Электронное письмо на английском языке примеры с переводом. Как написать письмо на английском языке образец деловое
Как написать деловое письмо на английском языке
Как часто Вам приходится писать деловые письма на английском языке? Вы боитесь наделать много ошибок? Или, что покажетесь невежей, когда отправите собственноручно написанное письмо?
Будьте уверены, что эта статья научит Вас грамотно составлять деловое письмо. Тем более письмо такого плана — это не что иное, как система или, хотите, формула, со своим определенным набором правил.
Основные правила составления делового письма
Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось.
Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель.
Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.
Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:
- тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
- красная строка отсутствует;
- весь текст выравнивается по левому краю.
Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.
Эффективность делового письма заключается в четкости и логичности.
Элементы делового письма
Итак, общие правила определены. Теперь перейдем теперь к рассмотрению всех элементов по отдельности. Не будем терять время, ведь в деловой среде это важно.
Имя и адрес отправителя
Первый блок письма включает в себя реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.
Последовательность реквизитов следующая:
- имя руководителя;
- его должность;
- название компании отправителя;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна;
Пример:
Mr Peter Ivanov
Director
School of foreign laguages “LingvaMaster”
154 Tverskaya St
Moscow 125009
Russia
Пишется всё именно в этой последовательности. И, если Вы обратили внимание, то нет ни точек, ни запятых. Это называется «открытая пунктуация». Таким образом письмо не загромождается лишними элементами.
Дата
Расположение даты идет сразу под реквизитами, с отступлением в три строки.
Вариантов написания даты несколько:
- June 24, 2016
- June 24rd,2016
- 24 June, 2016
- 24rd June, 2016
Адрес получателя
После даты пишется адрес получателя.
Лучше всего указывать конкретное лицо для получения письма:
- полное имя получателя;
- должность;
- название компании;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна;
Перед именем обязательно указать сокращенное обращение: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
Пример:
Mrs Barbara Grey
editor
publishing company “GoodBook”
25 Downing St
London SW1A 2AB
United Kingdom
Как видите, расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.
Обращение
Далее нужно поприветствовать адресата.
Всегда начинается с одного и того же слова «Dear…»(уважаемый(-ая)):
- Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Barbara Grey,
- Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam,
- В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs,
- Опять же, в случае с американской компанией, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Barbara Grey:
Если Вы устали учить английский годами?
Наши читатели рекомендуют попробовать 5 бесплатных уроков курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» с Анастасией Божок.
Те, кто посещают даже 1 урок узнают больше, чем за несколько лет! Удивлены?
Получите 5 бесплатных уроков здесь...
Без домашки. Без зубрежек. Без учебников
Из курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» Вы:
- Научитесь составлять грамотные предложения на английском без заучивания грамматики
- Узнаете секрет прогрессивного подхода, благодаря которому Вы можете сократить освоение английского с 3 лет до 15 недель
- Будете проверять свои ответы мгновенно + получите доскональный разбор каждого задания
- Скачаете словарик в форматах PDF и MP3, обучающие таблицы и аудиозапись всех фраз
Получить 5 уроков бесплатно можно тут
Введение
Первый абзац должен сразу вводить в курс дела, поэтому здесь тоже может быть несколько фраз-клише.
Все зависит от характера обращения:
- We are writing to inquire about… Мы пишем, чтобы навести справки о …
- We apologize for… Мы приносим свои извинения за …
- We confirm that… Мы подтверждаем, что …
- We would like to clarify… Мы бы хотели прояснить…
- We ask you to support … Мы просим вас поддержать…
- I am writing to enquire about/ to apologize for/ get more details about/ explain… Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ узнать детали о/ объяснить…
- This is to confirm… Для подтверждения …
Основная часть письма
В этой смысловом блоке письма уже раскрывают содержание своего обращения. Перечисляют конкретные сведения, задают интересующие вопросы.
В конечном абзаце говорят об ожидаемых действиях от получателя: либо решение проблемы, либо ответ на запрос и др.
Заключительная фраза
В окончании делового письма нужно еще раз напомнить основную мысль и призвать к действию.
Если отправитель хочет, чтобы его просьба или решение были услышаны адресатом, то здесь нужно максимально четко составить фразу.
Можно использовать следующие предложения:
- As always, if you have any questions, please send them directly to me. Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.
- Thank you and I am looking forward to hearing from you. Спасибо и жду ответа от вас.
- Thanking in advance. Заранее благодарю.
- Please contact us again if we can help in any way. Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.
- I would appreciate your immediate consideration to this matter. Буду признателен вам за немедленное рассмотрение этого вопроса.
Фраза перед подписью
Окончание письма выделяется отдельным абзацем и зависит от того, какое обращение использовалось в начале:
- Если отправитель знает как зовут его оппонента, то фраза будет такой: Yours sincerely,
- Нейтральное окончание письма к знакомому человеку представляет собой такую фразу: Kind regards, Best regards,
- Обращение в начале письма Dear Sirs/Dear Sir or Madam требует окончания только в таком варианте: Yours faithfully,
И всегда во фразе перед подписью отправителя будет стоять запятая.
Затем подпись отправителя может быть напечатана буквами верхнего регистра или как обычно. Располагается она ниже заключительной фразы.
Название должности отправителя
Важный момент в окончании состоит в том, что если депешу составлял мужчина, то указание Mr не ставится. В случае когда женщина является автором — после имени в скобках стоит (Mrs).
Точка в конце предложения не ставится.
Например:
Yours sincerely,
Peter Ivanov
Director
School of foreign laguages “LingvaMaster”
или
Yours sincerely,
Nikole Noble(Mrs)
Director
School of foreign laguages “LingvaMaster”
Отметка о приложениях
Очень часто письмо сопровождается другими документами и чтобы указать на это в деловой переписке, после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» «Приложения»).
После этой надписи ставится запятая и идет перечисление всех документов прилагаемых к основному письму.
Например:
Yours sincerely,
Peter Ivanov
Director
School of foreign laguages “LingvaMaster”
Enc, a copy of the license.
Вот и все основные правила конструирования деловых писем в англоязычной среде. Теперь смело можно составлять любое письмо своим англоговорящим партнерам, основываясь на этой информации.
Типы деловых писем с образцами
Жанр делового общения изобилует разными видами или типами писем. Разобрав основу деловой переписки, хочется предоставить уже готовые шаблоны по некоторым их распространенным вариантам.
По сути, шаблоны заключаются только в определенных фразах и выражениях характерных для того или иного типа письма.
Деловое рекомендательное письмо на английском языке
В этих письмах описываются навыки, знания, служебные обязанности, умения рекомендуемого человека. А также оценка его предыдущего руководителя.
Фразы для рекомендательных писем:
- I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
- ...has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
- …distinguished himself / herself b… показал себя как…
- His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
- He/she is creative person… Он/она креативная личность…
- His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
- While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
- His / her main responsibilities were... Его/ее главными обязанностями было…
- His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
- The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
- I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
- I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника
Деловое поздравительное письмо
Поздравительное деловое письмо поможет официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Блоков здесь поменьше в «теле» письма, чем в рекомендательном письме.
Но оно может быть более эмоционально окрашенным, в отличии от остальных типов деловых писем.
Фразы для поздравительных писем:
- Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
- In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
- Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
В первом абзаце сопроводительного письма рекомендуется упомянуть о должности, на которую претендент рассчитывает, также можно сказать об источнике откуда он узнал эту информацию.
Первый блок не должен быть больше двух-трёх предложений.
Во втором абзаце говорится о навыках, умениях и знаниях.
В третьем донести информацию о резюме, сопровождающем письмо.
Здесь же нужно поговорить о желании прийти на собеседование, о положительном решении в сторону претендента.
В четвертом абзаце обязательно нужно поблагодарить за прочтение этого письма.
Фразы для писем о приёме на работу:
- I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
- Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
- I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
- I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
- Thank you for your attention. Спасибо за внимание.
Деловое пригласительное письмо
В деловом мире очень часто проводятся различные семинары, конференции либо презентации. И приглашение партнеров на эти мероприятия может улучшить или наоборот ухудшить впечатление от компании.
Важно в письмах приглашениях:
- писать полное имя партнера;
- оно должно быть кратким;
- уместно использовать юмор;
- отправить задолго до мероприятия.
Фразы для приглашения:
- You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
- Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…
Ответ на деловое письмо на английском языке
Приходящее в компанию или организацию деловое письмо иногда требует ответа. Структура такого письма строится по тем же формулам и правилам.
Фразы для ответа:
- Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
- We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
- We shall be only too pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить Вам…
- Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…
Итак, основные моменты грамотного составления деловых писем на английском языке были раскрыты.
Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является действенным инструментом в бизнес среде: продвинуть товар или услугу на рынок и устроиться на работу заграницу.
Неправильно построенное письмо может испортить впечатление об отправителе.
Будьте компетентными в написании англоязычных деловых писем!
Запишитесь на бесплатное вводное занятие английского по Скайпу
eng911.ru
Официальное письмо на английском языке примеры – Английский онлайн
Примеры формального письма на английском
Английское официальное письмо не трудно написать, однако следует знать порядок его написания, положение каждого из его отдельных частей, и как оно должно выглядеть в целом. Ниже вы можете найти образцы официального письма на английском языке. Мы надеемся, что они помогут вам написать свое собственное письмо.
Пример официального письма на английском языке №1 (по поводу объявления о приеме на курсы)
Dear Sir or Madam,
I am writing to enquire about language courses organised by your school. I found out information about it in local newspaper and I would like to know more.
Even if Icannot certify my knowledge of English, after years of learning the language at school I can safely assume that I am an upper-intermediate student. Are you able to offer me any course that would be good for me?
I understand from your advertisment that your courses are free. Are they free for everyone, or just only for students from your school?
The last question I have concerns your methods of teaching. As I particularly hope to improve my fluency, I would like to know how much attention is paid and what methods are used by the school teachers to develop the skill of speaking. It is very important for me, because my fluency is the worst side of my english.
I am looking forward to hearing from you.
Yours faithfully,XYZ
Пример официального письма на английском языке №2 (с вопросами по поводу объявления в газете)
Dear Sir or Madam,
I am writing to ask about the holiday apartments in the Golden Sands advertised in „Каникулы за границей” magazine this month.
In your advertisement you mentioned that all the apartments are self-catering. Could you tell me what cooking facilities are available in the kitchen? Could you also tell me if cooking utensils are also provided?
I noticed from your advertisement that the beach is quite nearby. However, I would also like to know if the apartments have an access to a swimming pool.
I would be very grateful if you could send me a list of apartments and prices with a view to making a reservation in July.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Tom Smith
Пример официального письма на английском языке №3 (по поводу объявления)
Dear Sir or Madam
I am writing to you because I saw your advertisement in the net and at first sight it looked interesting. I am interested in this advertisement deeper because I like rock music, so I think I will feel comfortable in this place.
I could be a ticket seller because I am good at maths. Also I could be a person, who provides rock stars with everything what they need because I am a helpful person.
I would like to have free drinks and snack during the festival. Of course, I promise I would not let you down and do what you ask for.
If you can, please send me some more information about accomodation conditions and transport to the gig place.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
XYZ
Пример официального письма на английском языке №4 (по поводу объявления о приеме на работу)
Dear Sir or Madam,
I am writing with regard to your adventisement, which appeared on your website: ? Future graphics? on 20 July 2013. I would like to apply for the post of computer graphics artist.
I enclose my CV with the details of my previous work experience. As you can see in the document, I have been working as graphic designer for two years and have a diploma for ?The best worker?. I can use Photoscape, Gimp, but I can learn new programmes, too.
I am a very hard working person, thus working with me is effective. I am creative and have many good ideas. My level of proficiency in English is pre-intermediate.
I have worked with companies in England, China and India, I have no problems in communicating with people from these countries. Could you please send me more information on that post?
Thank you for considering my application.
I look forward to hearing from you,
Yours faithfully,
XYZ
Официальное письмо на английском языке
Письмо другу на английском языке
Письмо другу на английском языке примеры
Электронное письмо на английском языке
Электронное письмо на английском языке примеры
Пример официального письма на английском языке №5 (с вопросами по поводу объявления)
You want to attend a course in English and American Studies in and English speaking country and you see this section in a college prospectus:
SCHOLARSHIPSEvery year, two scholarships are offered to candidates from overseas who can show how our one-year course would help their career. Scholarships cover fees, accommodation and food, but not transport or personal spending money. Apply in writing, explaining why do you think you deserve a scholarship.
Write your letter. Do not include any postal adresses. Write your answer in 120-180 words in an appropriate style.?
Dear Sir/Madam,
I would like to apply for one of the scholarship programs I saw advertised in your prospectus. Presently, I am training to be a secondary school teacher of English and I am finishing my course at the end of June. However, I feel I still have a lot to learn about the language and culture of The English-speaking country.
The reason I am applying for a scholarship is that I cannot afford the cost of studying abroad. I have no income except for my student grant, so if I am fortunate enough to be given the scholarship, I would have to work part-time to save some personal spending money. My parents will borrow some money for my airfare if I am succesful.
I would appreciate being given the opportunity to study at your college and would be very grateful if you would consider my application.
Yours faithfully,
Matthew
Пример официального письма на английском языке №6 (жалоба на приобретенный товар)
Dear Sir Or Madam
I am writing to complain about a denim vest that I bought from your online shop last month.
When I took it out of the box, I was very unhappy to find that in different colour. As if this were not enough, this denim vest was too small.
I had a similar situation last year when I bought a dress online. It was too big. I wrote an e-mail to this company about this problem and they sent me another dress in the right size.
You can replace this vest for the right one or if it will not be possible I want to get a full refund.
I am enclosing the receipt.
I look forward to hearing from you in the near future.
Your faithfully,
XYZ
Смотрите также:
englishtranslate.ru
Электронное письмо на английском языке пример
Вам нужно написать электронное письмо на английском языке — пример вам в этом поможет! В эру информационных технологий деловая переписка приобретает цифровой формат. Сегодня электронная почта является неотъемлемым способом коммуникации. Не стоит отрицать необходимость знания основ деловой переписки. В данной статье мы рассмотрим основные правила написания электронных писем, а также приведем пример электронного письма на английском языке.
Электронные письма условно делятся на формальные и неформальные. Лексика в двух разновидностях писем разная, давайте разберем два типа писем более детально:
Формальные письма:
- Корпоративная переписка.
- Письма для деловых партнёров.
- Письмо-обращение в организацию, техническую поддержку или интернет-магазин.
Неформальные письма:
- Предназначаются знакомому, другу, приятелю.
- Адресуются члену семьи.
Содержание статьи
Структура электронного письма на английском языке
Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.
Основные составляющие письма:
- Subject (тема письма) – должна быть короткой, простой, максимально отражающей суть письма. Например, Custom declaration – Таможенная декларация. Неформальная тема письма: Birthday Invitation on 12th of February – Приглашение на день рождения 12 февраля.
- Body (тело письма) – в данном разделе необходимо написать основное содержания письма.
- Attachment (вложение) – если помимо текстового содержания необходимо прикрепить изображения, документы, договор, то непременно сделайте это, но укажите это получателю письма. Например, “Please find attached the file” – “Пожалуйста, ознакомьтесь с файлами во вложении”.
- СС – это копия письма. Если вам необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то укажите электронные адреса в данной строке.
Основные элементы email:
- Приветствие – включает имя получателя, если оно известно. Например, “Hello John” – “Привет Джон” или “Good day Mr. Smith” – “Добрый день, мистер Смит”
- Вступление – если вы пишете письмо незнакомому человеку, то представьтесь. Например, “My name is Julia, I am working as a web designer at ABC Company” – “Меня зовут Джулия, я работаю веб-дизайнером в ABC Company”.
- Цель сообщения – основная часть письма, в которой необходимо указать основное содержание и цель письма.
- Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ. Информация, написанная в отдельном абзаце, обязательно заострит внимание получателя на конкретной информации.
- Завершите письмо базовой вежливой фразой, затем укажите свои данные и контакты. Если вы работаете в компании, то у вас наверняка уже имеется подпись на английском языке.
Шаблон подписи ниже:
Best regards,
Ivanov Ivan
Sales manager
ABC Company
T +1 (111) 111 11 11 (int.111)
F +1 (111) 111 11 11
M +1 (111) 111 11 11
W www.abc.com
Электронное письмо на английском языке — пример
Ниже представлен ряд образцов фраз, которые могут быть полезны, если вы пишете деловое или неформальное письмо.
Как начать переписку по email на английском?
Проявите вежливость и начните переписку с вежливого обращения:
- Dear Mr. Parker, / Dear Ms. Parker, / Dear Mrs. Parker, – Mr, — мистер, Ms. – обращение к незамужней даме, Mrs. – обращение к замужней даме.
- Dear Sir, либо Dear Madam, – если вы знаете пол адресата, но не знаете имени.
- Dear Sir or Madam, – употребляйте в случае, если не знаете пол адресата.
- Dear partners, Dear colleagues – Уважаемые партнеры, Уважаемые коллеги.
- Hi Katya, Hello Katya – Привет, Катя. Такое обращение приемлемо в случае неформальной переписки.
При формировании неформального емейла приветствие может быть любым, на ваше усмотрение.
Первое предложение в письме
Будучи инициатором письма, можете начать предложение с фразы:
- I am writing in connection with – Я пишу в связи с…
- I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь Ваше внимание к…
- I am writing you to enquire about – Я пишу для того, чтобы узнать о…
- I am writing on the subject of — Я пишу по причине…
- I am writing in reference to – Я пишу относительно…
Отвечая на полученное письмо, руководствуйтесь нижеуказанными фразами:
- Thank you for your email of 23th of May, asking about… — Благодарю Вас за письмо от 23 мая с вопросом о…
- Thank you for your prompt reply. – Благодарю Вас за быстрый ответ.
- Thanks for getting back to me. – Благодарю за то, что ответили мне.
- Thank you for contacting our company. – Благодарим Вас за обращение в нашу компанию
Заключительная фраза в электронном письме
Финальная фраза донесет до адресата, каких действий вы от него ожидаете.
- If you have any questions, please feel free to contact me. – Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
- I look forward to your reply/hearing from you – С нетерпением жду Вашего ответа.
- Thank you for cooperation – Благодарю Вас за сотрудничество.
Вложения:
Если к письму прикреплены вложения, напишите об этом в письме:
- Please find attached… (documents from the meeting). – Пожалуйста, найдите во вложении…
- I am attaching… (our commercial offer). – Я прилагаю…
В конце письма, перед вашим именем в подписи, используются заключительные вежливые фразы:
- Truly yours; Yours faithfully (Преданный Вам).
- Your very sincere friend (Ваш искренний друг).
- Lovingly yours (Любящий Вас).
- Yours ever; Ever yours, Yours as always (Всегда Ваш).
- Yours cordially (Сердечно Ваш).
Пример делового письма на английском языке:
Электронное письмо другу на английском:
Пример делового письма по вышеуказанной структуре:
Dear Mr McAdam,
With reference to your last email regarding the current situation with the Skipton Airport Project, I can confirm the following:
We successfully completed stage 2 on Monday and at present we are preparing to start stage 3. On the whole, the project is going well. We have not encountered any problems with the machinery but there are still some minor issues with the delivery system.
As was pointed out in our last meeting, the problem with the delivery system is due to the software. It is a very common software issue and we just need time to correct the code. Rest assured that this issue is being looked into and we are confident that it will be resolved by the end of the month.
Please accept my apologises for not receiving a copy of the updated project report earlier. Please find attached a copy of the report at the end of email.
Concerning your question about the post-installation support package, I can confirm that we provide both remote and call-out site support 24 hours a day, 365 days a year. This covers remote monitoring, a service every 3 months, service engineer visits and the cost of all parts and labour.
With regards to your request to extend the period of post-installation support from 6 months to 12 months. May I suggest that we discuss this matter at the next project update meeting?
I hope that this answers your questions.
If you require any further assistance, please do not hesitate to contact me on my mobile, 07340 7602133.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
James Brown,
Project Manager,
ABC Company
T +1 (111) 111 11 11 (int.111)
F +1 (111) 111 11 11
M +1 (111) 111 11 11
W www.abc.com
Искренне надеемся, что статья оказалась полезной для вас, и написать электронное письмо на английском языке теперь не составит труда. Желаем вам продуктивной электронной переписки. Шагайте в ногу со временем и развивайте свой уровень английского языка!
ПОХОЖИЕ И РЕКОМЕНДОВАННЫЕ СТАТЬИ
ДРУГИЕ СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
speakenglishwell.ru
Письмо на английском языке - другу, деловому партнеру
Эпистолярный жанр, когда-то являвшийся единственным способом общения между людьми, находящимися на расстоянии, не потерял своей актуальности и сейчас. Хотя формат писем несколько изменился: из оформленных на бумаге посланий они в большинстве случаев превратились в сообщения электронной почты. Для грамотного общения посредством переписки необходимо соблюдать определенные правила написания и оформления писем, составлять их согласно сформированной за долгие годы структуре.
Оформление писем на английском языке подчиняется определенной логике, и любое письмо обязательно требует разделения на смысловые элементы. Однако, если усвоить структуру построения различных видов писем, писать их становится гораздо легче, ведь именно эта логика, или структура письма, и будет направлять ход мыслей пишущего, что несомненно помогает донести содержание написанного в наиболее четкой и понятной форме.
Оформление письменных сообщений напрямую зависит от того, с каким видом письма вы имеете дело: с личным или официальным (деловым). Не стоит забывать, что существуют также такие их разновидности как рекомендательное, благодарственное и сопроводительное письмо.
Структура оформления писем
В следующей таблице представлена единая схема оформления письма на английском языке:
Имя отправителя (то есть Ваше). Оно размещается справа вверху страницы | |
Peter C Jackson | Питер С. Джексон |
Адрес отправителя Он ставится под именем и размещается в такой последовательности: улица, дом, квартира, город, штат, графство, почтовый индекс, страна При этом в британской версии город пишется заглавными буквами, а в американской заглавными буквами оформляется весь адрес | |
9 Green Street, SWINDON, Wiltshire SN1 4AB UK __________ 25 Westminster Avenue APT B7 Brooklyn NY,11230 USA | д.9 Грин Стрит г.Свиндон графство Уилтшир SN1 4AB Великобритания ____________ д.25 Вестминстер авеню, кв. В7 Бруклин Нью-Йорк, 11230 США |
Дата написания В британской версии она выглядит так: «число, месяц, год», а в американской — «месяц, число, год». Формы записи могут быть следующими: | |
1st August, 2016 1 August, 2016 August 1,2016 August 1st, 2016 | 1 августа 2016 года |
Адрес получателя (того, кому Вы пишете) Он записывается с новой строки, но уже слева. Оформляется он так же, как и адрес отправителя. В личном письме (письме другу) этот раздел чаще всего отсутствует, но является обязательным для делового (официального письма), при этом название организации и соответствующее подразделение предшествуют адресу. | |
Customer Support Department British Cosmetics 9 Westminster Lane, INKBERROW, Worcestershire, WR7 4HG UK | Отдел по работе с клиентами «Британская косметика» д.9, Вестминстер пер., г.Инкберроу, Вустершир, WR7 4HG Великобритания |
Обращение к получателю письма Оформляется с заглавной буквы, а после обращения обязательно ставится запятая. Для личного письма характерны следующие варианты: Dear …, My dear …, My dearest или просто имя получателя. Для делового письма более характерно обращение Dear Mr./Mrs. … . Если же при написании письма в организацию Вы не знаете точного имени получателя, допустим следующий формат обращений: Dear sirs, Dear sir/madam, To whom it may concern. | |
Dear John, My dearest cousin, James, _________ Dear Mr. Simpson, Dear sirs, Dear sir/madam, | Дорогой Джон, Моя дорогая кузина, Джеймс, _________ Уважаемый мистер Симпсон, Уважаемые господа, Уважаемые дамы и господа, |
Вступление Несмотря на предшествовавшую запятую в предыдущей строке обращения, вступительное предложение пишется с заглавной буквы. Оно содержит некую вступительную фразу, отсылающую читателя к предыдущему письму, например выражение благодарности за полученные известия, в случае с личным письмом или краткое извещение о цели письма в деловой переписке. | |
Thank you for your recent letter. I was so happy to hear from you. ______________ We are writing to enquire about… We are interesed in… | Спасибо за твое недавнее письмо. Я был (а) так счастлив(а) получить от тебя известия. ______________ Настоящим просим сообщить о… / Нас интересует информация о… Мы заинтересованы в … |
Основной текст Он составляется в определенной логической последовательности и бывает разбит на абзацы согласно затрагиваемым темам. В письме личного характера сначала следует дать ответы на вопросы, заданные другом по переписке в предыдущем письме, а затем перейти к вопросам, которые Вы хотели бы ему задать. В официальном письме следует в первом же абзаце пояснить цель или причины написания Вашего послания. Как для личного письма, так и для официального, характерны речевые клише, применяемые при написании основной части: | |
1) It was really great to receive a letter from you… 2) How are things with you? 3) How are you doing? 4) I was really glad to hear that… 5) As for me… ________ 1) I’m writing to let you know about… 2) I regret to inform you that… 3) Could you possibly explain… 4) I would be grateful if you could … 5) I would like to receive… 6) Would you be so kind to send me…
| 1) Было действительно здорово получить от тебя письмо…. 2) Как твои дела? 3) Как ты поживаешь? 4) Я действительно был рад узнать, что… 5) Что касается меня… ___________ 1) Я пишу, чтобы сообщить о … 2) К сожалению, y вынужден сообщить вам о… 3) Не могли бы вы объяснить… 4) Я был бы признателен Вам, если бы Вы … 5) Я бы хотел получить…… 6) Не будете ли Вы так добры выслать мне… |
Тактичное завершение письма Оно размещается с новой строки и пишется с заглавной буквы. В личном письме необходимо выразить сожаление в связи с невозможностью продолжить написание письма и указать вежливую причину этого (например: Sorry, I have to go… — Извини, мне пора идти…). В официальном письме необходимо подвести итог сказанному и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество или пожелания, касающиеся профессиональной сферы. И здесь существуют определенные клише, которые, несомненно, помогут Вам завершить личное или деловое письмо: | |
By the way, I would really like to see you. Why don’t you come and visit me next month?
Please send my best regards to your… Please write me back and tell me your plans for… _______________ I look forward to … § hearing from you soon; § meeting you next Friday; § seeing you next week…
Please feel free to contact us if you need any further information…
| Кстати, я был бы очень рад встретиться с тобой. Почему бы тебе не приехать ко мне в следующем месяце? Пожалуйста, передай привет своим… Пожалуйста, напиши мне ответ и расскажи о своих планах на… _________ Я с нетерпением жду… § когда смогу снова получить известия от Вас; § встречи с вами в следующую пятницу; § встречи с вами на следующей неделе… Пожалуйста, обращайтесь к нам для получения дополнительной информации… |
Завершающая фраза Она пишется с новой строки, требует после себя запятой, и ее характер зависит от того, кому Вы пишете письмо. | |
Best wishes, Take care, Kisses, xoxo (более типично для завершения электронного письма) _____________ Sincerely yours, Yours faithfully, | С наилучшими пожеланиями Береги себя Целую Целую ___________ Искренне Ваш, Искренне Ваш,
|
Подпись отправителя Здесь требуется написать свое имя. Подпись ставится слева под завершающей фразой. | |
James McDonald | Джеймс МакДоналд |
Постскриптум Дополнительная информация «после написанного». Традиционно он оформляется при помощи латинской аббревиатуры P.S. и особенно выделяет предлагаемые в нем сведения. Постскриптум более типичен для письма личного характера. | |
P.S. Don’t forget to meet Sue at the airport. | P.S.Не забудь встретить Сью в аэропорту. |
Образец личного письма другу
29 Polevaya St.Ryazan 390000Russia15 July, 2016
Dear Andy,
Thank you for your recent letter. I was so happy to receive it. How are you doing now? I hope everything is OK with you.
As for me, I can’t say I’m having a good time as I have to work extremely hard. I would like to be a doctor and at the moment I’m studying biology really hard. So unluckily I haven’t got much time for going out.
However, your letter has encouraged me to go to different museums in my city. I was surprised how many of them there are in it. When you come and visit me we’ll surely go to the most interesting of them.
By the way, your decision to become a history teacher was pretty surprising for me. What (or who) encouraged you to choose this job? How long does the course of studies in a teacher training university last?
Unfortunately, I have to finish now as I have to go – my biology exam starts in half an hour.
Best wishes,Paul.
Сопроводительные, благодарственные и рекомендательные письма как варианты делового письма
Написание делового письма строится согласно указанной выше структуре с учетом особенностей официально-делового стиля. Однако существуют подвиды делового письма, о которых стоит сказать отдельно.
Сопроводительное письмо (Cover Letter) – письмо, наряду с резюме, дающее подробную информацию о кандидатуре будущего работника. Задача такого письма – заинтересовать работодателя в предлагаемом сотруднике и помочь кандидату попасть на собеседование. Оформляется такое письмо в формате официального письма от первого лица.
Рекомендательное письмо (Reference Letter) также дает больше гарантий того, что поиски работы увенчаются успехом. В таком письме представлено мнение руководителей и коллег о сотруднике. Оно представляет информацию о сотруднике в третьем лице. За получением рекомендательного письма лучше обратиться к директору компании или руководителю отдела.
Благодарственное письмо (grateful letter) на английском языке призвано выразить Вашу благодарность организаторам некоего мероприятия. Очень важно поблагодарить организаторов вежливо и тактично. В этом, несомненно, полезны будут навыки оформления делового письма.
К счастью, правила оформления писем на английском языке в достаточной степени универсальны. И даже в том случае, если Ваш уровень владения английским пока оставляет желать лучшего, представленные материалы обязательно помогут Вам успешно составить необходимое для той или иной цели письмо.
Автор — Александра Певцова
1hello.ru
Деловое письмо на английском | Improve your English with "en-umbrella.ru"
При ведении бизнеса между партнерами может возникнуть необходимость в деловой переписке. Если Ваш партнер российское предприятие, то тут нет особых проблем. Но если Вы сотрудничаете или находитесь в деловых отношениях с зарубежной компанией, которая, как правило, использует английский язык для международной переписки, то может оказаться, что написать правильное деловое письмо на английском не такая уж простая задача. Поскольку Вы являетесь иностранцами для англоязычной публики и не знаете их менталитета, культуры, обычаев, структуры английского письма, то чтобы не наделать досадных ошибок, необходимо предварительно узнать, как правильно составить деловое письмо на английском. В этой статье вы сможете узнать, как это сделать правильно. Вас ждет пошаговое рассмотрение с примерами, после чего деловая переписка на английском не должна вызывать у Вас особых проблем.
Как написать письмо по английски?
Первое на что следует обратить внимание при написании английского делового письма, это то, что очень важно использовать грамотные и корректные фразы. На протяжении всего письма необходимо использовать вежливый тон. В письме рекомендуется быть консервативным. Предложения в письме должны быть короткими и четкими.
Структура или формат английского делового письма довольно простая. В первом параграфе следует упомянуть причину, по которой вы пишите письмо. В этом же параграфе так же можно представиться. В последующих параграфах вы раскрываете тему письма, указанную в первом параграфе. Последний параграф должен подводить итог и содержать заключительное предложение.
Необходимо сразу исключить характерные для большинства людей ошибки при написании английского письма. Ими являются:
-пропуск апострофа в глаголах. Например: пишут wont вместо won’t;
-нежелательно использовать слова can и can’t. Вместо них лучше применять could и cannot;
-необходимо следить за тем, чтобы при перечислении в предложениях стояли запятые.
Адрес в английском деловом письме
Адрес отправителя (свой адрес)
В английском письме собственный адрес должен располагаться в верхней левой части листа. Некоторые компании и организации предпочитают размещать название компании и логотип по середине в верхней части листа. Необходимо отметить, что если Вы написали адрес слева, то и последующая дата пишется слева, если же вы выбрали вариант расположения адреса по центру, то последующую дату следует располагать справа.
Образец адреса отправителя:
Для частного лица:
Bill Brown (имя и фамилия)
52 Prettystreet (номер дома и название улицы)
London, DD 105 (город и почтовый индекс)
The United Kingdom (страна)
По желанию можно так же написать адрес электронной почты, вебсайт, номер телефона. Если письмо отправляется организацией, то вместо имени и фамилии указывают название этой организации.
Адрес получателя делового английского письма:
Адрес получателя располагается слева ниже адреса отправителя.
Пример:
Mr. John Evans (Господину (госпоже) имя и фамилия)
27 Mainstreet (номер дома и название улицы)
Brighton, LK 208 (город и почтовый индекс)
East Sussex (графство)
United Kingdom (страна)
Дата в английском письме
Дата располагается слева сразу же после адреса получателя. Первая буква в названии месяца всегда пишется с заглавной буквы. Между названием месяца и годом ставится запятая.
Образец написания даты в английском деловом письме:
19 September, 2012 (19 сентября 2012 года)
Начало делового письма на английском
В английском деловом письме очень важно правильно использовать обращение к получателю письма. Необходимо принять во внимание, что к замужним женщинам обращаются Mrs (мисиз, госпожа), а к незамужним – Miss (мис). Если семейное положение женщины неизвестно, то можно обратиться в письме Ms (миз). Кроме того, в британском английском точка после Mr или Miss не ставится, тогда как в американском английском – ставится. Возможные варианты обращений: Mr (господин), Dr (доктор), Mrs (мисиз, госпожа), Miss (мис), Ms (миз). Так же необходимо помнить, что академические обращения не обязательно соответствуют обращениям, принятым в некоторых странах.
Приветствие в английском деловом письме
Для приветствия вначале английского делового письма почти всегда используют Dear (уважаемый). Когда известно имя получателя письма, необходимо использовать его полное имя.
Примеры приветствий:
Dear Mr. Foster, (Уважаемый господин Фостер)
Dear Professor Foster, (Уважаемый профессор Фостер)
Dear Dr. Foster, (Уважаемый доктор Фостер)
Dear Donald Foster, (Уважаемый Дональд Фостер)
Dear Ms. Foster, (Уважаемая миз Фостер)
Если имя получателя неизвестно, то используется двойное обращение: Dear Sir / Madam,.
Если в письме обращаются к абстрактной личности, то можно использовать следующие приветствия:
Dear Customer, (Дорогой Клиент)
Dear Student, (Дорогой Студент)
Dear Resident, (Дорогой Житель)
Dear All, (Дорогие)
После приветствия идет начальное предложение.
Примеры начальных предложений:
I am writing to enquire about…, (Я пишу, чтобы поинтересоваться о …)
Thank you for your letter regarding the … (Спасибо за Ваше письмо относительно…)
With reference to your letter of 20 December, we… (Касательно Вашего письма от 20 декабря, мы …)
In reply to your letter of…, we (В ответ на ваше письмо…, мы)
We are writing in response to…, (Мы пишем в ответ на…,)
Последний параграф завершается с использованием заключительного предложения. Обычно в заключительном предложении повторяется основная мысль письма или планируется будущая встреча. Так же необходимо ясно дать понять, каких действий вы ждете от получателя корреспонденции.
Примеры заключительных предложений:
We await your reply with interest, (Мы ждем Вашего ответа с интересом,)
We look forward to building a strong business relationship in the future, (Мы надеемся построить прочные деловые отношения в будущем,)
Once again, we apologies for any inconvenience, (Еще раз, мы приносим извинения за любое неудобство,)
We look forward to seeing you, (Мы ждем встречи с Вами,)
We look forward to the meeting on the 4th of November, (4-го ноября мы с нетерпением ждем встречи,)
Once again, we are terribly sorry for taking up so much of your time, (Еще раз, глубоко сожалеем о том, что отняли так много Вашего времени,)
Once again, thanks for your attention and your valuable time, (Еще раз, спасибо за Ваше внимание и Ваше драгоценное время,)
We look forward to hearing from you, (Мы надеемся на получение от Вас ответа,)
Подпись в деловом английском письме
Деловые письма необходимо подписывать и английское письмо здесь не исключение. Когда имя получателя письма неизвестно и письмо начиналось с фраз: Dear Sir …, Dear Madam …, Dear Sir or Madam …, в подписи используется фраза Yours faithfully, (Искренне Ваш).
Когда получатель известен, а письмо начиналось с фраз: Dear Mr Hanson …, Dear Mrs Hanson …, Dear Miss Hanson …, Dear Ms Hanson …, в подписи используется фраза Yours sincerely, (Искренне Ваш).
После фразы «Искренне Ваш», на следующей строчке ставится собственноручная подпись, ниже пишется имя и фамилия, должность.
Образец делового письма на английском
Black Wax Co. Ltd
29 Charlton Street
London, SE10 8QY
7th December, 2012
Ms. Maggie Foster
Baby Cosmetics Inc.
112 East 15th Street
New York, NY, 10021
USA
Dear Ms. Foster,
Thank you for your letter of 19 November regarding our …
We buy your cream …
We look forward to hearing from you, …
Sincerely,
Morris Howard
Morris Howard, President
В следующей статье читайте о том, как написать деловое-письмо жалобу на английском.
en-umbrella.ru
Правила оформления и шаблон официального письма на английском языке
Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.
Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.
Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:
Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.
Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.
Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:
- весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
- красная строка не используется;
- пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
- выравнивание делается по левому краю.
Правило №2: Пишите простым и понятным языком.
Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.
Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.
Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Пример:
Online-school of foreign languages "LINGVISTER"
121 Suvorov St
Kaluga 248000
Russia
Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.
Правило №4: Обратите внимание на формат даты.
Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.
Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.
Пример:
16 December 2014
В США и Канаде последовательность другая - месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.
Пример:
December 16, 2014
Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.
Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:
- полное имя
- должность
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Пример:
Mr Christopher Nolan
Executive Producer
Syncopy Films Inc.
4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203
Burbank, CA 91522
USA
Правило №6: Выберите приветствие и обращение.
Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.
В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:
Dear Mr Vice President:
Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:
Dear Mr Nolan,
Dear Christopher,
В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:
Dear Sirs,
Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:
Dear Sir or Madam,
Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.
Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.
Пример:
Dear Mr Nolan,
SAN DIEGO COMIC CON 2014
Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».
В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:
- I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
- I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
- I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- I appreciate any feedback you may have.
Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.
Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:
Kind regards,
Best regards,
Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:
Dear Mr Nolan…Yours sincerely,
В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:
Dear Sir or Madam…Yours faithfully,
Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!
Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.
Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).
Пример:
Yours sincerely,
GREGORY PECK
CEO
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Правило №10: Упомяните вложения в письме.
Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.
Пример:
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Enc
Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.
lingvister.ru
Форма делового письма на английском
Форма делового письма на английском - это структура написания официального письма на английском языке.
Какое может быть дело без делового письма? Человеку, который собирается связать свою жизнь с английским языком, рано или поздно придется написать подобное письмо, будь то переписка между соискателем и отделом кадров компании или рутинная деловая переписка между подразделениями фирмы. Для изучающих английский официальное письмо кажется рубиконом, который им никогда не перейти. На самом деле здесь нет ничего сложного. Деловое письмо состоит из коротких ёмких фраз и устойчивых выражений. Чем проще написано письмо, тем лучше.
До сих пор многие официальные письма пересылаются по обычной почте, а не электронной. Их еще называют «snail-mail» (письмо-улитка), чтобы подчеркнуть отличие от e-mail. За исключением некоторых различий в форматировании «бумажные» письма пишутся по таким же требованиям, как электронные. Выбор формата бумаги, отступы и шрифты являются общепринятыми и не имеют отличий, когда речь идет о письме на английском.
1. Любое письмо обычно начинается с адреса отправителя. Это может быть официальный бланк компании – тогда адрес уже находится на нужном месте вместе с логотипом. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и в последнюю очередь – почтовый индекс. Именно в такой последовательности. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма. Если вы указываете домашний адрес (например, отправляя резюме), начните с номера квартиры.
2. Далее следует дата. Если письмо писалось в течение нескольких дней, обозначается дата, когда письмо было закончено. Если вы пишете в американскую компанию, используйте формат: месяц, число, год (May 9, 2011). Англичане предпочитают формат: день, месяц, год (7th of July, 2012).
3. Третьим абзацем является адрес получателя. Всегда предпочтительно адресовать письмо определенному человеку – его имя указывается в начале адреса. Как дань уважения, перед именем ставится сокращение обращения: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или той, чей статус неизвестен). Если вы знаете какое-либо другое звание или титул адресата – вместо предложенных укажите его. Обычно люди не возражают, если указывается звание более высокое, чем реальное. Затем адрес оформляется также, как адрес отправителя (название компании, номер дома и т.д.). И адреса, и дата размещаются по левому краю письма, причем адрес располагается компактно (см. шаблон).
4. Далее следует приветствие и обращение к адресату. Универсальной считается фраза “Dear….,”. “Dear” в данном случае имеет значение «уважаемый». Имя указывается в соответствии с тем, которое было упомянуто в «шапке» письма, с учетом звания. Если вы состоите в продолжительной деловой переписке с человеком, равным по статусу или стоящим ниже вас, допустимо обращение по имени (и даже предпочтительно в американских компаниях) – “Dear Mary”. Если по имени невозможно определить, мужчина это или женщина, постарайтесь уточнить это, позвонив в офис компании, в противном случае используйте полное имя – “Dear Seiko Manoyama”. В случае, если вы пишете нескольким людям, следует обратиться к ним “Dear Sirs”. Обращение представляет собой отдельный абзац. К слову сказать, американцы после обращения не используют запятую – только двоеточие “Dear Mr. White:”
5. В следующем абзаце начинается «тело» письма. Деловая переписка характерна сжатостью. Допустимо небольшое дружественное вступление в 1-2 предложения. Затем – переход к сути. Текст должен быть разбит на небольшие смысловые абзацы, разделенные интервалом.
6. Последний параграф обычно подтверждает идею письма и указывает на необходимость каких-то действий.
7. Прощание также представляет собой отдельный абзац, расположенный через один-два пробела от «тела» письма. Наиболее распространены фразы “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Yours faithfully”, “Best regards”. После любой из этих фраз ставится запятая и делается абзац для подписи. Еще ниже располагаются фамилия и инициалы автора письма печатными буквами. Если после заключительной фразы нет текста, никакие знаки препинания не нужны. Электронное письмо подписать невозможно, поэтому в таком случае дополнительное место оставлять не нужно. Вместо этого добавьте свой номер телефона, электронный адрес и название компании, расположив их ниже имени.
Если копия письма направлена еще какому-либо сотруднику, это следует указать ниже подписи сокращением “cc: JohnSmith”. Если письмо имеет электронную форму, копии не указываются. Приложения к письму обозначаются словом “Enclosure” либо сокращением “Enc: catalog”.
Образец письма
Matryoshka Ltd. 34 Tverskaya street Moscow, 121121
6th April, 2012
Mrs. Diana Ross World Treasures Inc. 100 East 24th Street Washington, 20024 USA
Dear Mrs. Ross:
I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose your cooperation with
our company. We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists
visiting Russia. Our dolls are made of sound wood and are colored with natural paint.
The catalog numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.
We offer considerable discounts for our regular customers.
You will find enclosed our latest catalog. We would be happy
to have an opportunity to do business with your company.
Sincerely yours,
Mikhail Smirnov Senior Manager
Enclosure: catalog
Перевод письма
Уважаемая миссис Росс,
Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой. Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки. К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.
С уважением, Михаил Смирнов Старший менеджер
Приложение: каталог
Читайте статью "Ответ на деловое письмо"
enjoyeng.ru