это может касаться:) С уважением / С уважением / С уважением,

• Подпишите свое имя , если вы отправляете печатную копию, а затем напишите свое имя (ваше название необязательно) и свою должность:

[Подпись]

[Мисс] Ребекка Смит
Директор по закупкам

4. Используйте словарный запас, соответствующий типу письма, которое вы пишете

В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые предложения и фразы, предложенные ниже.

• Письма с жалобами:

Я пишу, чтобы пожаловаться на…

Пишу, чтобы обратить ваше внимание на…

Я недавно купил… в вашей компании.

Не только…(товар пришел с опозданием), но…(товар тоже был бракованный)

Как вы понимаете, я был очень разочарован/расстроен, когда…

Я предлагаю получить полный возврат средств.

Я считаю, что имею право на возмещение.

Буду признателен, если вы вернете мне деньги.

Буду признателен, если вы замените товар.

Жду быстрого ответа.

• Письма-запросы:

Я пишу, чтобы узнать о…

Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о …

Буду признателен, если вы поможете мне узнать…

Не могли бы вы сказать мне, есть ли…

Меня также интересует…

• Сопроводительные письма:

Я пишу, чтобы подать заявку на должность…

Пишу в ответ на ваше объявление…

Я хотел бы подать заявку на должность…

Меня особенно интересует эта работа, потому что…

Как видно из моего резюме,…

Как вы заметили в моем резюме,…

В настоящее время я работаю в…

Я хочу работать в…, потому что…

Мои сильные стороны…

Я буду доступен для собеседования, начиная с…

Если вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.

• Буквы регулировки:

Примите наши извинения за…

Приносим искренние извинения за…

Ошибка, по-видимому, произошла из-за…

Сейчас мы работаем над…

Чтобы это больше не повторилось,…

Мы понимаем, как вы, должно быть, расстроились, когда…, но, к сожалению…

• Заказные письма:

Мы хотели бы разместить заказ на…

Мы с нетерпением ждем вашего предложения по…

Не могли бы вы уточнить цены на…

Мы с нетерпением ждем вашего подтверждения.

5

. Проверьте правописание

При написании делового письма важно правильное правописание. Если возможно, используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.

Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, старайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как написать наступит , вместо этого вы можете использовать наступит .

Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, это рассмотреть, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно заглянуть на этот сайт, где указаны основные различия.

6. Проверьте свою грамматику

 Грамматические ошибки немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — выучить правила и как можно больше практиковать их. Вы можете использовать учебники по грамматике, онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.

Еще одна вещь, которую вы можете сделать, это знать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавлять s для третьего лица единственного числа при использовании настоящего простого времени? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время перепроверить эти ошибки.

Наконец, вот список распространенных грамматических ошибок, которые люди допускают в английском языке. Убедитесь, что вы понимаете, почему они являются ошибками, чтобы не совершать их самостоятельно!

• Ваш против вы

Ошибка: Ваш уважаемый клиент, и мы хотели бы извиниться за причиненные неудобства.

Правильно: Вы ценный клиент, и мы хотели бы извиниться за неудобства, которые мы вам причинили.

Правильно: Ваш интерес важен для нас.

Объяснение: Ваш используется для выражения владения. Ты = Ты.

• Его против это

Ошибка: Важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: Мы не получили электронное письмо и его вложение .

Объяснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.

• Притяжательные существительные

Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудника связано с его низкой заработной платой.

Правильно: Отсутствие мотивации у сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Объяснение: К существительным в единственном числе мы добавляем и , чтобы выразить принадлежность. К существительным во множественном числе, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем  ’.

• Настоящее простое и настоящее продолженное время

Ошибка: Я работаю с детьми и люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с детьми и люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с этими детьми, пока их учитель находится в декретном отпуске.

Объяснение: Мы используем Present Simple для обозначения постоянных общих действий, таких как работа. Мы используем Present Continuous с временными действиями.

• Настоящее совершенное и прошедшее время

Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.

Объяснение: Настоящее совершенное время используется для обозначения действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.

• Чем против , затем

Ошибка: Наша прибыль меньше , чем в прошлом году.

Правильно: Наша прибыль на ниже, чем на в прошлом году.

Правильно: Мы проанализировали ваш запрос и затем связались с вами.

Объяснение: Мы используем , а затем для сравнения и , а затем , чтобы указать, когда что-то произошло.

Не волнуйтесь, если это покажется сложным. Английская грамматика сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой. Чтобы в вашем деловом письме не было грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент проверки грамматики, который выделит ошибки и предложит исправления для вас.

Он не идеален на 100%, и он все еще может пропускать ошибки, которые заметил бы человек.

Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, то стоит инвестировать в профессиональные услуги корректора. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было идеальным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или своим самым ценным клиентам.

В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью к Службе корректуры , онлайн-команде профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом, которые предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах. Только не забудьте сообщить им секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам право на скидку 15% на ProofreadingServices.com!

7. Проверьте пунктуацию

Очень сложно сразу сосредоточиться на разных типах ошибок — орфографических, грамматических и пунктуационных. Поэтому постарайтесь выделить время для проверки вашего письма отдельно на предмет пунктуационных ошибок.

Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обратить внимание:

• Забвение запятые

Ошибка: Мы пытались написать им по электронной почте, но ответа не было.

Правильно: Мы пытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.

Объяснение: Если вы не уверены, ставить запятую или нет, попробуйте разбить предложение на более мелкие части: Мы пытались отправить их по электронной почте. Ответа не последовало. Работает, верно? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух. Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.

• Использование восклицательных знаков или смайликов

Ошибка: Я очень расстроился, когда получил бракованный товар ! 🙁

Правильно: Я был очень расстроен, когда получил бракованный товар.

Пояснение: Восклицательные знаки и смайлики делают ваш текст довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.

• Использование слишком большого или недостаточного количества пробелов

Ошибка: Я еще не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, что имею квалификацию.

Правильно: Раньше я не обращался за работой, но сейчас попробую. Хотя я не уверен, что имею квалификацию.

Объяснение: При вводе мы используем только один пробел после запятых или точек и не используем пробел перед ними.

8. Отформатируйте письмо

Оставить форматирование на конец; это занимает меньше времени. В большинстве деловых писем используется блочный формат, выравнивание по левому краю и одинарный интервал. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было понятно, где заканчивается абзац и начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial тоже подойдет.

Вот оно! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните следующие простые шаги.

Помните, что независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, писать деловые письма «по-дружески» означает писать их «профессионально».

Тем из вас, кто очень хочет улучшить свои навыки письма на английском языке, мы рекомендуем вам ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов, изучающих английский язык, улучшать свои навыки письма, и они могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!

Всякий раз, когда вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов выше и продолжайте писать!

Скачать:
Этот пост в блоге доступен в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы
можно взять куда угодно.
Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

« Бизнес-план на английском языке: 20 ключевых терминов, которые вы должны знать

15 слов из лексики информационных технологий, которые должен знать каждый изучающий английский язык »

деловых писем | Формат делового письма, типы, примеры

Темы делового письма –

1. Что такое деловое письмо?
2. Деловые письма Формат написания Видео
3. Зачем писать Деловые письма
4. Формат делового письма
5. Деловое письмо Что следует помнить при составлении формата
6. Деловое письмо Полезные советы
7. Образцы делового письма

Деловые письма являются важным требованием в современном деловом мире. Деловые письма — это тип официального письма, отправляемого одной компанией другой или между такими организациями и их заказчиками, клиентами или другими внешними сторонами. Деловое письмо — это постоянный письменный документ, и получатель может относиться к нему более серьезно, чем к другим формам общения

Деловые письма относятся к типу официальных писем. Официальное письмо — это письмо, написанное для официальных целей с использованием определенного формата и языка.

Подробнее – Формат письма | Официальное письмо и неофициальное письмо, типы, образцы, примеры

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо пишется коммерческой фирме (или конкретному лицу).

Деловые письма могут быть написаны для различных целей. Некоторые из причин для написания деловых писем включают в себя

1. сделать запрос,
2. ответить на запрос,
3. подать жалобу, связанную с продуктом/услугой,
4. разместить или отменить заказ,
5. получить информацию о размещенном заказе и т. д.

5

Формат делового письма Видео

 
Топ
 

Зачем писать деловое письмо

0045 Поддерживает и укрепляет отношения с клиентами