Application letters — примеры деловых писем о приеме на работу на английском языке. Примеры деловые письма на английском языке

Деловое письмо на английском языке. Стандартные выражения, примеры !

englishfox.ru

Деловые письма на английском языке с примерами

Каждому из нас приходилось или придется написать деловое письмо. Такие письма требуют особой формы. В деловом письме вы можете обратиться с просьбой, с заявлением о работе, с рекламой и т. д. Сегодня поговорим о деловых письмах и посланиях на английском языке, об их структуре, принципе построения, схеме и т. д. Важно помнить, что деловое письмо должно быть кратким, лаконичным, конкретным и точным. Как написать деловое письмо по-английски?

Обычно деловое послание в английском бизнес-общении имеет определенные критерии написания и строится по определенной схеме, которую мы сегодня подробно разберем на нескольких примерах.

Принципы построения английского делового письма

Во-первых, весь текст должен быть разделен на абзацы. Красная строка в тексте не используется.Во-вторых, вверху, в левом углу письма должно быть указано полное имя отправителя или название учреждения, компании, фирмы с адресом.

Следующий шаг — указание имени адресата и название компании или учреждения, которой письмо предназначено. Адрес компании указывается с новой строки.

Что касается даты отправления, то ее нужно указать спустя три строки или в верхнем правом углу письма.

В центральной части письма помещается основной текст письма. Здесь важно помнить, что в английских письмах любого содержания нет приветствий, как это часто встречается в письмах на русском языке. Послание должно сразу начинаться с приветствия: «Dear Ann! Dear mister Smith».

Главная мысль делового письма, как правило, начинается с причины обращения: «I am writing to you to …» «I am writing to you, because…»

Как правило, письмо должно заканчиваться высказыванием благодарности («Thank you for your help…») и заключением «Yours sincerely,» если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет.

Полное имя автора и должность помещается спустя четыре строки.

Подпись автора должна быть между именем и должностью.

Пример стандартного делового письма на английском

Рассмотрим пример стандартного послания бизнес партнеру:

Mr Dick Green Goodluck-company Office 202, Entrance 3C Green Street Liverpool Great Britain

14 June 2007

Dear Dick, I’m writing to you because of your company. I would like to visit it and to make a total control of it. Tell me, please, the date when you are free and when it is convenient for you. You can call me or write on my email.

Yours sincerely, (имя адресата)

Tomas Green ______________ Managing Director Правила написания делового послания на английском

Пример написания делового письма-приглашения

Письмо-приглашение на английском имеет очень важное значение в бизнесе. Довольно часто бывает так, что вам нужно пригласить коллегу или целый коллектив на важное мероприятие, деловую встречу, деловой ужин и т. д.

Послание с приглашением на английском языке должно быть кратким, потому что деловые люди не любят, когда чтение занимает много времени. Поэтому в своем приглашении постарайтесь быть точным, кратким, конкретным и лаконичным. Письмо-приглашение следует писать задолго до самого мероприятия, чтобы человек смог спланировать свое время.

Например:

Mr Andrew BellGreen-companyOffice 400, Entrance 1CMain StreetBristolGreat Britain

14 September 2008

Dear Mr Bell,Please, come to our party on Sunday, the 27 of September at 17.00 p.m.We’ll be glad to see you and your wife, too.

Yours sincerely, _________

John Green _____________ Managing Director

Пример письма-просьбы на английском

Структура написания письма-просьбы практически ничем не отличается от структуры стандартного делового письма. Здесь должны учитываться те же нормы, что и в обычном деловом письме: указание адреса, даты, обращение и т. д.

В письме-просьбе также важно быть кратким и лаконичным. Не пишите длинного введения в курс дела, лучше сразу указать причину вашего обращения к данному человеку, а затем и свою просьбу. Если к вашей просьбе нужна дополнительная информация, то нужно кратко ее изложить. Вкратце объясните получателю, что конкретно вы просите у него.

Если у вашей просьбы есть сроки выполнения, то их тоже нужно указать. В конце письма не забудьте поблагодарить получателя за его помощь.

Пример:

Mr Andrew BellGreen-companyOffice 400, Entrance 1CMain StreetBristolGreat Britain

14 September 2008

Dear Mr Bell,

I should be grateful if you would send us books of English literature of the XIXth century. Our students need some complementary materials on literature. We’ll be very grateful to you. Thank you very much for your help and attention.

Yours sincerely, __________

John Green ______________ Managing Director

Деловое поздравительное письмо

В таком письме вы хотите поздравить получателя с его успехом в делах, с его успешной презентацией, пожелать ему дальнейшей удачи и т. д. Здесь также должны соблюдаться нормы и стандарты обычного делового письма. Не следует забывать о краткости. Перед вами пример делового поздравительного письма на английском языке:

Mr Andrew BellGreen-companyOffice 400, Entrance 1CMain StreetBristolGreat Britain

14 September 2008

Dear Mr Bell,I have heard about your successful presentation of your exhibition. My congratulations! Hope to see you soon and your wonderful works!

Yours sincerely, _____________

John Green _________________Managing Director

Итак, друзья, это основные примеры написания деловых писем. Если соблюсти все стандарты, то у вас получится отличное деловое письмо, а английский язык перестанет быть для вас проблемой.

englishfull.ru

Деловое письмо на английском? Easy!

Понятие делового письма

В современном мире умение вести деловую переписку является качеством, без которого невозможно построить карьеру. Умение правильно составлять деловые письма является непосредственным доказательством высокого уровня профессионализма и компетентности сотрудника. Деловое письмо – это распространенный вид документа, который применяется для обмена информацией в дипломатической, административной и коммерческой переписке. Деловое письмо на английском языке имеет свои особенности и принципы составления.

Основные типы деловых писем

Существует несколько классификаций деловой переписки. Можно выделить следующие виды писем на английском языке:

1. Приглашение (The Letter of Invitation)
2. Предложение (An Offer)
3. Запрос (Enquiry Letter)
4. Ответ (на запрос или предложение) – (Reply)
5. Документы установленного образца (счет- фактура, упаковочный лист, накладная и т.д.)
6. Отчет (Statement)
7. Поздравительное письмо – (Letter of Congratulation)
8. Благодарственное письмо – (Note of thanks)
9. Письмо- требование
10. Письмо- рекламация и т.д.

Некоторые примеры деловых писем с переводом представлены ниже: А. Письмо на английском — Приглашение (The Letter of Invitation)

Перевод письма:

B. Деловое письмо — Предложение (An Offer)

С. Вариант делового письма на английском — Запрос (Enquiry Letter)

Dear Sirs, We are in the market for 1000 piece Fountain pens and 1500 piece Ball pens which we need for an export order.

Please send us your lowest quatation for your «Tasso» and «Onset» pens, packed in export cases of 100 piece each.

Your faithfully, …………….

Перевод

Письмо-запрос

Господа,

Мы собираемся приобрести 1000 перьевых и 1500 шариковых ручек для выполнения экспортного заказа.

Сообщите нам, пожалуйста, минимальные цены на Ваши ручки моделей «Tasso» и «Onset» в экспортных коробках по 100 штук в каждой.

С уважением, …………

Некоторые из этих писем носят учтивый характер и не требуют незамедлительного ответа, на другие ответ необходимо дать в максимально короткие сроки. Этика деловой переписки не позволяет затягивать с ответом на письмо дольше 5 рабочих дней. Хотя, конечно, в крупных компаниях с большим потоком входящих сообщений на обработку корреспонденции может потребоваться намного больше времени.  Обязательно нужно давать ответ на любое письмо- просьбу, письмо – запрос, письмо- предложение и письмо – требование.

Особенности деловой переписки

Деловая переписка – важная и объемная составляющая деловой жизни организации. Через переписку строится и организовывается рабочий процесс, решаются коммуникативные вопросы и разногласия. В организациях, которые задействованы на международном рынке, особую важность имеет факт того, насколько хорошо развит и налажен процесс международной переписки.

В большинстве организаций документы составляются по заранее определенному шаблону. Все официальные письма, как правило, составляются на бланке организации (если такой есть).

Главное преимущество работы с бланками заключается в том, что человеку не нужно всякий раз вводить заново некоторую шаблонную информацию, например, название компании и ее реквизиты. Статичная часть информации не меняется, в отличие от оперативной. Таким образом значительно экономиться время на оформление письма.

Составляя деловое письмо для иностранного партнера, нужно помнить о некоторых отличительных особенностях деловой переписки. Грамотно подготовленное письмо будет отвечать следующим информативным требованиям.

Во-первых, информация в деловом письме должна быть:

1. Достоверной
2. Актуальной
3. Объективной
4. Полной
5. Корректной
6. Логичной
7. Не эмоциональной.

Так же следует помнить, что деловое письмо должно быть настолько кратким, насколько это возможно. При этом тон письма очень важен. Он должен быть максимально учтивым и вежливым. Негатив и неуважительность со стороны автора обязательно почувствует реципиент. А это, в свою очередь, может затруднить процесс достижения поставленных целей. Поэтому, всегда нужно обращать особое внимание на тон письма. В английском языке есть достаточное количество стандартных фраз, которые употребляются для того, чтобы письмо стало более учтивым.

В курсе грамматики английского языка обязательно есть раздел: деловая переписка. Для написания деловых писем на английском языке часто используются так называемые фразы- шаблоны, в зависимости от вида письма и задач, которые на него возложены. Например:

Завершается письмо всегда пожеланиями удачи и благодарностью: Best wishes, With kind regards, Looking for your answer and so on.

Кроме того, в деловой переписке не стоит пренебрегать соединительными союзами. С ними текст получается целостным и законченным. Можно не стесняясь употреблять модальные глаголы. Could, should, to be to, have to прекрасно вписываются в стиль деловой переписки.

Структура делового письма на английском

Универсальных правил для составления делового письма на иностранном языке нет. Все зависит от типа письма, адресата и цели письма.

Деловое письмо на английском языке традиционно начинается с адреса. Как правило, он пишется в правом верхнем углу, без имени и номера телефона получателя. Пример такого письма приведен ниже:

Положение даты достаточно широко варьируется и определяется в основном личными предпочтениями. Дату ставят как слева, так и справа, как выше, так и ниже адреса получателя. Формат даты может быть прописным и числовым. Например: «8 марта 2016 г.» можно записать как 8 March 2016 (или американский вариант, в котором на первом месте стоит месяц, а не число) March 8, 2016 , 8/3/2016 или 08/03/16.

После указания адреса и даты идет приветствие. Каким будет обращение во многом зависит от того, известен или неизвестен получатель письма автору. Если у письма нет конкретного адресата, можно ограничится фразой to whom it may concern -тому, кого касается. Если автор не знает имени адресата, то можно написать просто Dear Sir/ Madam. Но если имя и фамилия известны, то их обязательно нужно указывать. Это привлечет дополнительное внимание к тексту письма, особенно если в организации корпоративный почтовый ящик. Обращение пишется с красной строки и в конце выделяется  запятой. Точка после Mr/Mrs/Ms не ставиться. (В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие: Dear Mr. Philips).

Например:

Если отправитель известен:

Dear Mr Smith,Dear Ann,

Если отправитель неизвестен:

Dear Sir or Madam,

Dear all, Dear colleagues,

Как видно из примеров в классическом британском английском после обращения ставится запятая. Последующий текст письма пишется с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь можно приступать непосредственно к содержанию письма. В английских деловых письмах первый абзац, как правило – самый короткий. В нем раскрывается основная цель письма. Запрос, жалоба или предложение, — все это прописывают во вступлении. Иногда, в случаях особой важности, в начале письма, непосредственно перед обращением вставляют фразу Regarding to, это позволяет привлечь дополнительное внимание получателя письма к теме.

Несколько примеров:

I refer to your e-mail dd. 04/08/2016. – Я ссылаюсь на Ваше письмо от 04/08/2016.

We understood from your letter that you are going to organize an exhibition in Murmansk. – Как мы поняли из Вашего письма, вы собираетесь устроить выставку в Мурманске.

I am writing to you in response to your offer. – Я пишу в ответ на ваше предложение.

Следующий абзац раскрывает и поясняет информацию, о которой было заявлено. Как уже было сказано, английский язык весьма лаконичен и краток. Поэтому деловую переписку тоже стоит вести кратко и крайне официально, не вдаваться в ненужные подробности, стараться излагать только конкретные факты и предоставлять только существенную и важную информацию. Основную часть письма можно разделить на абзацы. Выражения, представленные ниже помогут в этом:

First of all … – Прежде всего; Firstly… – во-первых; Secondly … – во-вторых; Thirdly … — в-третьих; Moreover – кроме того; Finally … – в заключение;

В последнем абзаце нужно описать, чего именно хочет автор письма, какой реакции или ответных действий он ждет от реципиента. Обязательно стоит разбавлять сухой официальный текст вежливыми словами, допустимыми для деловой переписки: thank you, kindly, could you be so kind, it will be a great honour. I hope our offer will be interesting for you and we start to work together successfully. – Надеюсь, что мое предложение вас заинтересует и надеюсь на дальнейшее продуктивное сотрудничество.

В заключительной часть письма также обычно еще раз благодарят за оказанное содействие, оказанную услугу или помощь:

Thank you again for your interest to my project. – Спасибо еще раз за проявленный к моему проекту интерес . I appreciate your help. – Я ценю вашу помощь. Thank you very much in advance. – Заранее спасибо за вашу помощь.

Можно также предложить свою помощь или поощрение к дальнейшему сотрудничеству:

Please, contact me if you need further information. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.

If you need some help do not hesitate to contact me — Если вам понадобится помощь, обязательно обращайтесь ко мне.

Завершать деловое письмо на английском принято фразой Yours faithfully или Yours sincerely. Затем идет имя и должность (не обязательно) отправителя. Иногда под фамилией отправителя указывается имя непосредственного исполнителя.

В тексте делового письма не должно быть сокращений, жаргонизмов, просторечий, разговорных и сленговых выражений, эмоционально – экспрессивных слов terribly – ужасно, nightmare- кошмар, stuff and nonsense – бред. Фразовые глаголы тоже лучше не употреблять. Они больше подходят для разговорного стиля. А еще не стоит перегружать текст слишком сложными речевыми конструкциями и словами, которые можно толковать по разному или в значении которых есть сомнения. Простота и понятность – залог успеха любых переговоров. И, конечно же, нельзя забывать о формате и грамматических ошибках. Отформатированный и грамотный текст оставляет намного лучшее впечатление.

Таким образом, составление делового письма на английском языке не является такой уж невыполнимой задачей. Нужно лишь придерживаться общих правил при его составлении. Письмо должно быть написано в официальном стиле, вежливо и доступно. Текст письма следует разделить на логические абзацы. Каждый абзац пишут с красной строки. В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом. В конце письма, перед именем автора, обычно пишут слова благодарности за содействие.

englishhome.ru

Деловое письмо на английском

Деловую деятельность невозможно представить без переписки и обмена информацией. Плохо составленные и оформленные письма мешают развитию бизнеса, приводят к потере информации и недо­пониманию. Напротив, удачное ведение корреспонденции является признаком компетентности партнера, важным фактором успеха.

Приветствие (обращение)

Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать письмо:

Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam

(как для замужней, так и незамужней женщины).

Никогда не используйте обращение Dear Miss. В том случае, когда Вы не знаете пола адресата, лучше употребить обращение Dear Sir. Формы обращения Sir и Madam (без Dear) более официальны, и зло­употреблять ими не стоит.

Можно также обращаться к адресату по его должности:

Dear Professor, Dear Mr.President.

Если адресат Вам знаком, гораздо предпочтительнее обращаться к нему по фамилии:

Dear Mr.Smith, Dear Mrs.Smith, Dear Miss Smith.

Приветствие всегда отделяется запятой, но в американской деловой корреспонденции часто можно встретить двоеточие

Dear Mr. Smith: .

Текст письма

Текст является основной частью письма, которая включает инфор­мацию, отражает настроение пишущего, его профессию, социальное положение. Поэтому стиль письма очень важен. Следу­ет использовать стандартный язык, избегая книжных и высокопарных фраз. Предложения строятся короткие и ясные. Ин­формация не должна быть ни слишком подробной, ни слишком лаконичной. При написании письма люди обычно пользуются оп­ределенным набором фраз и клише, принятых в той или иной стране. Ниже приводятся некоторые из них, которые могут помочь Вам при составлении делового письма на английском языке.

Начальные фразы письма

Благодарности

• (We) thank you for the letter of .../dated.../ which we received... Спасибо за письмо о.../от.../ которое мы получили...
• We are obliged for your letter of... Весьма благодарны за Ваше письмо...

Подтверждения

• We wish to inform you that... Сообщаем Вам, что...
• We acknowledge your letter of... Подтверждаем получение Вашего письма...
• We are in receipt of your letter of... Мы получили Ваше письмо от...
• We have received your letter of...  Мы получили Ваше письмо...
• In connection with our letter of...  В связи с нашим письмом...
• In confirmation of your cable of.../...of our telephone conversation В подтверждение Вашей телеграммы.../...телефонного разговора
• In reply /answer/response to you letter of... В ответ на Ваше письмо...
• With reference / Referring to our letter of ...we wish to inform you... В соответствии с нашим письмом ... мы сообщаем Вам, что ...
• With further reference to... Далее в соответствии с...
• We learn from your letter that... Из Вашего письма нам известно, что...
• We are surprised to learn from your letter that...  С удивлением прочли в Вашем письме, что...

Информация

• Your letter enclosing /stating that... / asking us to do., has been (considered /given proper attention). Ваше письмо, включающее... / утверждающее... / с просьбой... - было (рассмотрено / рассмотрено с надлежащим вниманием).
• We are pleased / glad to inform / advise you that...  Мы с удовольствием сообщаем Вам,что...
• We have pleasure in informing / offering you... Мы с удовольствием (сообщаем / предлагаем) Вам...
• You are no doubt aware that... Вам, без сомнения, известно, что...
• Please, note that... Учтите / отметьте, пожалуйста, что...
• We have to remind you that... Хотелось бы Вам напомнить,что...
• Further to our letter of... Далее, согласно нашему письму...
• We enclose a copy of a letter from... (about... / in connection with) Копия письма от...( о... / в отношении) прилагается.

Извинения

• We offer apologies /apologise for the long delay of our reply / in answering your letter Просим извинения за задержку с ответом
• Please, accept our apologies for... Примите, пожалуйста, наши извинения
• We regret to have to remind you that... Примите, пожалуйста,наши извинения
• We are sorry to learn from yor letter of... that... Из Вашего письма с сожалением узнали
• We are sorry we are unable to meet your request К сожалению,мы не можем удовлетворить Ваши требования

Связующие фразы

Связки

• Apart from the above (said)... Помимо вышесказанного
• Further to the above... In addition to the above В добавление к вышесказанному
• In view of the above (said)... Учитывая вышеуказанное
• As a matter of fact...
• In fact... Действительно, на самом деле, фактически
• It goes without saying... Само собой разумеется, без сомнения.
• In this connection... В связи с этим
• In connection with your request... В связи с Вашей просьбой
• In connection with the above (said)  В связи с вышесказанным
• The point is... / The matter is...  Дело в том, что...
• In the cirumstances... При данных обстоятельствах...
• In our opinion... По нашему мнению...
• We believe / think / feel... Мы полагаем, нам думается...
• First of all... Прежде всего...

Выделение какого-либо положения

• We find it reasonable / necessary / important to note Мы считаем целесообразным / необходимым / важным отметить
• We're taking the opportunity to remind you... Пользуемся случаем напомнить Вам...
• I would like to note that... Хотелось бы отметить...
• We have to admit that... Надо признаться / мы допускаем...

Ответ на просьбу

• As requested by you... Согласно Вашей просьбе...
• As to / As regards / With regard to your request / order / claim Что касается Вашей просьбы заказа / претензии / требования
• In accordance with / Under the contract enclosed В соответствии с приложенным контрактом...
• We would welcome the opportunuty Мы бы приветствовали возможность...
• In case of delay in delivery / in payment / in sending people В случае задержки доставки оплаты / отправки людей
• In case of your refusal / your failure to make payment В случае отказа, неуплаты

Завершающие фразы письма

Завершающие фразы могут продолжать предыдущий абзац или могут писаться с новой строки.

Благодарности

• Thank you for your interest in our journal Благодарю за интерес, проявленный к нашему журналу.
• Thanking you in anticipation... Заранее благодарен...
• Your early reply will be appreciated Будем признательны за незамедлительный ответ.

Надежды и пожелания

• We' re looking forward to hearing from you... С нетерпением ждем Вашего письма (сообщения,известия).
• We' re looking forward to (receiving) your consent / approval/ confirmation С нетерпением ждем Вашего согласия/одобрения/подтверж­дения.
• Hoping to hear from you В ожидании Вашего письма
• I hope to see you in... Надеюсь увидеть Вас в...
• We expect your early reply / to hear from you in the near future В ожидании (ожидаем) скорейшего ответа.
• We are expecting your representatives/officials to arrive for the talks Мы ожидаем прибытия Ваших представителей/официальных лиц на переговоры.
• We (I) shall be pleased to answer your inquiries С удовольствием ответим на Ваши вопросы.
• We assure you that... Заверяем Вас, что...

Просьбы

• Please, inform us / let us know in the shortest possible time (Известите нас / Дайте нам знать) как можно скорее.
• On receipt of the letter please / will you cable / telex your confirmation По получении письма пошлите, пожалуйста, телеграмму те­лекс с подтверждением получения.
• If we can be of any assistance, please, do not hesitate to contact us Если нужна наша помощь, не колеблясь, сообщите об этом.
• For your convenience I enclose a copy of... / a copy of ... is enclosed Для удобства прилагается копия...

Дополнительные заключительные фразы

Дополнительные заключительные фразы располагаются на правой стороне листа. Только первая буква фразы заглавная. Сама фраза отделяется запятой. Выражение

"Sincerely (yours)" - "Искренне Ваш" является самым распространенным и наиболее приемлемым и уместным в письмах разной степени формальности.

Используются также выражения

"Yours (always) sincerely", "Faithfully(yours)", "Yours truly"

"Искренне Ваш", "Преданный Вам".

Последние два менее распространены и более официальны. Возможное соотношение между обращением и дополнительными заключительными фразами приводится ниже:

Dear Sir обычно сочетаются с Yours truly,

Dear Madam с Faithfully (yours) в официальных письмах.

Dear Mr. Smith сочетаются с Sincerely (yours)

Dear Mrs.Smith и Dear Miss Smith с Yours sincerely в менее официальных письмах.

Подпись

Письмо всегда подписывается от руки. Подпись пунктуационно не оформляется. В деловых письмах полное имя отправителя и его должность могут быть напечатаны ниже подписи. Если письмо пишется от имени фирмы или третьего лица, то название фирмы можно напечатать перед подписью отправителя.

Например:

Yours faithfully, For J. White & Со, Ltd signature Manager

He следует в подписи указывать Ваш матримониальный статус и использовать Mr., Mrs., Miss. Если необходимо, женщина может его указать в скобках после подписи:

Jane Smith (Miss) Jane Smith (Mrs)

Ниже приводятся примеры, иллюстрирующие стиль и оформление делового письма:

Источник: Рекомендации по ведению деловой и частной переписки на английском языке, Под редакцией Трифоновой Н.С., Ростов-на-Дону.

Теги: деловая переписка, английский языкМатериал подготовлен Руденко Владимиром

brainmod.ru

Деловые письма на английском языке

Вам нужно написать безупречное деловое письмо? Ниже приведены правила, которым нужно следовать при написании деловых писем.

Пример делового письма

 Скачать образец письма в формате PDF

Начало

Формат письма

• Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial или Times New Roman. Не используйте рукописный шрифт. Не используйте других цветов, кроме черного и белого.
• Используйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам нужно дважды нажать клавишу «Enter». Не делайте никаких отступов для новых абзацев.
• Все поля должны быть 2,5 см.

Размер бумаги

• Письмо должно быть напечатано на листе размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается использовать лист формата А4. Более длинные письма могут быть напечатаны на листе размером 216х356 мм (legal size).
• Если вы распечатываете письмо на принтере, используйте фирменный бланк компании. Это придаст ему более профессиональный вид.

Информация о вашей компании

Напишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.

• Если у компании уже есть готовый фирменный бланк, используйте его, чтобы не печатать название компании и адрес.
• Если вы печатаете адрес, то его необходимо выровнять по левой или правой стороне вверху страницы.
• Если вы посылаете письмо за рубеж, напечатайте название страны заглавными буквами.

Укажите дату

• Дата, написанная полностью, выглядит профессионально. Например, «April 1, 2012» или  «1 April 2012». Дату следует выровнять по левому краю на несколько строк ниже адреса отправителя.
• Если на написание письма ушло несколько дней, укажите дату, когда вы закончили писать письмо.

Информация о получателе

• Напишите полное имя получателя, звание (если имеется), название компании и адрес (именно в таком порядке и с новой строки). Если необходимо, укажите номер для ссылок (reference number). Информация о получателе выравнивается по левому краю листа под датой (на несколько строк ниже).
• Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, этот человек сможет ответить на ваше письмо. Если вам неизвестно его имя, постарайтесь это выяснить. Можно позвонить в компанию и узнать имя и звание.

Приветствие

Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.

• Используйте "To Whom It May Concern"  (Для предъявления по месту требования) только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
• Если вы не знакомы близко с получателем, то лучше отдать предпочтение обращению "Dear Sir/Madam"  (Уважаемый/Уважаемая).
• Можно также обратиться к получателю по званию и фамилии. Например, "Dear Dr. Smith"  (Уважаемый доктор Смит).
• Если вы хорошо знакомы с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то можно обратиться по имени. Например, "Dear Susan" (Дорогая Сьюзан).
• Если вы не знаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. Например, "Dear Kris Smith" (Уважаемый/ая Крис Смит).
• Не забудьте поставить запятую/двоеточие после приветствия или двоеточие после приветствия “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования).

Основная часть

Задайте правильный тон

• Деловые люди не хотят тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сразу к делу. Например, всегда можно начать словами "I am writing you regarding..." (Я пишу по поводу…) и продолжить.
• Не используйте помпезных слов и длинных витиеватых предложений – ясно и коротко изложите свою мысль.
• Скорее всего, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять мнение, решить проблему или предпринять действия. Будьте убедительны.
• Если вы ожидаете какого-то результата или действия после прочтения вашего письма, сообщите об этом. Объясните свою точку зрения в нескольких словах.

Используйте личные местоимения

• Лучше всего использовать местоимения «I» (я), «we» (мы) и «you» (вы). Обозначайте себя как «I» (я), а к своему читателю обращайтесь – «you» (вы).
• Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы говорите о перспективах компании, используйте «we» (мы). Таким образом, читатель поймет, что за вашими словами стоит мнение всей компании. Выражая свое собственное мнение, используйте местоимение «I» (я).

Будьте разговорчивы там, где это уместно

• Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете построить отношения на шаблонных безликих письмах. Однако не используйте разговорный язык или сленг, как "you know" (знаешь), "I mean" (я имею в виду) или "wanna" (хочу). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны.
• Если вы хорошо знаете получателя, можно добавить строчку с дружеским пожеланием всего хорошего.
• Опирайтесь на свои чувства, определяя, насколько личным будет ваше письмо. Иногда капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых отношений. Но подумайте перед тем, как пошутить.

Будьте вежливы

Даже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.

Для дополнительных листов используйте «вторую страницу» фирменного бланка

Желательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте «вторую страницу» фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка.

Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату.

Дайте краткое заключение

В последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.

Завершение письма

Заключительные слова

Заключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. "Yours sincerely" (Искренне ваш) или "Sincerely" (С уважением) – хороший выбор.

Также обратите внимание на "Cordially" (Сердечно ваш), "Respectfully" (С почтением), "Regards" (Всего хорошего) и "Yours Truly" (Преданно ваш).

Менее формальные: "All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes" (Наилучшие пожелания), "Warm regards" (С добрыми пожеланиями) и "Thank you" (Спасибо).

После заключительных слов ставится запятая.

Подпишите письмо

• Пропустите около 4 строк, оставив это место для подписи. Подпишите письмо после того, как распечатаете его. Если вы посылаете письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму. Предпочтительнее использовать синие или черные чернила.
• Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите «pp» перед своей подписью. Это обозначает «по доверенности», что подразумевает «агентством» или «от имени».

Напишите свое полное имя и контактную информацию

Под подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки.

Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом

Если письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.

• Если вы указываете только инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их маленькими буквами. Например, mr (Mary Raynor).
• Если вы указываете инициалы того, кто составил письмо, то их следует указать заглавными буквами, а после них указать инициалы напечатавшего письмо маленькими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr. Jack Brown (JB) составил письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.

Укажите на вложения

• Если вы приложили дополнительные документы, напишите об этом через несколько строк после контактной информации, сообщив количество и виды документов. Например: "Enclosures (2): resume, brochure" (Вложения (2): резюме, брошюра).
• Для слова “Enclosures” можно использовать сокращения “Encl.” или “Enc.”

Не забудьте добавить имена других получателей

Если вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой «cc» под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как «courtesy copy» (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше «cc» использовалось для обозначения «carbon copy», когда копии писались под копирку).

• Например: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж).
• Если вы хотите добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае употребление «cc» уже не требуется.

Проверка письма

Отредактируйте письмо

Проверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.

• Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Есть ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? Если да, постарайтесь их сократить.
• По возможности дайте прочитать письмо другу или коллеге. Иногда другой человек может заметить ошибки, которые вы пропустили.

Не пользуйтесь степлером

Если в письме несколько страниц, степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.

Отправка письма

Если вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю.

Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же. 

Источники, использованные при подготовке материала

1. Оригинал текста о том, как писать деловые письма здесь. Сайт-источник – wikiHow. Контент сайта wikiHow может распространяться по лицензии Creative Commons License.
2. Еще один образец делового письма с пояснениями на английском языке вы можете посмотреть на Savvy-Business-Correspondence.

www.interactive-english.ru

примеры писем на английскомя языке

Здесь вы найдете 5 писем-образцов о приеме на работу (application letters). Все они приведены с переводом на русский язык.

Все о деловых письмах на английском и их типах

Полезные фразы для деловой переписки

Письмо 1

Tom Garryson

7834 Divino street

Chicago, Illinois

Trend&Fashion

9034 Groom Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

May 12, 2012

Dear Sirs,

I would like to apply for the job of courier in your company. I need part-time job and I am ready to work at the time convenient for you. I have a car for long distances and a bicycle for going round the city. I am very communicative and reliable. More information about me you may learn from my resume attached here.

With respect,

Tom Garryson

Перевод:

От: г-н Том Гэррисон

7834 Дивино улица, Чикаго, Иллинойс

Кому: «Тренд&Фэшн»

9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

12 мая 2012 года

Уважаемые господа,

Я бы хотел претендовать на позицию курьера в Вашей компании. Мне нужна работа с частичной занятостью, я готов работать в то время, которое удобно Вам. У меня есть автомобиль для поездок на длинные расстояния и велосипед  для поездок по городу. Я — очень коммуникативный и ответственный человек. Более подробную информацию обо мне Вы можете узнать из моего резюме, приложенного к письму.

С уважением,

Том Гэррисон

Письмо 2

Andrew Roll

7834 Central street

Chicago, Illinois

Trend&Fashion

9034 Groom Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

August 01, 2012

Dear Sirs

I have just completed my final year at the University of Chicago and would like to apply for a position of Marketing Specialist in your company. I do not have any work experience but I have a great wish to become the part of your company and do my best for its success. I attached my CV so that you can learn more information about me.  You may invite me for an interview at any time convenient for you. Thank you for your time.

With respect,

Andrew Roll

Перевод:

От: г-н Эндрю Ролл

7834 Централ стрит, Чикаго, Иллинойс

Кому: «Тренд&Фэшн»

9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

01 августа 2012 года

Уважаемые господа

Я только что закончил Университет Чикаго и хотел бы работать в Вашей компании на позиции специалиста по маркетингу. У меня нет опыта работы, но зато у меня есть огромное желание стать частью Вашей компании и делать все возможное для ее успеха. Я приложил свое резюме, чтобы Вы могли узнать обо мне больше информации. Вы можете пригласить меня на собеседование в любое удобное для Вас время. Спасибо, что уделили мне время.

С уважением,

Эндрю Ролл

Письмо 3

Kira Stan

7834 East street

Chicago, Illinois

Trend&Fashion

9034 Groom Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

July 12, 2001

Dear Sirs

With reference to your vacancy for Office Manager I am sending you my CV attached to this letter. I have an experience of working as a secretary for 2 years in a small company  where I had no career prospects. I am the Bachelor of Business Administration and so I think my education would allow me to make a significant contribution to your company. I would be very grateful if you consider my application.

With respect,

Kira Stan

Перевод:

От: г-жа Кира Стэн

7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс

Кому: «Тренд&Фэшн»

9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

12 июля 2001 года

Уважаемые господа

В ответ на Вашу вакансию офис-менеджера я отправляю Вам свое резюме, приложенное к этому письму. Я имею опыт работы секретарем в течение 2 лет в маленькой компании, где у меня не было карьерных перспектив. Я имею степень бакалавра управления и поэтому я думаю, что мое образование позволит мне сделать значительный вклад в Вашу компанию. Я была бы Вам очень благодарна, если Вы рассмотрите мое заявление.

С уважением,

Кира Стэн

Письмо 4

Steve McGonagal

7834 Paradise street

Chicago, Illinois

Chicago Motors

9034 River Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

July 21, 2007

Dear Sirs,

My name is Steve and I am writing in response to your advertisement. I am looking for a job of mechanic. I have experience of work as a mechanic in service center and appropriate education. I decided to move to your area that is why I apply for your job. I am a reliable person and would be a good worker for you. You  may invite me for an interview at any time. Thank you for your attention.

With respect,

Steve Mcgonagal

Перевод:

От: г-на Стив Макгонагал

7834 Парадайз стрит, Чикаго, Иллинойс

Кому: «Чикаго Моторс

9034 Ривер стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

21 июля 2007 года

Уважаемые господа,

Меня зовут Стив и я пишу в ответ на ваше объявление о работе. Я ищу работу механика. У меня есть опыт работы механиком в сервисном центре и соответствующее образование. Я решил переехать в ваш район, поэтому я подаю заявку на Вашу вакансию. Я – ответственный человек и стану для Вас хорошим работником. Вы можете пригласить меня на собеседование в любое время. Спасибо за внимание.

С уважением,

Стив Макгонагал

Письмо 5

Ann Peters

7834 Show street

Chicago, Illinois

Mr Cornwell

General Director

Helping Hand

9034 River Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

July 21, 2008

Dear Mr Cornwell,

I am writing to apply for the job of volunteer worker. I saw this vacancy in Evening News this week. I have experience in volunteering – last year I helped immigrants to find temporary homes and job. As a volunteer in your company I would like to teach English for immigrants in our country or abroad if necessary.  I graduated with excellent marks this year and would like to be useful in your company helping people.

With respect,

Steve Mcgonagal

Перевод:

От: г-жи Энн Питерс

7834 Шоу стрит, Чикаго, Иллинойс

Кому: г-ну Корнуэллу, генеральный директор, Хелпин Хенд

9034 Ривер стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

21 июля 2008 года

Уважаемый г-н Корнуелл,

Я пишу, так как хочу быть волонтером. Я увидела объявление о вакансии в «Ивнинг Ньюс» на этой неделе. У меня есть опыт работы волонтером – в прошлом году я помогала иммигрантам в поиске временного жилья и работы. В качестве волонтера в Вашей компании я хочу преподавать  английский язык иммигрантам в нашей стране или за границей, если потребуется. Я закончила школу с отличными оценками в этом году и хочу быть полезной в Вашей компании, помогая людям.

С уважением,

Энн Питерс

lizasenglish.ru

Деловое письмо на английском – образец

В английском языке имеется немало устойчивых выражений для делового общения. Их рекомендуется применять, если вы пишете деловое письмо на английском языке. Здесь приведены некоторые устойчивые выражения и фразы, а в конце представлен образец, который можно использовать как пример при составлении письма.

Обращение к партнеру по переписке

Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.

– Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,

– Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:Dear Mr./Ms. [фамилия],(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.).– При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:Dear [имя],

Тело делового письма

В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:

• I am writing to inquire about… — Я хочу запросить/спросить…
• I want to apologize for… — Я хочу извиниться за…
• I am writing to confirm… — Я хочу подтвердить…
• I want to comment on… — Я хочу прокомментировать…
• After having received your address from…, I… — Получив ваш адрес от/из…, я…
• With reference to your letter of [дата]… — Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
• I recently wrote to you about… — Недавно я писал вам о…
• Thank you for your letter of [дата]… — Спасибо за Ваше письмо от [дата]…
• Thank you for your letter regarding… — Спасибо за Ваше письмо, которое касалось…
• In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… — В ответ на Ваше письмо от [дата]…, мы рады сообщить Вам, что…
• Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
• In reply to your request, … — В ответ на Ваш запрос, …
• Could you possibly… — Не могли бы Вы…
• I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы Вы…
• With reference to our telephone conversation… — По результатам нашего телефонного разговора…

Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:

• Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
• I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
• I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…

Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:

• I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
• You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
• We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …

Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:

• Unfortunately, … — К сожалению, …
• We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
• I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…

Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:

• Would you like me to… ? — Если Вы хотите, я мог бы…
• I would be happy to… — Я с радостью…
• I could help you to… — Я мог бы помочь Вам…

Заключительные фразы делового письма

• Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
• Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
• Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
• I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
• Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.

Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:

• I am enclosing… — Я прикладываю…
• Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
• Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…

Окончание делового письма

Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.

• Yours faithfully, [имя]
• Yours sincerely, [имя]
• Best wishes, [имя]
• Best regards, [имя].

Образец делового письма на английском

Готовое письмо может выглядеть следующим образом:

Dear Mr. Smith,

After having received your address from Ms. Davis, I decided to write you myself. I am pleased to announce you that your order is being processed and can be shipped to you soon. Unfortunately, not all positions were available. I’m afraid it is not possible to ship them. Would you like me to replace them with similar products?

I am enclosing a list of products that are missing. Hope to hear from you soon.

Best regards,Simon Woods, Managing Director

pro-lingua.ru

• 
  Some days
• 
  Перевод aquilo waiting
• 
  Перевод чей
• 
  Monday blue перевод
• 
  Did was разница
• 
  Перед тобой открыты все дороги
• 
  Предложения для перевода с русского на английский для начинающих
• 
  Перевод песни someone who cares three days grace
• 
  Becomes the color emily wells перевод
• 
  Since ancient times nature has served man
• 
  Be under the weather перевод идиомы